Sony Electronics (SEL) ist der US-amerikanische Vertriebs- und Marketingzweig des globalen Elektronikherstellers Sony. Es ist ein führender Anbieter von Audio- / Video-Elektronik- und Informationstechnologie für den Verbraucher- und Fachhandel. Sony hat unter anderem eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung von Blu-ray Disc™ -, CD-, DVD- und Super Audio CD-Technologien gespielt. Sony ist ein Vorreiter im Bereich hochauflösender professioneller Rundfunk- und Videogeräte.
Herausforderung
Das bisherige Vertragsmanagementsystem von Sony war papierbasiert und unhandlich. Die Prozesse waren ineffizient und die Ergebnisse inkonsistent.
- Für die Vertragsverwaltung oder bei der Verwendung rechtsspezifischer Terminus bestand keine einheitliche Vorgehensweise.
- Jeder Benutzer handhabte den Vertragserstellungsprozess unterschiedlich.
- Es war schwierig Papier-Dokumente zu finden.
- Klauseln wurden von der Rechtsabteilung nicht aktualisiert, wenn sich die Vorschriften geändert hatten.
- Eine Berichterstattung war nicht möglich, aufgrund des papierbasierten Systems.
- Genehmigungsprozesse erfolgten manuell, was zu Verzögerungen beim Vertragsabschluss führte.
Sony suchte daher eine neue Lösung, um das ursprüngliche CLM-System zu ersetzen, welche:
- in das Beauftragungs-System eingebundenwerden sollte.
- Zugang- und Bearbeitungsrechte für 1.700 Benutzer im gesamten Unternehmen ermöglichen sollte.
- Abteilungs übergreifend Einsatz- und funktionsfähig für die Rechtsabteilung (Anwälte, Vertragsverwalter und Rechtsassistent), den Einkauf und die IT gewährleisten.
Lösung
Conga Contracts® implementierte eine vollständige und nahtlose Migration des bestehenden CLM-Systems von Sony und eine vollständige Integration in das Ariba® Beschaffungs-System.
- Automatisierte Zustellung der Vertragsgenehmigungen, die die Zahlungsfreigabe auslösen.
- Automatisierte und Ad-hoc-Berichte, um alle Vertragsaktivitäten zu sehen.
- Automatisierte Workflows und Genehmigungsprozesse beschleunigen die Vertragsverhandlungszeit.
- Schnelle und effiziente Vertragserstellung über konfigurierbare Assistenten.
- Fähigkeit zur Überwachung, Änderung und Kontrolle von Klauseln und der Rechtssprache im gesamten System.
- Volle Sichtbarkeit des Vertrags.
Ergebnisse
- Altverträgeund Daten werden in das Conga Contracts-System übertragen.
- Die Rechtsabteilung hat die volle Kontrolle über Verträge, Rechtssprache und Klauseln.
- Vertrags-Workflows und Genehmigungen werden rechtzeitig und automatisch verschickt.
- Einbindung in das Ariba PO-System, wodurch doppelte Genehmigungen, die von denselben Personen in beiden Systemen benötigt werden, vermieden werden.
- 80% aller Verträge fallen unter Standardvorlagen.
- Das Reporting ist in der Lage ausstehende Unterlagen, Verhandlungsstillstände und andere Engpässe zu identifiziert und schafft so eine proaktive Lösung.