Conga Composer spart bei Clarins Formularprozessen Wochen ein.

Clarins ist ein Luxusgüterhersteller von Hautpflegeprodukten, Düften und Kosmetika. Clarins, gegründet in Frankreich, ist seit 1990 die meistverkaufte Hautpflegemarke in Europa. Das Unternehmen ist in 150 Ländern weltweit vertreten. Clarins UK arbeitet mit dem Systemintegrator John Backhouse Associates zusammen, um seine Salesforce®-Instanz zu konfigurieren und zu optimieren, die Verwaltung von Schulungsdokumenten, das Berichtswesen und das Datenmanagement organisationsweit zu rationalisieren, um so Zeit- und Kosteneinsparungen zu realisieren.

Statistiken / Zusammenfassung

• Komplette Digitalisierung und Optimierung der Erstellung und Zustellung von Schulungsunterlagen, die gleichzeitig einen konsistenten Markenauftritt gewährleisten und Lieferkosten erheblich senken.
• Verkürzung des Referenzanfrageprozess von drei Wochen auf zwei Tage.
• Verbessertes Berichtswesen mit größerem Einblick und schnelleren Updates zu aktuellen Status und Prognoseaussichten über mehrere Abteilungen hinweg. 

Herausforderung

Clarins, ein international anerkannter Hersteller von Schönheits- und Hautpflegeprodukten, setzt von seinen Verkäufern voraus, dass diese in ihrem Umgang mit den einzelnen Produkten geschult sind. Alle Filialmitarbeiter durchlaufen in einem fortlaufenden Turnus ein umfassendes Trainingsprogramm, um über alle Unternehmens- und Produktentwicklungen auf dem neusten Stand zu bleiben. Um sicherzustellen, dass alle Verkäufer in der Lage sind, Clarins Produkte zu verkaufen, bietet das Clarins-Trainingsteam jedes Jahr 16.000 bis 20.000 Schulungskurse in ganz Großbritannien an. Jede Schulung erfordert Datenmanagement in Bezug auf Teilnehmer, Veranstaltungsorte sowie Dokumentenversand. Für jeden Kurs werden Einladungen an die Mitarbeiter versendet, die die Veranstaltungsdetails beinhalten. Jede Einladung wird mit einem, an das Claris-Schulungsteam adressierten Antwortumschlag versendet, gefolgt von einem Erinnerungsschreiben und schließlich einem Abschlusszertifikat – allesamt per Post. Das Erstellen und Verwalten der Dokumente, die für die Organisation und Durchführung dieser Schulungen erforderlich ist, war für das Schulungsteam nicht nur aufwendig und mühsam, sondern auch teuer, speziell der Postversand. Das schiere Volumen an Dokumenten machte es manchmal zu einer Herausforderung, ein einheitliches Branding mit den entsprechenden Schriftarten und Grafiken durchgängig umzusetzen.

Lösung

Clarins hat zwei Lösungen von Conga eingeführt, um die Verwaltungsprozesse und das Dokumentenmanagement der Schulungsmitarbeiter zu optimieren.

John Backhouse Associates riet Clarins, Conga Composer in seine Salesforce-Events-Funktionalität zu integrieren, um die Erstellung und Versendung von Schulungsdokumenten zu automatisieren. Mit Composer werden Berichte auch automatisch an die Veranstaltungsorte gesendet, an denen die Schulungsveranstaltungen stattfinden, und unternehmensübergreifende interne Berichte werden ebenfalls automatisiert generiert. 

Clarins setzt Conga Grid ein, um die Arbeit mit Daten in seiner Salesforce-Instanz zu vereinfachen. Auf die Teilnehmerdaten der Schulungen kann nun über ein einziges Ansichtsfenster zugegriffen werden. Die Daten können in einem Zuge oder stoßweise, gesamthaft oder in benutzerdefinierten Gruppen aktualisiert werden. E-Mails können an ganze Teilnehmerlisten oder Untergruppen gesendet werden, und Wartelisten können über das Grid verwaltet werden. Darüber hinaus haben Kundendienst- und E-Commerce-Abteilungen Conga Grid implementiert, um Kundenanfragen zu priorisieren und zu verwalten.

Ergebnisse

Schulungsunterlagen und -daten: Mithilfe von Composer können die Schulungsmitarbeiter jetzt Daten aus Salesforce direkt in das Dokument einfügen. Durch die Verwendung von Vorlagen werden so fehlerfreie Einladungen mit einem einheitlichen Markenauftritt erstellen und elektronisch versendet. Die Teilnehmer füllen über einen Link in der Einladung ein Registrierungsformular aus. Mit Hilfe dieses Formulars, werden die detaillierten Teilnehmer-Informationen automatisch in die Salesforce-Instanz von Claris zurückgespielt. Es folgt eine automatische Bestätigungs-E-Mail an den Teilnehmer, die alle Registrierungs- und Veranstaltungsinformationen enthält, sogar bis hin zum nächstgelegenen Bahnhof.

Das System generiert automatisch Teilnehmerlisten und sendet diese an die Veranstaltungsorte, an denen die Schulungen stattfinden (Name, Thema, Lebensmittelunverträglichkeiten, Zimmertyp usw.). Da in Salesforce eine vordefinierte Veranstaltungsvorlage vorhanden ist, werden dem Veranstaltungsort automatisch genaue und detaillierte Anweisungen zum Raumlayout und zur Einrichtung eines neuen Kurses gesendet. Ein Kurskalender für aktuelle, vergangene und zukünftige Kurse wird ebenfalls in einer Conga Grid-Übersicht angezeigt.

In dem Salesforce record ‚Kurs‘ können die Teilnehmerausweise per Knopfdruck ausgedruckt und mit einem offiziellen Zertifikat nach Abschluss des Kurses verschickt werden. Conga-Lösungen werden ungefähr 30 Mal während des gesamten Anmeldevorgangs für Daten-, Dokumenten- und Salesforce-Recordmanagement verwendet.

Kundenmanagement: Drei separate Kundendienstabteilungen verwenden Conga Grid, um Kunden-Cases zu verwalten. Dank der benutzerdefinierten Grid-Funktionalität behalten Serviceteams den Überblick über die dringlichsten Cases und stärken so den Ruf von Clarins in Großbritannien als kundenorientiertes Unternehmen. E-Commerce-Cases werden auch in einem Conga-Grid gemeldet, verwaltet und aktualisiert.

Berichterstellung: Clarins-Mitarbeiter verwenden Conga Composer auch für die interne Berichterstellung, um wichtige Informationen an Mitglieder des Unternehmens zu senden, die nicht die volle Funktionalität einer Salesforce-Lizenz benötigen.

„Wöchentlich werden, dank Conga Grid in einem einzigen Bericht und mit nur einem einzigen Mausklick Managementberichte verschickt, die Informationen zu Schulungsbuchungen, verfügbaren Plätzen, niedrigen Teilnehmerzahlen und früheren Buchungen enthalten.“, sagte John Backhouse.

Das System ermöglicht Clarins Führungskräften die Verfolgung und Analyse von Kursdaten, wie z. B. die Anmeldequote, die Teilnehmeranzahl, sortiert nach Veranstaltungsort im Zeitverlauf, und ob die Kurse ausgelastet oder fast ausgelastet sind, um die zukünftige Planung zu erleichtern.

Personal-Formulare / Verwendungszwecke: Personalabteilung setzt Composer ein, um Referenzformulare an potenzielle Mitarbeiter zu versenden. Wie bei Registrierungsformularen kann das Referenzanfrageformular über einen Link in der E-Mail bereitgestellt werden. Wenn der Empfänger die Informationen in das Formular einfügt, werden diese direkt an den Salesforce-Datensatz der Personalabteilung gesendet. Dieser Prozess hat die Referenzzeiten von durchschnittlich 3 Wochen auf nur 2 Tage verkürzt. Die Abteilung verwendet Composer auch zum Versenden von Personalveränderungsberichten.

Zukünftige Verwendung von Verträgen: Clarins plant, Conga Contracts for Salesforce® für die Aushandlung von Arbeitsverträgen zu implementieren, und anschließend mit Composer den endgültigen Vertrag zu erstellen. Personalisierte Starterdokumente und Formulare werden zusammen mit dem Arbeitsvertrag und elektronischer Unterschrift versendet. Die Lösungen von Conga werden das Personalwesen effizienter machen und die Informationssicherheit verbessern.