Conga CLM unterstützt AXA dabei, Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und Risiken zu reduzieren

Die Herausforderung

Obwohl es vergleichsweise wenige Rückversicherer gibt, geht es in der Branche um enorme Geldsummen. Aufgrund der geringen Zahl an Marktteilnehmern konnten standardisierte Softwarelösungen die besonderen Anforderungen der Branche lange Zeit nicht ohne Weiteres erfüllen. Bei AXA müssen für jeden Geschäftsabschluss mehrere individuell ausgestaltete Verträge abgeschlossen werden. Zwischen den einzelnen AXA-Gesellschaften und der AXA-Gruppe kommen sogenannte Akzeptanzverträge zum Einsatz. Ein Teil der darin geregelten Risiken wird anschließend im Rahmen einer Retrozession an den Rückversicherungsmarkt weitergegeben. Dafür sind Retrozessionsverträge erforderlich, die in die Akzeptanzverträge eingebettet sind.

Die manuellen Abläufe zwischen den beiden Vertragsarten wurden für AXA zunehmend komplex. Das Unternehmen benötigte daher eine Lösung, mit der sich auch ein wachsendes Vertragsvolumen effizient bewältigen und gleichzeitig die Transparenz innerhalb des Unternehmens erhöhen ließ, um Geschäftsrisiken gezielt zu reduzieren. Zudem musste jede Vertragsklausel von mehreren beteiligten Organisationen sorgfältig geprüft werden, da unvollständige oder unklare rechtliche Formulierungen erhebliche Geschäftsrisiken für AXA mit sich bringen konnten. Die bisherige Lösung verfügte jedoch über keine funktionsfähige Klauselbibliothek, was die manuelle Bearbeitung zusätzlich erschwerte.

AXA erkannte schnell, dass die bisherige Lösung den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht wurde. Zahlreiche manuelle Arbeitsschritte erhöhten die Fehleranfälligkeit und die damit verbundenen Geschäftsrisiken. Da AXA inzwischen Salesforce einsetzte, suchte das Unternehmen nach einer kompatiblen Software für das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM), die den vielfältigen Anforderungen komplexer Vertragsprozesse in großen Unternehmen gerecht werden und den Ausbau der Klauselbibliothek unterstützen konnte.

Die Lösung

Mit Conga CLM fand AXA eine Lösung, die sich nahtlos in Salesforce integrieren ließ. Die Plattform dient dem Unternehmen zur Platzierung von Rückversicherungsverträgen sowie zur Risikomodellierung und Datenanalyse. Das hierfür eingesetzte Modul verwaltet innerhalb von Salesforce die Akzeptanz- und Retrozessionsverträge, über die AXA einen Teil ihrer Risiken an den Rückversicherungsmarkt weitergibt. Rückversicherungsverträge spielen in der Branche eine zentrale Rolle, da sie das Vertragsverhältnis zwischen dem abgebenden Versicherungsunternehmen und dem Rückversicherer regeln. Durch den Einsatz von Conga CLM und 27 neuen Seriendruckfeldern konnten Datenlücken zwischen den Systemen beseitigt und die Korrektheit der Daten in den Modulen zur Verwaltung der Rückversicherungsverträge sichergestellt werden. Solche Datenlücken manuell zu schließen, verzögert die Vertragsbearbeitung und birgt zusätzliche Risiken, die in der Rückversicherungsbranche kaum toleriert werden.

Mit Conga CLM und X-Author lassen sich Verträge effizient in Microsoft Word prüfen und Änderungen nachverfolgen, ohne dass die Formatierung verloren geht. Für AXA war dies besonders wichtig, da Microsoft Word bereits weit verbreitet war und für diesen Teil der Einführung daher kaum Schulungen oder Maßnahmen zur Begleitung der Umstellung erforderlich waren. Bei mehr als 7.000 Vertragsklauseln pro Verlängerungszyklus war die Integration der Klauselbibliothek unverzichtbar. Darüber hinaus nutzt das Team intensiv die Funktion „Zur Prüfung senden“, um den E-Mail-Austausch zu reduzieren. Gleichzeitig werden sämtliche vertragsbezogenen Aktivitäten nachvollziehbar dokumentiert, was wertvolle Zeit spart.

„Wir sind sicher, dass wir die ISO-Anforderungen erfüllen. Außerdem konnten wir unseren internen Prüfaufwand reduzieren, weil wir den Deposit Mode jetzt nachverfolgen können“, erklärt Xavier Leon, Domain Manager bei AXA. Der Deposit Mode stellt sicher, dass Bargeld, ein Schreiben oder andere Vermögenswerte Bestandteil des Vertrags und leicht zugänglich sind.

Ein französischer Systemintegrator mit umfassender Salesforce-Erfahrung begleitete die Einführung gemeinsam mit dem Professional-Services-Team von Conga. Obwohl die Integration von Salesforce und Conga CLM innerhalb einer festen, nicht verschiebbaren Frist mit erheblichem Aufwand verbunden war, kam es im gesamten Unternehmen zu keinen kritischen Betriebsunterbrechungen. „Conga hat uns mit großem Einsatz dabei unterstützt, unsere Ziele zu erreichen“, sagt Leon. „Wir haben das Projekt fristgerecht und wie geplant abgeschlossen.“

Die Ergebnisse

Dank der Automatisierung und Standardisierung durch Conga CLM konnte AXA im ersten Monat des Jahres 20 % mehr Verträge unterzeichnen als im Vorjahresmonat. Ein weiterer, ebenso bedeutender Vorteil war die effizientere Verwaltung des komplexen Vertragsportfolios zwischen der Muttergesellschaft und ihren Rückversicherungskunden. Dadurch wurden wertvolle Ressourcen in der internen Vertragsabwicklung frei. Dies unterstützt zugleich AXAs Bestreben, moderne Technologien einzusetzen, um das Verhältnis von Risiken und Erträgen in der Zusammenarbeit mit seinen Kunden zu analysieren.

Durch den Einsatz von Conga CLM und 27 neuen Seriendruckfeldern konnte AXA die Risiken erheblich reduzieren. Die Daten für die Seriendruckfelder stammen direkt aus dem führenden System und müssen nicht mehr manuell eingegeben werden. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko. Weniger doppelte Arbeitsschritte, standardisierte Vorlagen und eine schnellere Vertragsunterzeichnung erleichtern sowohl den Rückversicherungskunden als auch den internen Teams die Vertragsabwicklung.

Der Erfolg dieser Projektphase führte zu einem weiteren gemeinsamen Projekt von AXA und Conga: dem Einsatz von Conga Contract Intelligence. Die cloudbasierte KI-Plattform importiert Vertragsdokumente und extrahiert daraus Vertragsbedingungen, Datenfelder und Klauseln. So unterstützt sie AXA dabei, Lücken in der bisherigen Vertragsdokumentation zu schließen und die Anpassung von Verträgen an lokale Anforderungen zu steuern.