Signature électronique pour les entreprises : comment choisir la meilleure solution

Depuis plus de vingt ans, les solutions de signature électronique gagnent en popularité, avec l’émergence de nombreux fournisseurs sur le marché. Avec la pandémie de 2020, la plupart des entreprises se sont tournées vers des formes de communication et de contrats numériques, donnant ainsi naissance à une véritable révolution digitale. Aujourd’hui, les dirigeants et responsables d’entreprise considèrent les logiciels et solutions de signature électronique comme une étape cruciale de leur transformation numérique.

Alors que les grandes entreprises comme les petites ajustent leurs plans d’affaires pour accélérer leurs initiatives de transformation digitale, la nécessité d’abandonner les processus papier est devenue évidente. En réponse, les organisations se tournent vers des fournisseurs de solutions de signature électronique, qui offrent un composant modeste mais essentiel pour atteindre une numérisation complète, améliorer l’expérience client et maximiser l’efficacité des flux de travail.

Parmi les acteurs majeurs qui se sont imposés figurent Conga, DocuSign, Adobe Sign, SignNow, HelloSign, SignEasy, Dropbox, BoxSign et PandaDoc. Avec une telle diversité d’options, il peut être difficile de déterminer quelle solution correspond le mieux aux besoins de votre organisation dans le cadre de vos initiatives de transformation numérique. 

Définir la signature électronique

Avant d’aborder les critères clés pour choisir le meilleur logiciel de signature électronique, il est important de clarifier la distinction entre signature électronique et signature numérique. Bien que ces termes soient parfois utilisés indifféremment, ils représentent des concepts distincts.

Une signature électronique désigne une version numérisée d’une signature manuscrite, symbolisant le consentement du signataire à être lié par les termes d’un contrat. Par rapport aux signatures manuscrites, les signatures électroniques offrent de nombreux avantages, notamment une meilleure gestion des documents et contrats, des processus métiers simplifiés, ainsi qu’une expérience de signature conviviale.

En revanche, une signature numérique fait référence à la technologie de cryptage/décryptage utilisée par les logiciels de signature électronique. Elle garantit que les documents numériques restent inviolables une fois les signatures apposées. Les principaux fournisseurs de solutions de signature électronique intègrent souvent des fonctionnalités de signature numérique au sein de leurs offres complètes de signature électronique. 

Critères essentiels à vérifier pour choisir une solution de signature électronique 

Lors de l’évaluation et de la comparaison des solutions de signature électronique, il est crucial de prendre en compte les facteurs suivants. Utilisez cette liste comme guide pour déterminer la solution eSignature la plus adaptée à vos besoins : 

Flexibilité 

• Options de déploiement. La solution de signature électronique supporte-t-elle un déploiement en cloud public ou privé, ainsi qu’un déploiement on-premises derrière le pare-feu de votre organisation ?
• Modes de consommation. La solution peut-elle automatiser le processus de signature en intégrant les signatures électroniques à vos applications ?
• Supporte-t-elle la signature non intégrée ou initiée par l’utilisateur ? Existe-t-il une application mobile autonome disponible pour iOS et Android ? Y a-t-il des limitations fonctionnelles dans l’application eSignature ? Peut-on signer un nombre illimité de documents ?
• Méthodes d’authentification et options de sécurité. La solution supporte-t-elle plusieurs méthodes d’authentification, telles que les OTP par SMS et la vérification d’identité ? Propose-t-elle une combinaison de méthodes pour une authentification à deux facteurs ou multifactorielle ? Fournit-elle une piste d’audit des accords signés, enregistrant les événements clés de signature et garantissant l’intégrité des documents ?
• Compatibilité des appareils. La solution offre-t-elle une expérience optimale sur divers appareils, y compris ordinateurs portables, de bureau, tablettes, mobiles et smartphones ?
• Support global. La solution répond-elle à vos besoins eSignature à l’échelle mondiale ? Permet-elle la signature de documents en plusieurs langues ? En cas de préférence pour le stockage cloud, le fournisseur propose-t-il des centres de données dans le monde entier pour la résidence des données ?
• Support multicanal. La solution peut-elle optimiser l’expérience utilisateur sur plusieurs canaux, tels que le web, le retail, les centres d’appel ou les opérations sur le terrain ?
• Plans tarifaires. La solution propose-t-elle des modèles tarifaires économiques et adaptés à vos besoins ? Existe-t-il des plans payants et gratuits ? Quelles différences fonctionnelles entre les plans ? La structure tarifaire est-elle transparente et fiable, sans augmentation imprévue lors du renouvellement ? Comment la tarification fonctionne-t-elle pour un utilisateur individuel versus plusieurs membres d’équipe ? 

Personnalisation 
La solution de signature électronique peut-elle être personnalisée pour refléter l’image de marque de votre organisation tout au long du processus de signature ? Une expérience de signature entièrement personnalisée réduit le taux d’abandon et renforce la confiance des clients dans les transactions numériques, favorisant ainsi une adoption plus large. 

Facilité d’utilisation 
La solution est-elle intuitive pour tous les utilisateurs ? Offre-t-elle accessibilité et simplicité aussi bien pour les personnes initiant les demandes de signature que pour celles signant les documents professionnels ?

Est-elle facile à utiliser et à administrer pour les équipes IT ? La solution supporte-t-elle l’import d’images de signatures manuscrites ? Les solutions leaders incluent souvent un éditeur de documents en glisser-déposer, permettant aux équipes de préparer rapidement les documents à signer. 

Conformité 
La solution respecte-t-elle les principales réglementations et exigences mondiales, telles que eIDAS, la loi américaine Uniform Electronic Transactions Act (UETA) ou l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) ? S’aligne-t-elle aussi sur les normes spécifiques à votre secteur d’activité ? Par exemple, répond-elle aux exigences HIPAA dans le secteur de la santé ?  

Intégration   
La solution propose-t-elle des API et des kits de développement logiciel (SDK) pleinement supportés pour un déploiement rapide des intégrations ? Fournit-elle des connecteurs préconstruits pour des applications métiers populaires comme Salesforce ?

Un support complet et des exemples de code sont-ils disponibles pour les équipes de développement ? Y a-t-il des coûts supplémentaires pour les environnements de développement ? 

Automatisation 
La solution peut-elle s’intégrer aux systèmes en amont et en aval de votre organisation pour permettre un traitement automatisé de bout en bout ? Permet-elle l’application de règles métier tout au long du processus de signature ? Supporte-t-elle des étapes de traitement optionnelles comme la capture de données flexible, l’insertion de documents ou plusieurs options de signature ? Peut-elle gérer des workflows documentaires complexes automatisés ? Inclut-elle une fonction d’envoi en masse ? Propose-t-elle des modèles réutilisables pour faciliter la création documentaire ?  

Confiance  
La solution offre-t-elle plusieurs méthodes d’authentification pour valider les clients connus et inconnus ? Peut-elle combiner technologies existantes et nouvelles pour réduire les risques de fraude et de répudiation ? 

En plus des critères ci-dessus, il est essentiel de choisir un fournisseur ayant une expérience dans votre secteur et une compréhension approfondie des besoins spécifiques à votre industrie. Menez des recherches approfondies sur la réputation du fournisseur et son succès auprès de ses clients actuels afin de garantir un partenariat avec un prestataire réellement engagé dans la réussite de votre projet de signature électronique.

Que votre organisation souhaite numériser son processus d’intégration des collaborateurs, améliorer le suivi des documents ou optimiser l’expérience utilisateur grâce à des processus sans papier, il existe un cas d’usage de la signature électronique adapté à vos besoins. 

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