Conga CLM aide AXA à gérer le cycle de vie des contrats tout en maîtrisant les risques 

Défi

Bien que le nombre total d’acteurs de la réassurance soit relativement limité, les montants financiers en jeu sont considérables. Cette concentration du marché explique pourquoi les solutions technologiques standard n’ont longtemps pas su répondre de manière directe aux cas d’usage spécifiques du secteur. Chez AXA, chaque transaction implique l’exécution de plusieurs contrats sur mesure. Des contrats d’acceptation sont établis entre les entités AXA et le groupe AXA. Une partie du risque associé à ces contrats est ensuite rétrocédée au marché de la réassurance, ce qui nécessite la mise en place de contrats de rétrocession, intégrés aux contrats d’acceptation. 

Ce cycle manuel entre ces deux types de contrats générait une complexité croissante pour AXA, qui devait se doter d’une solution capable à la fois de soutenir le passage à l’échelle et d’offrir une meilleure visibilité à l’ensemble de l’organisation, afin de maîtriser et réduire les risques métier. Par ailleurs, chaque clause devait être examinée avec la plus grande attention par plusieurs entités, car la moindre imprécision juridique pouvait exposer AXA à des risques indésirables. La solution précédente d’AXA ne disposait pas d’une bibliothèque de clauses fonctionnelle, rendant cette gestion manuelle particulièrement complexe.

AXA a rapidement constaté que sa solution existante ne répondait plus aux besoins de l’organisation. Celle-ci reposait sur de nombreuses étapes manuelles, augmentant les risques d’erreur humaine et d’exposition au risque. L’entreprise, désormais équipée de Salesforce, recherchait une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) compatible, capable de s’adapter à toutes les subtilités du traitement contractuel à l’échelle de l’entreprise et de prendre en charge une bibliothèque de clauses en constante évolution. 

Solution

Avec Conga CLM, AXA a trouvé une solution s’intégrant parfaitement à Salesforce, qui gère le module essentiel de placement de traités ainsi que la modélisation des risques et l’analyse des données. Le module de placement de traités correspond au processus de gestion, dans Salesforce, des contrats d’acceptation et de rétrocession permettant à AXA de rétrocéder ses risques sur le marché de la réassurance. Les traités jouent un rôle clé dans l’activité de réassurance, constituant le contrat entre l’assureur cédant et le réassureur. Grâce à Conga CLM et à l’utilisation de 27 nouveaux champs de fusion, il n’existe plus de lacunes de données entre les systèmes, garantissant la précision des modules de traités. Combler ces lacunes ralentit le traitement des contrats et introduit un facteur de risque supplémentaire, que ce secteur ne tolère pratiquement pas.

Les équipes peuvent désormais examiner les contrats de manière efficace grâce au suivi des modifications via Conga CLM et X-Author, tout en conservant la mise en forme du document dans Microsoft Word. Cela était important pour AXA, car Word étant largement adopté, très peu de formation et de gestion du changement ont été nécessaires pour cette partie du déploiement. Avec plus de 7 000 clauses à chaque période de renouvellement, l’intégration de la bibliothèque de clauses était indispensable. De plus, les équipes utilisent intensivement la fonction « Envoyer pour révision » afin de réduire les échanges par email, tout en conservant la traçabilité de chaque action liée au contrat, ce qui permet de gagner un temps précieux.

« Nous sommes certains d’être conformes aux normes ISO et avons réduit le volume d’audits internes, car nous pouvons désormais suivre le Deposit Mode », explique Xavier Leon, AXA Domain Manager. Le Deposit Mode garantit que les liquidités, lettres ou autres actifs sont intégrés au contrat et facilement accessibles.

Un intégrateur français, expert de Salesforce, a piloté la mise en œuvre aux côtés de l’équipe de Conga Professional Services. Malgré l’effort conséquent pour faire fonctionner Salesforce et Conga CLM ensemble dans des délais stricts et impératifs, aucune interruption critique n’a été enregistrée au sein de l’entreprise. « Conga a fourni beaucoup d’efforts pour nous aider à atteindre nos objectifs », souligne Xavier Leon. « Nous avons respecté les délais et le planning. » 

Résultats

Tout d’abord, l’automatisation et la standardisation apportées par Conga CLM ont permis à AXA de signer 20 % de contrats supplémentaires dès le premier mois de l’année, par rapport à la même période l’année précédente. La rationalisation de la gestion d’un portefeuille complexe de contrats entre la maison mère et ses clients en réassurance constitue un bénéfice secondaire, mais tout aussi significatif. Elle s’inscrit dans l’engagement d’AXA à utiliser des technologies modernes pour analyser le ratio risque/retour partagé avec ses clients et a permis de libérer des ressources précieuses en back-office.

Grâce à Conga CLM et à l’utilisation de 27 nouveaux champs de fusion, le risque pour AXA est fortement réduit, puisque les champs fusionnés proviennent du système de référence et non d’une saisie manuelle, susceptible d’introduire des erreurs. La réduction des redondances de processus, l’utilisation de modèles standardisés et l’accélération du délai de signature des contrats ont amélioré l’expérience utilisateur tant pour les clients réassureurs que pour les équipes internes. 

Le succès de cette phase de projet a conduit AXA à lancer la prochaine étape avec Conga — l’utilisation de Conga Contract Intelligence. Cette plateforme cloud d’intelligence artificielle permet d’importer et d’extraire les termes, champs et clauses des contrats, aidant AXA à combler les lacunes dans les documents historiques et à gérer la localisation.