13 Best Practices für das Vertragsmanagement

Best Practices für das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM) sind systematische, häufig technologiegestützte Vorgehensweisen. Dazu gehören beispielsweise eine zentrale Vertragsablage, standardisierte Vorlagen und automatisierte Prozesse. Sie optimieren den gesamten Vertragsprozess – von der Vorbereitung über die Unterzeichnung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen bis hin zur Vertragsverlängerung. So lassen sich Risiken reduzieren und der Wert von Verträgen maximieren.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Best Practices für das Vertragsmanagement optimieren Arbeitsabläufe, gewährleisten einheitliche Standards und verbessern die Ergebnisse, die Unternehmen mit ihren Verträgen erzielen
• Standardisierte Vertragsvorlagen beschleunigen Freigaben, reduzieren manuelle Fehler und minimieren Compliance-Risiken. Dadurch lassen sich Verträge schneller und zuverlässiger abschließen
• Die Überwachung von Vertragskennzahlen mithilfe von Dashboards, die Nachverfolgung vertraglicher Verpflichtungen und die Anbindung von CLM an CRM- und ERP-Systeme schaffen Transparenz über Verträge, verbessern die Effizienz der Geschäftsprozesse und liefern wertvolle Erkenntnisse für datenbasierte Entscheidungen
• Mit Conga CLM können Teams Best Practices für das Vertragsmanagement umsetzen und so die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, die Effizienz und die Entscheidungsfindung verbessern

Wir haben 13 Best Practices für das Vertragsmanagement zusammengestellt. Erfahren Sie, welche konkreten Herausforderungen sich damit bewältigen lassen und welche Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend sind.

1. Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken standardisieren

Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Versionen von Vertragsvorlagen erstellen, führt dies zu uneinheitlichen Formulierungen, höheren Risiken und längeren Vertragsverhandlungen. Die Rechtsabteilung muss Abweichungen bei Vertragsklauseln, Begriffsdefinitionen und der Risikoverteilung erneut prüfen. Gleichzeitig stoßen Vertragspartner auf widersprüchliche oder unklare Vertragsbedingungen.

Die Lösung: Vertragsdokumente standardisieren, um klare Formulierungen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicherzustellen. Vorab freigegebene Vorlagen sorgen für einheitliche Formulierungen und Formatierungen. Eine Klauselbibliothek stellt geprüfte Klauseln sowie bedingungsabhängige und alternative Varianten bereit.

So standardisieren Sie Ihre Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken:

• Die häufigsten Vertragsarten ermitteln und für jede eine freigegebene Vorlage erstellen
• Veraltete oder abteilungsspezifische Dateien durch eine zentrale, verbindliche Vertragsablage ersetzen

Erfahren Sie, wie Sie mit Conga CLM individuell angepasste, präzise Vorlagen erstellen. Video ansehen.

2. Alle Verträge in einer sicheren Vertragsablage zentral verwalten

Für ein effizientes Vertragsmanagement in großen Unternehmen müssen alle Verträge zentral verwaltet werden. Sind Verträge über E-Mail-Postfächer, gemeinsam genutzte Laufwerke und einzelne Computer verteilt, geht schnell der Überblick verloren. Mitarbeitende verbringen dann viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten, können die aktuelle Version nur schwer ermitteln oder übersehen wichtige vertragliche Verpflichtungen.

Das zeigt das Beispiel unseres Kunden QuintilesIMS (heute IQVIA). Ohne eine zentrale Vertragsablage kam es zu langwierigen Vertragsprozessen, häufigen Fehlern aufgrund veralteter Informationen und mangelnder Transparenz zwischen den Abteilungen. Durch die zentrale Verwaltung der Dokumente in Conga CLM konnte das Unternehmen doppelte Dateneingaben reduzieren, Vertragsfreigaben um 75 % beschleunigen und die Geschwindigkeit der Vertragsbearbeitung verdoppeln.

So sorgen Sie für eine zentrale und übersichtliche Vertragsablage:

• Alle Verträge über eine zentrale Suche mit Filterfunktionen leicht auffindbar machen
• Dokumenten- und Freigabestatus nachverfolgen, damit Teams auf die richtigen, freigegebenen Verträge zugreifen können

Erfahren Sie, wie Sie die intelligente Suche von Conga optimal nutzen: Webinar ansehen.

3. Einheitliche Vertragsmetadaten, Kategorien und Schlagwörter verwenden

Wenn Teams Verträge uneinheitlich benennen oder Angaben auslassen, können Vertragsinformationen fehlen oder fehlerhaft sein. Das erschwert zuverlässige Auswertungen. Ohne einheitliche Metadaten können Verantwortliche beispielsweise nicht schnell feststellen, welche Verträge im laufenden Quartal auslaufen. Auch vertragliche Verpflichtungen aus besonders wertvollen Geschäftsabschlüssen lassen sich nur schwer nachverfolgen, und Dokumente mit abweichenden Vertragsklauseln sind schwer zu identifizieren. Die Rechts- und Einkaufsabteilungen müssen dann sämtliche Verträge manuell prüfen, um die benötigten Informationen zu gewinnen.

Vermeiden Sie solche Probleme mit der Datenqualität, indem Sie Verträge nach einem klaren, einheitlichen System kategorisieren. CLM-Software unterstützt Sie dabei durch Pflichtfelder und die automatische Nachverfolgung von Metadaten. So bleiben Vertragsdaten aktuell und das Risiko fehlender oder fehlerhafter Informationen sinkt.

So sorgen Sie für einheitliche Vertragsmetadaten:

• Ein einheitliches Metadatenmodell mit Angaben zu Vertragswerten, Terminen und Vertragsparteien sowie Kennzeichnungen wichtiger Vertragsbedingungen festlegen
• Wichtige Angaben bei der Vertragserstellung als Pflichtfelder festlegen, um unvollständige Datensätze zu vermeiden
• Einheitliche Kategorien und Schlagwörter verwenden, um Verträge nach Art, Region oder Geschäftsbereich zu klassifizieren

Mehr erfahren: So verbessern Sie mit Conga Ihre Datenqualität

4. Versionskontrolle für Verträge sicherstellen

Jede Vertragsverhandlung, jede Überarbeitung mit Änderungsmarkierungen und jeder Vertragsnachtrag führen zu einer neuen Version. Ohne eine geregelte Versionsverwaltung kann die Änderungshistorie verloren gehen oder unzuverlässig werden. Durch eine konsequente Versionskontrolle lässt sich nachvollziehen, welche freigegebene Fassung jedem unterzeichneten Vertrag zugrunde liegt. Falls neue Vertragsbedingungen Probleme verursachen, können Teams schnell zu einer früheren Version zurückkehren.

Conga CLM verbessert die Genauigkeit von Vertragsdokumenten durch die Unterscheidung zwischen Hauptversionen (Neuerstellung oder endgültige Fassung), Nebenversionen (Zwischenstände aus Vertragsverhandlungen) und Revisionen (Rückmeldungen aus der Vertragsprüfung). So wird die gesamte Vertragshistorie lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert.

So stellen Sie eine lückenlose Versionskontrolle sicher:

• Das CLM-System für die Versionsverwaltung konfigurieren, damit für jeden Vertragsdatensatz automatisch ein nachvollziehbares Änderungsprotokoll erstellt wird
• Hauptversionen, Nebenversionen und Revisionen klar unterscheiden, um eine präzise Überprüfung und Nachverfolgung zu ermöglichen
• Die Versionsverwaltung für Vertragsvorlagen aktivieren, um sämtliche Änderungen im Zeitverlauf vollständig zu dokumentieren

5. Freigabeprozesse für Verträge definieren und optimieren

Klar geregelte Freigabeprozesse sorgen dafür, dass Verträge zügig bearbeitet werden, und vermeiden Verzögerungen durch manuelle Weiterleitungen oder Prüfungen per E-Mail. Laut einem Vergleichsbericht von KPI Depot deuten Freigabezeiten von mehr als zehn Tagen auf Probleme im Prozess hin. Besonders leistungsfähige Teams schließen Freigaben dagegen in weniger als fünf Tagen ab.

Automatisierte Freigabeprozesse stellen sicher, dass Verträge abhängig vom Vertragswert, der Region oder Änderungen an Vertragsklauseln an die zuständigen Prüfer weitergeleitet werden. Diese Vorgehensweise verkürzt die Bearbeitungszeiten, verbessert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und schafft einheitliche, verlässliche Abläufe für alle Vertragsarten.

So automatisieren Sie Ihre Vertragsfreigaben:

• Freigabeprozesse anhand von Kriterien wie Vertragswertgrenzen, Rabatthöhe, Abweichungen von Standardklauseln oder regionalen Vorgaben konfigurieren
• Die automatische Weiterleitung einrichten, damit zuständige Personen Freigabeaufforderungen sofort erhalten, sobald ein Vertrag die festgelegten Bedingungen erfüllt
• Eine Statusverfolgung in Echtzeit ermöglichen, damit Beteiligte ausstehende Freigaben jederzeit einsehen können und Nachfragen per E-Mail entfallen

6. Eigenständige Dokumentenerstellung per Klick ermöglichen

Wenn Rechtsabteilungen jeden Vertrag manuell vorbereiten müssen, werden sie schnell zum Engpass. Dadurch fehlt ihnen wertvolle Zeit für komplexe Verhandlungen und strategische Aufgaben. Um die Effizienz zu steigern und Umsätze besser planbar zu machen, sollten Unternehmen ihren Fachabteilungen ermöglichen, Verträge mithilfe der automatisierten Dokumentenerstellung eigenständig per Klick zu erstellen.

Effektives Vertragsmanagement verkürzt die Dokumentenerstellung von mehreren Tagen auf wenige Minuten. So kann sich die Rechtsabteilung auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren. Ein Beispiel dafür ist unser Kunde Equinix: Durch den Einsatz von Conga CLM können Teams korrekte, standardisierte Verträge eigenständig erstellen. Dadurch konnte das Unternehmen die Dauer des Vertragsprozesses von 14 Tagen auf nur 90 Minuten reduzieren.

So beschleunigen Sie die Dokumentenerstellung:

• Vertragsrisiken kategorisieren und festlegen, welche Vertragsarten die Fachabteilungen eigenständig erstellen dürfen
• Rollenbasierte Zugriffsrechte einrichten, damit jede Abteilung nur die für sie vorgesehenen Vorlagen auswählen kann
• Schrittweise geführte Prozesse bereitstellen, damit Mitarbeitende auch ohne Unterstützung der Rechtsabteilung korrekte Dokumente erstellen können

7. Vertragsverhandlungen durch gemeinsame Überarbeitung mit Änderungsmarkierungen effizienter gestalten

Werden Vertragsänderungen per E-Mail abgestimmt und manuell nachverfolgt, entstehen rechtliche Risiken und Vertragsabschlüsse verzögern sich. Abhilfe schafft eine Software zur Vertragsüberarbeitung, die Änderungen, Kommentare und Freigaben in einem einzigen Dokument zusammenführt. Alle Beteiligten können Änderungen in Echtzeit vorschlagen, prüfen und freigeben. Dabei bleibt die gesamte Änderungshistorie nachvollziehbar dokumentiert.

Diese Vorgehensweise im Vertragsmanagement vermeidet Unklarheiten durch unterschiedliche Dokumentversionen und sorgt für eindeutige Verantwortlichkeiten. Mit Conga CLM lassen sich beispielsweise Änderungen hervorheben und sämtliche Bearbeitungsschritte in einem vollständigen, überprüfbaren Änderungsprotokoll festhalten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets mit der aktuellen Dokumentversion arbeiten.

So gestalten Sie die Vertragsüberarbeitung mit Änderungsmarkierungen effizienter:

• Vertragsverhandlungen zentral bündeln, damit alle Parteien mit derselben aktuellen Dokumentversion arbeiten
• Änderungen in Echtzeit vorschlagen, prüfen und übernehmen, ohne sie manuell nachverfolgen zu müssen
• Unterschiede zwischen Dokumentversionen hervorheben, um eine lückenlose und überprüfbare Änderungshistorie sicherzustellen

8. KI für die Vertragsprüfung nutzen

KI-gestützte Lösungen verbessern die Vertragsprüfung und helfen, bislang unerkannte Risiken zu reduzieren. Das gilt insbesondere bei großen Dokumentenmengen oder Verträgen mit Drittparteien, deren Bedingungen uneinheitlich sind. Laut einer Prognose von Markets and Markets wird der weltweite Markt für KI-Software im Rechtswesen bis 2030 auf 10,82 Milliarden US-Dollar wachsen. Dies verdeutlicht, dass KI zunehmend für Aufgaben wie die Vertragserstellung, Vertragsprüfung und Einhaltung von Compliance-Anforderungen eingesetzt wird.

Software zur KI-gestützten Vertragsprüfung extrahiert wichtige Vertragsdaten automatisch und gleicht Vertragsformulierungen mit vorab freigegebenen Klauselmustern ab. Dabei erkennt sie Klauseln, die geltenden Vorgaben nicht entsprechen, fehlende Vertragsbestimmungen und unklare Formulierungen. Conga Discovery AI optimiert diesen Prozess zusätzlich, sodass sich die zuständigen Mitarbeitenden auf die Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur der Ergebnisse konzentrieren können.

Darauf sollten Sie beim Einsatz von KI in der Vertragsprüfung achten:

• Verträge in großer Zahl sowie Verträge mit Drittparteien vorrangig prüfen, um die Rechtsabteilung zeitlich zu entlasten
• Klauselmuster so konfigurieren, dass fehlende oder nicht den Vorgaben entsprechende Klauseln automatisch erkannt werden
• Die von der KI extrahierten Daten manuell überprüfen und Ausnahmefälle gezielt klären

Erfahren Sie mehr über KI-gestütztes Vertragsmanagement.

9. Rollenbasierte Zugriffsrechte und Dokumentenschutz konsequent umsetzen

Eine zentrale Vertragsablage sorgt für Übersicht. Um vertrauliche Informationen zu schützen, müssen jedoch auch die Zugriffsrechte eingeschränkt werden. Diese wichtige Best Practice im Vertragsmanagement verhindert die unbefugte Weitergabe von Daten und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

Mit Conga CLM lassen sich Schutzstufen für bestimmte Benutzerprofile und Aktionen festlegen. So kann beispielsweise vorgeschrieben werden, dass Vertriebsmitarbeitende beim Weiterleiten eines Dokuments an Kunden die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ verwenden müssen. Auch wenn mehrere Personen einen Vertrag gleichzeitig prüfen, können Zugriffsrechte bis auf einzelne Felder und Klauseln festgelegt werden. Diese detaillierte Rechteverwaltung gewährleistet maximale Sicherheit bei der Zusammenarbeit.

So richten Sie Zugriffsrechte und Dokumentenschutz ein:

1. Benutzerprofile und Rollen mit spezifischen Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten definieren
2. Berechtigungen auf Ebene einzelner Felder und Klauseln einrichten, wenn Dokumente von mehreren Personen geprüft werden
3. Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ nutzen, um Bearbeitungen zu erfassen und eine lückenlose, überprüfbare Änderungshistorie sicherzustellen

Erfahren Sie, wie Sie Rollen und Berechtigungen in Conga optimal verwalten: Video ansehen.

10. Elektronische Unterschriften standardisieren

Die Standardisierung elektronischer Unterschriften vereinfacht Freigabeprozesse und gewährleistet die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen, etwa des ESIGN Act, des UETA und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mit einer einheitlichen Plattform für elektronische Unterschriften wie Conga Sign lassen sich Verzögerungen durch manuelle Unterschriftsprozesse vermeiden, Fehler reduzieren und sichere, lückenlos dokumentierte Unterzeichnungsprozesse schaffen.

Mit Conga Sign können Nutzer Dokumente direkt im Arbeitsablauf zur elektronischen Unterschrift vorbereiten, an die zuständigen Personen weiterleiten und Unterschriften einholen. Dabei bleiben die Unversehrtheit der Dokumente und die Nachvollziehbarkeit des Unterzeichnungsprozesses gewährleistet.

So standardisieren Sie elektronische Unterschriften:

• Lösungen für elektronische Unterschriften in die CLM-Prozesse integrieren, um manuelle Weiterleitungen zu vermeiden
• Für alle Unterzeichnenden eine Identitätsprüfung einschließlich Mehrfaktor-Authentifizierung vorschreiben
• Unterzeichnete Dokumente zentral und sicher ablegen, um den Zugriff, die Auswertung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu erleichtern

Erfahren Sie, wie Sie ein PDF elektronisch unterschreiben.

11. Verpflichtungsmanagement, Erinnerungen an Vertragsverlängerungen und Meilensteinprozesse automatisieren

Die manuelle Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen führt zu Fehlern, Verzögerungen bei Vertragsverlängerungen und entgangenen Umsatzchancen. Zudem verbringen Mitarbeitende dadurch zu viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, statt sich auf strategische Tätigkeiten zu konzentrieren.

Die Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen mit einer Plattform wie Conga CLM reduziert das Risiko versäumter Fristen und entgangener Umsätze. CLM-Software überwacht wichtige Meilensteine und erinnert automatisch an anstehende Vertragsverlängerungen, damit vertragliche Verpflichtungen eingehalten werden. So können sich Teams stärker auf strategische Aufgaben wie Vertragsverhandlungen, Risikomanagement und Umsatzwachstum konzentrieren.

So automatisieren Sie die Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen, Erinnerungen an Vertragsverlängerungen und Abläufe rund um wichtige Vertragstermine:

• Vertragsdaten zentral erfassen, damit das CLM-System vertragliche Verpflichtungen, Verlängerungstermine und wichtige Meilensteine automatisch überwacht
• Regeln und Auslöser festlegen, damit das System automatisch Benachrichtigungen versendet, Aufgaben nachverfolgt und bei Fristüberschreitungen ein Eskalationsverfahren auslöst
• Benachrichtigungen aktivieren, Aufgaben zuweisen und Freigaben an die zuständigen Personen weiterleiten, damit alle Beteiligten rechtzeitig handeln und ihre Aufgaben ohne wiederholte Nachfragen erledigen

12. Vertragskennzahlen mithilfe von Analysen und Dashboards überwachen

Ohne den Einsatz von Vertragsanalysen lässt sich nur schwer beurteilen, wie erfolgreich Verträge sind, wie sich wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) entwickeln und welche Auswirkungen die Verträge haben. Zeitaufwendige, manuell erstellte Berichte erschweren es zudem, Trends zu erkennen, die Einhaltung von Vorgaben zu überprüfen oder Verträge zu identifizieren, bei denen Handlungsbedarf besteht.

Mit vorgefertigten und individuell erstellten Dashboards für das Vertragsmanagement erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick über den Vertragsstatus, die Einhaltung von Vorgaben und die geschäftlichen Ergebnisse. So können Ihre Teams wichtige Kennzahlen überwachen, Abläufe optimieren und datenbasierte Entscheidungen treffen, um Umsatz und Effizienz zu steigern.

So gestalten Sie die Überwachung Ihrer Vertragskennzahlen effizienter:

• Dashboards erstellen oder vorhandene kopieren, um Kennzahlen anzuzeigen, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind
• Datensätze nutzen, um Kennzahlen und die zugrunde liegende Geschäftslogik für die grafische Darstellung festzulegen und so einheitliche, korrekte Auswertungen in allen Dashboards sicherzustellen
• Daten filtern und gruppieren, um Verträge mit erhöhtem Risiko, überfällige vertragliche Verpflichtungen und anstehende Vertragsverlängerungen sichtbar zu machen und frühzeitig reagieren zu können

13. CLM-Software mit CRM-, ERP- und Beschaffungssystemen integrieren

Wird die Vertragsmanagement-Software nicht mit CRM-, ERP- und Beschaffungssystemen verknüpft, entstehen voneinander getrennte Datenbestände, doppelte Arbeit und ineffiziente Abläufe. Laut WorldCC sind vertragsbezogene Daten auf durchschnittlich 24 verschiedene Systeme verteilt. Dadurch wird es nahezu unmöglich, vertragliche Verpflichtungen nachzuverfolgen und rechtzeitig Entscheidungen zu treffen.

Vorgefertigte Integrationen, Programmierschnittstellen (APIs) und individuell entwickelte Anbindungen führen Daten zu Geschäftsabschlüssen und Umsätzen zusammen. Dadurch werden isolierte Datenbestände aufgelöst und die Datenqualität verbessert. So entsteht eine zentrale Informationsquelle, die Auswertungen in Echtzeit, schnellere Freigaben sowie effizientere Abläufe bei Vertragsverlängerungen und in der Beschaffung ermöglicht.

So integrieren Sie Ihre CLM-Software in andere Systeme:

1. Die CLM-Plattform mit dem CRM-System verbinden, um Kunden- und Vertragsdaten zu synchronisieren
2. ERP-Systeme anbinden, um Abrechnungen, Rechnungsstellung und Finanzberichterstattung zu optimieren
3. Programmierschnittstellen (APIs) nutzen, um individuelle Anbindungen zu entwickeln, die auf die spezifischen betrieblichen Anforderungen zugeschnitten sind

Best Practices für das Vertragsmanagement mit Conga CLM umsetzen

Setzen Sie auf eine Lösung, mit der sich Best Practices für das Vertragsmanagement in jeder Phase der gesamten Wertschöpfungskette konsequent umsetzen lassen. Conga CLM bietet ein einheitliches Datenmodell, automatisierte Abläufe und intelligente Analysefunktionen. So können Unternehmen ihre Verträge gezielt als strategische Ressourcen nutzen.

Mit einer Plattform, die auf die Anforderungen moderner Unternehmen ausgerichtet ist, schaffen Sie Transparenz über Ihre Umsätze, beschleunigen Vertragsabschlüsse und stellen die Einhaltung geltender Vorgaben sicher.

Möchten Sie Best Practices für das Vertragsmanagement umsetzen? Kontaktieren Sie das Vertriebsteam von Conga.