Diplomatic Language Services nimmt die manuelle Arbeit aus Verträgen mit Conga Composer und Conga Sign heraus

Diplomatic Language Services (DLS) ist ein Anbieter von Sprachdiensten für die Bundesregierung, das Militär und den privaten Sektor. Sie stellen Linguisten aller Freigabestufen in über 85 Sprachen und Dialekten zur Verfügung und haben eine ständig wachsende Zahl von Kunden und Verträgen zu schützen. DLS unterstützt sowohl die CONUS- als auch die OCONUS-Anforderungen und rekrutiert nur die qualifiziertesten Linguisten speziell für jeden Auftrag, basierend auf den Spezifikationen des Kunden. Von Sprach- und Kulturtraining bis hin zu Übersetzung, Dolmetschen und Lehrplanentwicklung verfolgen sie ein einziges Ziel: die Erwartungen ihrer Kunden zu verstehen und zu übertreffen.

Herausforderung  

Diplomatic Language Services verfügt als staatlicher Auftragnehmer über zahlreiche kundenspezifische Prozesse, die die vielen Bedürfnisse seiner Kunden, Ausbilder und Klienten erfüllen. Diese Prozesse umfassten manuelle Papierverträge, Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente; All dies führte zu einem isolierten und ineffizienten Vertragslebenszyklus.  

Einer ihrer größten Schmerzpunkte war die Notwendigkeit, Fortschrittsberichte für jeden ihrer Kunden zu erstellen, die alle eine Reihe unterschiedlicher Anforderungen hatten. Das Ausdrucken von Dokumenten zum manuellen Ausfüllen und anschließenden Unterzeichnen durch die Dozenten erwies sich als zeitaufwändig und fehleranfällig und führte zu verpassten Einnahmemöglichkeiten.  

Sie mussten Berichte effektiv planen, automatisieren und an die erforderlichen Ausbilder senden, damit sie zur Genehmigung ausgefüllt werden. Generieren Sie dann nach der Genehmigung die korrekten Dokumente mit zahlreichen benutzerdefinierten Feldern, die zur Unterzeichnung und Fertigstellung an die Beteiligten gesendet werden. 

Angesichts der vielen benutzerdefinierten Dokumente, Verträge und Verfahren, die in ihren verschiedenen Teams verwaltet werden mussten, benötigte Diplomatic Language Services eine effizientere, automatisierte Methode zum Erstellen, Verteilen und Signieren von Dokumenten, um die Effizienz und den Service auf ganzer Linie zu verbessern. Das Fehlen einer Lösung, die wichtige Erkenntnisse nachverfolgt, z. B. wer über ein Dokument verfügt, wann und ob es beim Kunden angekommen ist und wo es gespeichert ist, führte bei den Teammitgliedern zu großer Verwirrung darüber, wer für was verantwortlich ist.    

Im Jahr 2011 entschied sich das Unternehmen zunächst für die Einführung von Salesforce und kurz darauf für Conga – die ganzheitliche Lösung zur Dokumentenerstellung, die es benötigte, um seine Ziele hinsichtlich der Effizienz des Vertragslebenszyklus zu erreichen. Der ausschließliche Wechsel zu Salesforce und Conga bedeutete, alle isolierten Vertrags- und Dokumentenverwaltungsprozesse zu ersetzen, die ihre Anforderungen als Service nicht erfüllten. Mit Salesforce, Conga Composer, Conga Grid und Conga Sign konnten sie ihre gesamte erforderliche Dokumentation an einem optimierten und zentralisierten Ort erstellen, verteilen, signieren und nachverfolgen.

Lösung  

Im vergangenen Jahr hat Diplomatic Language Services einen Akkreditierungsprozess durchgesetzt, der allesamt in Salesforce gelebt werden musste. Mit dieser Migration zu Salesforce konnten ihre Ausbilder in ihr Portal gehen und den Fortschrittsbericht vervollständigen und ihn an den Vorgesetzten senden, der ihn dann genehmigen und auf eine Schaltfläche klicken konnte, um Dokumente zur Unterschrift mit Conga zu generieren. Während dieses gesamten Prozesses war es enorm wichtig, dass das System von Conga basierend auf den in Salesforce gespeicherten Informationen automatisch wusste, welche Dokumente erstellt und an wen es zur Unterzeichnung gesendet werden sollte. 

April Bellas, Director of Salesforce and Marketing bei Diplomatic Language Services, sagt: „Die einfache Integration in Salesforce war absolut entscheidend. In unserem Unternehmen möchten wir, dass alles in Salesforce ist. Ein System, ein Tool, ein Prozess. Conga bietet das.“  

Seit der Implementierung von Salesforce und Conga Composer hat Diplomatic Language Services im Laufe der Jahre einen schrittweisen Ansatz gewählt, um mehrere weitere Conga-Lösungen zu implementieren. Sie sind stolz darauf, mitteilen zu können, dass sie im Laufe der Zeit die Einführung und Erweiterung dieser Lösungen bei allen Mitarbeitern und Teams innerhalb der Organisation erlebt haben: Das Buchhaltungsteam nutzt Conga Contracts für Salesforce, Front-End-Operationen und Studentenservice-Teams erstellen Zertifizierungen, Door Signs und Dutzende anderer Dokumente mit Conga Composer, ihr Entwicklerteam ist in der Lage, Datensätze in großen Mengen mit Conga Grid zu verfolgen und zu aktualisieren, und Conga Sign hat es seinen Endbenutzern ermöglicht, Dokumente einfach elektronisch zu signieren, die das Unternehmen jetzt mit a verfolgen kann robuster Audit-Trail.  

Conga Grid hat beispiellose Kosten- und Zeiteinsparungen für diplomatische Sprachdienste ermöglicht. Mit Conga Grid sind sie jetzt in der Lage, alle Kontaktzuweisungen der Koordinatoren abzurufen, Daten und andere Informationen in großen Mengen zu aktualisieren, notwendige Kontaktzuweisungen zu klonen sowie das Startdatum und den Status festzulegen.  

April sagt: „Ich habe Conga eingesetzt, um Hunderte und Aberhunderte von Datenzeilen innerhalb weniger Minuten zu bereinigen, anstatt einen Datenpraktikanten einzustellen, der Tage und Wochen damit verbringt, denselben Prozess zu durchlaufen.“  

Diplomatic Language Services hat viel positives Feedback von seinen Ausbildern und Vorgesetzten erhalten, die sagen, dass die Conga-Tools einfach zu bedienen sind und ihnen viel Zeit gespart haben – 15 bis 30 Minuten pro Datensatz. Seit der Implementierung des Fortschrittsberichtsprozesses haben sie über 340 Stunden eingespart und die Produktivität jedes Datensatzes um 70 % gesteigert.  

Auch das Signieren wichtiger Dokumente ist mit Conga einfacher und kostengünstiger. Diplomatische Sprachdienste verwendeten zuvor DocuSign für alle ihre Signaturprozesse und die Lizenzkosten waren etwas, mit dem sie zu kämpfen hatten: „Sie sind ziemlich hoch und die Kosten pro Umschlag sind hoch“, sagt April. Durch die Implementierung von Conga Sign konnten sie ihre jährlichen Lizenzkosten um 6.200 US-Dollar senken und haben festgestellt, dass die Lösung weitaus benutzerfreundlicher ist und etwa 150 Stunden Zeit für die Signatureinrichtung einspart.    

Seit der Implementierung von Conga konnte Diplomatic Language Services seine Reaktionszeit verkürzen, was seine Opportunity-Gewinnrate verbessert und sein Geschäft effektiv zukunftssicher gemacht hat.  

Abschließend sagt April: „Ich bin ehrlich gesagt so begeistert davon, wie oft wir Conga-Produkte im letzten Jahr eingesetzt haben und wie viele Dinge wir automatisieren konnten. Ohne Conga wäre es nicht möglich gewesen, unseren Akkreditierungsprozess voranzubringen.“    

Zusammen mit Salesforce haben Conga-Lösungen dazu beigetragen, Dienste und Prozesse im gesamten Unternehmen zu demokratisieren. Im Gegensatz zu vielen Regierungs- und Bildungsdiensten erhalten die Ausbilder, Kunden und Studenten des Diplomatic Language Services eine problemlose und optimierte Erfahrung für alle ihre Anforderungen an die Vertrags- und Dokumentenerstellung.  

Geschäftsergebnisse  

• Über 340 Stunden gespart und die Produktivität jedes Datensatzes um 70 % gesteigert  
• Jährliche Einsparungen von 6.200 USD an Lizenzkosten nach dem Wechsel von DocuSign zu Conga Sign für elektronische Signaturen  
• 150 Stunden Einsparung beim Einrichten von Signaturen nach dem Wechsel von DocuSign zu Conga Sign  
• Optimierte Dokumentenerstellung unter Beibehaltung der Markenkonsistenz  
• Ersetzte manuelle Prozesse durch Automatisierung ohne erhöhte Mitarbeiterzahl oder Betriebskosten  
• Reduzierung von Fehlern bei Verträgen und Vertragsverteilung  
• Verbesserte Lehrer- und Kundenerfahrung  
• Erhöhte Kommunikationsproduktivität durch Batching und Automatisierung  
• Verbesserte Sichtbarkeit und Nachverfolgung über den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der Generierung bis zur eSignatur