Der unterschätzte Erfolgsfaktor im Vertragsmanagement

Bei der Entwicklung einer Vertragsmanagement-Strategie verliert man sich schnell in Klauseln, Bedingungen und Paragraphen. Doch ein zentraler Treiber wird dabei oft unterschätzt: Vertrauen. 

Man kann sich Vertrauen wie das verbindende Framework vorstellen, das jeden Vertrag stabil hält – ohne dieses „Framework“ droht selbst das sorgfältigste Vertrags-Setup auseinanderzufallen. Verträge mögen noch so akribisch ausgearbeitet sein, doch ohne Vertrauen verlieren sie ihre Stabilität. In diesem Artikel erklären wir, wie man Vertrauen in jeden Aspekt der Vertragsmanagement-Strategie einbindet und geben praktische Tipps, um es aufzubauen und langfristig zu erhalten. 

 
Vertrauen zwischen Vertragsparteien 

Letztlich sind Verträge Beziehungsdokumente. Ob mit einem Kunden, Lieferanten oder Dienstleister – ein Vertrag ist nur so stark wie der Glaube daran, dass beide Seiten ihn einhalten. 

 
Vertrauen spielt aus mehreren Gründen eine entscheidende Rolle: 

• Transparenz schafft Vertrauen. Unklare Formulierungen, versteckte Klauseln oder einseitige Bedingungen mögen rechtlich durchsetzbar sein, bauen aber kein Vertrauen auf. Klare und offene Kommunikation ist entscheidend, um Vertrauen zu fördern.
• Vertrauen sorgt für schnellere Abschlüsse. Wenn Vertragsparteien den Eindruck haben, dass fair und zuverlässig gehandelt wird, laufen Verhandlungen schneller, Verlängerungen einfacher und Streitigkeiten seltener. Das führt zu effizienteren und produktiveren Geschäftsbeziehungen.
• Langfristige Beziehungen basieren auf Vertrauen. Verträge können Geschäfte abschließen, aber nur Vertrauen sorgt dafür, dass diese Geschäfte Bestand haben. Wer Vertrauen aufbaut, schafft die Basis für wiederkehrende Geschäfte und langfristige Partnerschaften. 

Um Vertrauen zwischen Vertragspartnern aufzubauen, helfen diese praxisnahen Tipps:

• Klare Sprache verwenden. Fachjargon und komplexe Rechtsbegriffe vermeiden, die zu Verwirrung führen können.
• Pflichten und Erwartungen klären. Sicherstellen, dass sich beide Parteien ihrer Verantwortlichkeiten und ihrer Erwartungen bewusst sind.
• Spielraum für faire Verhandlungen lassen. Vertragsbedingungen ausgewogen gestalten und bei Bedarf flexibel anpassen.
• Auf den Vertragsentwurf achten. Den ursprünglichen Entwurf klar, fair und transparent gestalten, um von Anfang an eine solide Vertrauensbasis zu schaffen. 

Vertrauen innerhalb interner Teams

Vertragsmanagement ist teamübergreifend: Neben Legal sind auch Vertrieb, Einkauf, Finanzen und Operations in jeder Phase eines Vertrags involviert.

Für eine effektive bereichsübergreifende Zusammenarbeit ist gegenseitiges Vertrauen entscheidend: 

• Der Vertrieb muss darauf vertrauen können, dass die Rechtsabteilung den Abschluss nicht verzögert.
• Legal muss sich darauf verlassen können, dass der Vertrieb keine eigenmächtigen Änderungen vornimmt.
• Der Einkauf muss darauf vertrauen können, dass vereinbarte Einsparungen auch umgesetzt werden.
• Für die Finanzabteilung muss klar sein, dass der Abschluss wirtschaftlich sinnvoll für das Unternehmen ist. 

Transparenz ist entscheidend. Fehlt der Zugriff auf dieselbe Vertragsversion oder dieselben Informationen zu Pflichten und Verlängerungen, entstehen Zweifel und Verzögerungen. Ein klares Regelwerk schafft Sicherheit: Standardisierte Playbooks, Freigabe-Workflows und klar definierte Rollen reduzieren Chaos und Reibungsverluste. 

Um Vertrauen innerhalb interner Teams zu fördern, empfiehlt es sich: 

• Gemeinsame Prozesse einzuführen.
• Transparente Workflows zu implementieren.
• Rollenspezifischen Zugriff zu geben, um Transparenz über Zuständigkeiten und Abläufe zu schaffen.
• Standardisierte Playbooks und Freigabe-Workflows zu nutzen, um Konsistenz zu gewährleisten und Reibungen zu minimieren. 

Vertrauen in Daten 

Verträge enthalten einige der kritischsten Unternehmensdaten, darunter Preise, Pflichten, Verpflichtungen und Risiken. Dennoch fehlt vielen Organisationen oft das Vertrauen in ihre Vertragsdaten. 

Die Ursachen für dieses fehlende Vertrauen können vielfältig sein: 

• Unklare Datenlage: Wenn mehrere Abteilungen denselben Vertrag in unterschiedlichen Systemen verwalten, ist schwer nachzuvollziehen, welche Daten zuverlässig sind.
• Verlässliche Daten als Basis: KI-gestützte Auswertungen liefern nur dann verlässliche Ergebnisse, wenn zentrale Vertragskonditionen und Metadaten korrekt, aktuell und vollständig vorliegen.
• Zunehmendes regulatorisches Risiko: Ist unklar, welche Verträge Klauseln enthalten, die an neue Gesetze oder Vorschriften gebunden sind, steigt nicht nur das operative, sondern auch das rechtliche Risiko. 

Um Vertrauen in Vertragsdaten zu schaffen, sollten Organisationen: 

• In KI-gestützte CLM-Software, die Vertragsdaten in großem Umfang extrahieren, strukturieren und validieren kann, investieren. Dies ist besonders wichtig, da 79 % der Verbraucher angeben, dass der Schutz ihrer Daten entscheidend dafür ist, Vertrauen zu gewinnen (PwC Trust in US Business Survey).
• Vertragsdaten zentralisieren. Ein einziges System zur Speicherung und Verwaltung aller Vertragsinformationen sorgt für Konsistenz und reduziert das Risiko von Inkonsistenzen.
• Regelmäßige Prüfungen durchführen. Periodische Überprüfungen der Vertragsdaten helfen, Ungenauigkeiten zu erkennen und zu korrigieren, sodass die Informationen stets aktuell und verlässlich bleiben. 

Vertrauen in Technologie 

Moderne Systeme für das Contract Lifecycle Management (CLM) versprechen Automatisierung, Intelligenz und Kontrolle. Eine tatsächliche Nutzung setzt jedoch Vertrauen der Anwender voraus. 

Mehrere Faktoren tragen zum Aufbau dieses Vertrauens bei: 

• Anpassbarkeit ohne Komplexität: Ist das System zu komplex, wird es umgangen. Eine benutzerfreundliche Lösung fördert Akzeptanz und Vertrauen.
• Erklärbare und nachvollziehbare KI: Ist das System eine „Black Box“, glaubt niemand den Ergebnissen. KI-gestützte Vertragsanalysen müssen erklärbar und nachvollziehbar sein, um das Vertrauen der Stakeholder zu gewinnen. Transparenz in der Technologie schafft Sicherheit.
• Sicherheit ist unverzichtbar: Ist das System nicht sicher, bricht Vertrauen sofort zusammen. Datenschutz, Berechtigungen und Prüfpfade sind keine Extras, sondern grundlegende Voraussetzungen für Vertrauen. Robuste Sicherheitsmaßnahmen sind entscheidend, um Vertrauen in die Technologie zu gewährleisten. 

Tipps, um das Vertrauen der Anwender in das System zu stärken:

• Eine CLM-Plattform wählen, die Benutzerfreundlichkeit mit unternehmensgerechten Kontrollmechanismen vereint, und sicherstellen, dass verstanden wird, wie das System die Ziele aller unterstützt – nicht nur die der Rechtsabteilung.
• Umfassende Schulungen anbieten. Das System sollte so vermittelt werden, dass alle seine Funktionen kennen und den Nutzen für ihre jeweilige Rolle verstehen.
• System regelmäßig aktualisieren und warten. Die CLM-Software sollte stets auf dem neuesten Stand der Funktionen und Sicherheitsmaßnahmen sein.

Abschließender Gedanke: Vertrauen ist ebenfalls ein Lebenszyklus 

Genau wie Verträge muss auch Vertrauen aufgebaut, gepflegt und erneuert werden. Wenn sich die Parteien gegenseitig vertrauen, laufen Abschlüsse schneller. Wenn Teams einander vertrauen, funktionieren die Abläufe reibungsloser. Wenn das Unternehmen seinen Daten vertraut, werden Entscheidungen fundierter. Und wenn alle dem System vertrauen, steigt die Akzeptanz.

Effektives Vertragsmanagement geht über die Einhaltung von Vorschriften hinaus. Es geht um Vertrauen und Sicherheit. Dieses Vertrauen auf allen Ebenen zu etablieren sorgt dafür, dass Verträge nicht nur das Unternehmen schützen, sondern es aktiv vorantreiben.