Swissgrid AG führt die digitale Inspektionen auf Hochspannungsanlagen mit Conga ein

Die Swissgrid AG mit Sitz in Aarau (Kanton Aargau) ist als nationale Netzgesellschaft in der Schweiz für den Betrieb, die Sicherheit und den Ausbau des 6.700 Kilometer langen Höchstspannungsnetzes verantwortlich. Den Bau und die Instandhaltung der Energie-Infrastruktur hat der Netzbetreiber an externe Partnerunternehmen ausgelagert. Daher ist es notwendig, dass Fachleute von Swissgrid vor Ort bei den Anlagen und auf Baustellen Inspektionen durchführen und mit den Partnern Checklisten durchgehen. Mithilfe von Conga Composer und Conga Sign hat Swissgrid diesen Prozess digitalisiert.

Herausforderung
"Remote Work" gehört für etliche Mitarbeitende von Swissgrid zum Alltag. Denn eine ihrer Aufgaben besteht darin, vor Ort zu prüfen, ob die externen Partnerfirmen rechtliche Vorgaben einhalten und Arbeitssichermaßnahmen umgesetzt werden. Dieser Prozess lief bislang weitgehend analog ab: Ein Fachmann von Swissgrid druckte die PDF-Unterlagen aus. Anschließend ging er die Dokumente auf der Baustelle oder in der Anlage mit dem Dienstleister oder Betreiber der Anlage durch. Abschließend wurde das Dokument von beiden Parteien unterschrieben. Im Büro musste der Mitarbeitende der Netzgesellschaft die Checkliste von Hand in ein Excel-Dokument übertragen und das Ganze als PDF-Dokument per E-Mail an den Dienstleister senden. 

Dieser Ablauf hatte etliche Nachteile. So dauerte es zu lange, um Dokumente unterschreiben zu lassen und von Hand zu übermitteln. Außerdem stieg dadurch das Fehlerrisiko. Ein weiterer Nachteil: Es war aufwendig, Rückschlüsse aus den Inspektionsprotokollen zu ziehen und die Informationen mit denen in anderen Systemen abzugleichen.

Lösung
Aus diesen Gründen machte sich Swissgrid auf die Suche nach einer digitalen Lösung. Die Basis dafür war bereits vorhanden: Die Daten aller Lieferanten und von deren Mitarbeitenden sind im Salesforce-System der Netzgesellschaft gespeichert. Zusammen mit einem IT-Systemintegrator entwickelte die IT-Abteilung Swissgrid eine mobile Applikation für das External Workforce Management. Diese App mit dem Namen "eInspect" nutzt die Salesforce Community Cloud und läuft auf iPads. eInspect ist ein Kundenportal auf Basis von Salesforce, über das Mitarbeitende von Swissgrid und der Partnerunternehmen auf Daten und Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können. Partner haben beispielsweise die Möglichkeit, Zertifikate, Nachweise und Aufträge hoch- beziehungsweise herunterzuladen.

Conga Composer stellt zu diesem Zweck in Salesforce digitale Vorlagen (Templates) bereit. Die Lösung von Conga greift dabei auf die Daten in Salesforce zurück, um automatisch individuelle, personalisierte Versionen der Dokumente zu erstellen. Außerdem kommt mit Conga Sign eine Lösung zum Einsatz, mit der sich Verträge und Prüfprotokolle elektronisch unterzeichnen lassen. 

Vorteile
Von den digitalen Prozessen bei Swissgrid profitieren alle Beteiligten. Die Partnerfirmen können nun eigenständig über das Portal Dokumente abrufen oder dort Nachweise hinterlegen. Das ist deutlich komfortabler und zeitsparender als das Versenden per E-Mail. Außerdem sind die Inspektionen und deren Ergebnisse für die Dienstleister nun transparenter. 

Die Mitarbeitenden von Swissgrid wiederum erzeugen nun vor Ort auf dem iPad die entsprechenden Checklisten. Sie geben dabei an, um welche Begehung es sich handelt und in welcher Sprache die Prüfliste angezeigt werden soll, etwa Französisch, Deutsch, Englisch oder Italienisch. Sobald ein Dokument ausgefüllt und elektronisch signiert wurde, generiert Conga Composer im Hintergrund automatisch eine E-Mail. In dieser E-Mail wird ein Bericht oder Vertrag an den entsprechenden Verteiler übermittelt und das Dokument in Salesforce und eInspect abgelegt. 

Diese Vorgehensweise spart Zeit, ist weniger fehlerträchtig und stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen jedem "Stakeholder" automatisch zur Verfügung stehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Swissgrid nun alle externen Partner zentral über das Portal verwalten und beauftragen kann. Zudem hat die Netzgesellschaft nun die Möglichkeit, die digitalen Prüfberichte miteinander zu vergleichen. Die Resultate geben Aufschluss darüber, welche Maßnahmen an den einzelnen Standorten erforderlich sind und wie die Arbeitsqualität der einzelnen externen Unternehmen ist. Außerdem ist es für Swissgrid ab jetzt einfacher, die Inspektionen in der Schweiz besser zu planen und zu koordinieren.

Fazit
Swissgrid ist es gelungen, mithilfe von Conga und Salesforce einen zentralen Geschäftsprozess zu digitalisieren. Das macht es für die Mitarbeitenden des Unternehmens und externe Partner einfacher und komfortabler, Dokumente zu erstellen, zu verwalten und an die entsprechenden Ansprechpartner zu verteilen. Außerdem stehen Swissgrid nun deutlich mehr Daten zur Verfügung, die sich auswerten und in handlungsorientierte Erkenntnisse umsetzen lassen. Und das ist in einem Bereich wie dem Strommarkt besonders wichtig, der durch die Energiewende vor großen Herausforderungen steht.