Le guide complet des logiciels d’automatisation des documents

Les documents sont la base de chaque processus métier, dans toutes les entreprises, quels que soient leur secteur et leur domaine d’activité. Ils transmettent l’information, définissent les conditions commerciales, formalisent les accords, et assurent la continuité des opérations.

Malgré leur importance, la création de ces documents essentiels reste souvent inefficace, chronophage, et sujette aux erreurs. De nombreuses entreprises s’appuient encore sur une création manuelle des documents, une méthode qui présente de nombreuses difficultés : 

• Générer un nouveau document pour chaque besoin est lent et fastidieux, avec un risque élevé d’erreurs humaines.
• Les données nécessaires à la création des documents sont souvent dispersées dans différents systèmes au sein de l’entreprise.
• Les documents relatifs à des accords ou processus en plusieurs étapes peuvent devenir incohérents à cause d’erreurs de cohérence et de charte graphique.
• Les documents créés manuellement peuvent être difficiles d’accès pour des processus à la demande ou en libre-service. 

C’est pourquoi les logiciels d’automatisation des documents connaissent un essor fulgurant dans le monde des affaires. Cette technologie révolutionnaire résout tous ces problèmes, et bien plus encore. 

Elle devient rapidement un outil indispensable pour toute entreprise souhaitant simplifier ses processus documentaires, améliorer la précision, et offrir une expérience client optimisée. 

Qu’est-ce que l’automatisation des documents ? 

Les logiciels d’automatisation des documents sont conçus pour simplifier la création, la gestion et la distribution des processus basés sur les documents. Ils automatisent les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie de données et la mise en forme, en utilisant des modèles basés sur des règles pour les documents courants, avec un minimum d’effort manuel.

Plutôt que de rédiger chaque document manuellement, l’automatisation des documents permet de générer des résultats cohérents et précis en remplissant automatiquement les champs dynamiques des modèles avec des données provenant de n’importe quel système source. Cette technologie est idéale pour optimiser les opérations commerciales en réduisant la charge de travail manuelle et en améliorant la précision. 

Les fonctionnalités principales des logiciels d’automatisation des documents comprennent : 

• Création automatique de documents : Des modèles préconçus servent de base pour chaque type de document. Ces modèles peuvent inclure des éléments complexes comme des clauses conditionnelles, du texte variable, des règles de mise en forme, et une personnalisation graphique.
• Saisie de données fluide : Les systèmes d’automatisation des documents s’intègrent à des plateformes externes telles que les logiciels CRM et ERP, les outils financiers, les systèmes RH, etc., permettant un transfert de données fluide et la génération de documents en temps réel.
• Automatisation des processus : Les modèles sont automatiquement remplis avec les données appropriées et un document final formaté est généré. Le logiciel supporte également les processus de revue et d’approbation pour éliminer les blocages et améliorer l’efficacité.
• Signatures électroniques : La fonctionnalité intégrée de signature électronique réduit la paperasse manuelle, facilitant la livraison de documents personnalisés et la capture sécurisée des signatures électroniques.
• Stockage sécurisé des documents : Un référentiel unique et centralisé garantit que chaque document est stocké en toute sécurité tout en restant facilement accessible en cas de besoin.
• Analyses et rapports : Des fonctionnalités avancées de reporting permettent aux dirigeants de suivre la performance organisationnelle. Des analyses approfondies basées sur les données améliorent l’analyse du pipeline et les prévisions de ventes. 

Comment fonctionne l’automatisation des documents ? 

Aujourd’hui, les entreprises cherchent à augmenter leur productivité, optimiser leurs processus et améliorer la précision, tout en maximisant leurs revenus. Les logiciels d’automatisation des documents aident à atteindre ces objectifs en combinant deux outils puissants pour offrir une solution complète : 

• La technologie de génération de documents, comme Conga Composer—vous permet d’intégrer directement dans vos documents, les données provenant de votre CRM, ERP, ou toute autre plateforme de votre choix. Des modèles personnalisables facilitent la création de propositions sans erreur et conformes à votre image de marque en quelques clics, tout en accélérant les validations juridiques grâce à des processus intégrés.
• Un outil de signature électronique, comme Conga Sign, vous offre la possibilité de livrer instantanément vos documents, de recueillir des signatures électroniques sécurisées, et de stocker les documents signés pour un accès facile. 

Ce document peut être intégré là où les équipes travaillent déjà, et directement connecté aux processus métier critiques. En un clic, vous pouvez générer des documents personnalisés, fiables et à la demande, puis les envoyer instantanément par e-mail, SMS ou téléchargement direct. 

Les logiciels d’automatisation des documents peuvent également être intégrés à tous les points de contact avec vos clients. En ajoutant cette technologie à votre site web, portail ou application, vous offrez à vos clients un accès immédiat aux informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, pour une expérience en libre-service fluide. 

Les principaux problèmes résolus par l’automatisation des documents

Les logiciels d’automatisation des documents répondent à cinq des défis les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui. 

1. Temps perdu. La plupart des entreprises passent beaucoup trop de temps à créer des documents commerciaux tels que des propositions, devis, factures, contrats ou renouvellements. La création manuelle de documents, les processus d’approbation à rallonge et la collecte des signatures sont des pratiques obsolètes qui détournent les équipes de leurs priorités commerciales. L’automatisation des documents permet de gagner un temps précieux en générant automatiquement des documents pour presque tous les cas d’usage et en fluidifiant les processus associés. 
    
2. Trop de tâches manuelles. Sans automatisation, les équipes doivent créer et gérer les documents un par un, en s’appuyant sur des processus répétitifs et fastidieux, comme copier-coller des données depuis Salesforce ou d’autres systèmes. L’automatisation élimine ces étapes manuelles et permet aux équipes de générer des documents, gérer les validations et recueillir les signatures nécessaires en quelques clics. 
    
3. Manque de cohérence. Les documents sont un pilier de l’expérience client,  et souvent le principal point de contact avec vos clients. Recevoir des documents au branding obsolète ou aux messages incohérents peut semer la confusion et nuire à l’image de votre entreprise. Les logiciels de génération de documents offrent des options de personnalisation flexibles pour garantir une mise en forme homogène, renforçant ainsi l’identité de votre marque. 
    
4. Erreurs humaines. La saisie manuelle des données entraîne fréquemment des erreurs : fautes de frappe, inversions, problèmes de mise en page ou erreurs de calcul. Ces incohérences peuvent provoquer des retards inutiles, nuire à l’expérience client, ternir l’image de marque, voire entraîner des problèmes juridiques. En automatisant les processus documentaires, vous vous assurez que les bonnes données sont intégrées à chaque document, réduisant ainsi les risques d’erreurs et les retouches. 
    
5. Expérience client dégradée. Les erreurs, incohérences et retards liés aux processus manuels nuisent à la qualité de l’expérience client. L’automatisation des documents garantit des échanges cohérents et efficaces à chaque étape, ce qui vous permet de conclure vos ventes plus rapidement. 

10 avantages des logiciels d’automatisation des documents 

Les solutions d’automatisation des documents apportent des significant benefits à toutes les équipes de l’entreprise, et ont un impact global positif sur l’organisation. Voici quelques-uns des nombreux avantages qu’elles peuvent offrir : 

1. Plus d’efficacité. Grâce à l’automatisation, les tâches fastidieuses de création manuelle de documents sont remplacées par des processus intelligents et efficaces. Elle permet aussi d’éliminer les blocages dans les circuits d’approbation, accélérant ainsi le cycle de vie des documents.
    
2. Productivité accrue. En réduisant les tâches manuelles, les équipes gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme conclure des ventes ou accompagner les clients. L’automatisation permet également de traiter un volume de travail plus important sans augmenter les effectifs.
    
3. Meilleure précision et conformité. L’automatisation des documents supprime les saisies manuelles chronophages et sources d’erreurs, garantissant une plus grande fiabilité. Et comme les documents sont créés à partir de modèles validés, les risques de non-conformité sont fortement réduits.
    
4. Expérience client optimisée. Avec l’automatisation, les équipes peuvent fournir une expérience plus professionnelle et cohérente, en garantissant des documents toujours exacts, homogènes et envoyés dans les délais.
    
5. Accélération des cycles de signature. En automatisant les processus documentaires, vous accélérez tout le cycle de vie des documents, de leur génération à la signature en passant par l’approbation et l’envoi. Résultat : les ventes se concluent plus vite, les revenus sont encaissés plus rapidement et la trésorerie s’améliore.
    
6. Réduction des coûts. L’automatisation permet de réduire les coûts de main-d’œuvre en diminuant les tâches manuelles et en supprimant les délais associés aux processus traditionnels.
    
7. Passage à l’échelle facilité. À mesure que l’entreprise grandit, le volume de documents augmente de façon exponentielle. Là où les processus manuels peinent à suivre, les solutions d’automatisation sont conçues pour gérer facilement des volumes importants.
    
8. Collaboration améliorée. Les logiciels d’automatisation permettent la collaboration en temps réel : plusieurs membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur un même document.
    
9. Analyses et insights avancés. Les meilleures solutions d’automatisation intègrent des outils de reporting et d’analyse, offrant une vision approfondie de la performance de l’entreprise, de l’efficacité des processus documentaires, et bien plus encore.
    
10. Sécurité et accessibilité. Fini les recherches dans des classeurs ou des disques durs pour retrouver un document : l’automatisation permet un stockage centralisé, à la fois sécurisé et facilement accessible. 

Pourquoi automatiser les processus de génération de documents ? 

Comme nous l’avons vu plus haut, les logiciels d’automatisation des documents permettent de résoudre de nombreux problèmes métier courants et offrent des avantages concrets et mesurables. En résumé, les raisons d’adopter une solution d’automatisation des documents se regroupent en deux grandes catégories : 

1. Une meilleure expérience métier. 
   L’automatisation documentaire élimine les tâches manuelles répétitives, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Résultat : une productivité accrue, des délais de traitement plus courts et une meilleure efficacité opérationnelle. En automatisant la saisie des données, elle réduit également les risques d’erreurs et améliore la précision, ce qui accélère les cycles de vente et augmente les taux de transformation. Les fonctions d’analyse et de reporting intégrées aident par ailleurs les entreprises à prendre des décisions plus éclairées. 
    
2. Une meilleure expérience client. 
   Tous les bénéfices de l’automatisation des documents contribuent à offrir une expérience client supérieure. Des délais de réponse plus courts et des informations plus fiables permettent de répondre efficacement aux attentes. Des processus fluides et un branding cohérent renvoient une image professionnelle de l’entreprise. Et en intégrant l’automatisation documentaire à votre site web, portail ou application, vous offrez à vos clients un accès immédiat aux documents et informations dont ils ont besoin, pour une expérience en libre-service simple et fluide. 

Cas d’usage de l’automatisation des documents, par service 

Les cas d’usage de l’automatisation des documents au quotidien sont pratiquement infinis. Dans toute l’organisation, les équipes peuvent générer des documents sécurisés, conformes à l’image de marque et sans erreur en seulement quelques clics. Voici quelques exemples concrets : 

Documents liés aux ventes et aux revenus 

• Propositions commerciales
• Devis
• Bons de commande
• Renouvellements
• Rapports de pipeline  

Documents juridiques 

• Contrats
• Accords de confidentialité (NDA)
• Contrats-cadres de services (MSA) 

Documents financiers 

• Factures
• États financiers
• Bons de commande
• Revues opérationnelles mensuelles

Communications client

• Lettres de bienvenue
• Mises à jour de compte
• Notifications de renouvellement
• Alertes de conformité 

Documents RH et internes 

• Contrats de travail
• Documents d’intégration
• Évaluations de performance

Et ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Tous les documents essentiels de l’entreprise peuvent être automatiquement remplis avec les bonnes données, quel que soit leur système d’origine. Les équipes peuvent ainsi fournir à leurs clients et prospects des documents professionnels, cohérents et sans erreur, à chaque fois. 

Cas d’usage de l’automatisation des documents, par secteur d’activité 

Les logiciels d’automatisation des documents ont des applications variées qui s’étendent à presque tous les secteurs. En simplifiant la création et la gestion de documents complexes, ils permettent à de nombreuses organisations de répondre plus facilement à leurs besoins opérationnels et réglementaires spécifiques. Voici quelques exemples concrets d’utilisation par secteur : 

Santé   
Les acteurs du secteur de la santé et des sciences de la vie peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, renforcer leur conformité et contribuer à de meilleurs résultats pour les patients grâce à l’automatisation des documents. 

• Relevés de facturation des patients : générez des documents de facturation personnalisés pour chaque patient.
• Résultats d’examens : envoyez des rapports médicaux individuels à l’aide de modèles standardisés.
• Formulaires de demande de remboursement : automatisez la création des dossiers pour fluidifier les échanges entre prestataires et patients. 

Services financiers 
Banques, sociétés d’investissement et autres entreprises financières utilisent l’automatisation des documents pour offrir une expérience client exceptionnelle, sans compromettre la sécurité des données sensibles.

• Relevés de compte : créez et envoyez des relevés mensuels en volume pour les comptes bancaires ou d’investissement.
• Contrats de prêt : générez rapidement et en masse des contrats de prêt ou d’hypothèque.
• Documents fiscaux : Créez facilement les documents fiscaux requis, comme les bulletins de paie ou attestations annuelles pour les impôts. 

Énergie & télécommunications 
Les fournisseurs de services publics doivent gérer un grand nombre de documents clients complexes, sans marge d’erreur. C’est un cas d’usage idéal pour l’automatisation.

• Factures : envoyez instantanément les factures mensuelles d’électricité, d’eau ou de gaz à des millions d’abonnés.
• Notifications de service : diffusez en masse des informations sur des interruptions temporaires, des évolutions tarifaires ou des mises à niveau.
• Courriers de conformité : générez et envoyez automatiquement les communications réglementaires requises. 

Assurance  
Les compagnies d’assurance peuvent tirer parti de l’automatisation des documents pour gérer efficacement un grand volume de documents client, aussi bien récurrents que ponctuels.

• Renouvellements de contrat : générez automatiquement les documents nécessaires à chaque cycle de renouvellement.
• Indemnisations : créez en masse les courriers d’indemnisation et autres documents liés aux sinistres.
• Explications de garanties : fournissez aux assurés un récapitulatif détaillé de leurs couvertures. 

Industrie / Fabrication  
Les industriels peuvent améliorer leur efficacité et renforcer leurs relations commerciales en automatisant la gestion de leurs nombreux processus documentaires. 

• Garanties produit : émettez les certificats de garantie pour les ventes en grande quantité.
• Fiches techniques : créez et envoyez les spécifications techniques aux distributeurs, même pour des catalogues complexes.
• Documentation de sécurité : générez à grande échelle les certificats de conformité et notices d’utilisation. 

Immobilier
Les agents immobiliers, gestionnaires locatifs et professionnels du secteur peuvent utiliser l’automatisation des documents pour fluidifier les transactions et améliorer l’expérience client.

• Contrats de location : gérez facilement un grand nombre de baux grâce à des modèles automatisés.
• Avis aux locataires : envoyez les notifications réglementaires (hausse de loyer, maintenance, renouvellement, etc.).
• Promesses ou actes de vente : générez des contrats de vente personnalisés à grande échelle.  

Hôtellerie & tourisme
Les agences de voyages, hôtels, compagnies aériennes, restaurants et lieux de divertissement peuvent s’appuyer sur l’automatisation des documents pour offrir une expérience client fluide et sans stress.  

• Confirmations de réservation : générez rapidement des confirmations pour des volumes importants.
• Itinéraires personnalisés : créez et envoyez des programmes de voyage sur mesure à grande échelle.
• Documents liés aux programmes de fidélité : envoyez les relevés de points à la fréquence souhaitée, même pour des bases clients larges. 

Comment choisir le bon logiciel d’automatisation des documents 

Avec une multitude de solutions d’automatisation des documents sur le marché, choisir la bonne peut sembler décourageant. Il est essentiel de s’assurer que la solution retenue corresponde bien aux défis et objectifs propres à votre organisation. Voici comment procéder : 

1. Évaluez vos besoins
   Cela peut sembler évident, mais prendre la bonne décision commence par comprendre ce que vous cherchez à accomplir. Quels sont les principaux enjeux de votre entreprise ? Quels sont vos objectifs prioritaires ? Vos équipes ont-elles du mal à gérer un volume important de contrats ? Cherchez-vous simplement à accélérer les cycles ou à réduire les coûts opérationnels  
2. Posez les bonnes questions  
   Les démonstrations de logicielles peuvent être très séduisantes, il est donc important de rester vigilant et de poser beaucoup de questions. En évaluant différentes solutions d’automatisation des documents, assurez-vous d’obtenir des réponses satisfaisantes sur des points tels que :
   1. Fonctionnalités : La solution inclut-elle toutes les fonctionnalités clés évoquées précédemment (bibliothèques de modèles, personnalisation, collaboration, reporting) ?
   2. Scalabilité : La solution peut-elle gérer le volume actuel de documents ? Sera-t-elle capable de s’adapter à vos besoins à mesure que votre entreprise se développe et devient plus complexe ?
   3. Automatisation des processus : La solution est-elle assez flexible pour gérer tous vos processus documentaires et cas d’usage ?
   4. Contrôle des documents : Quel niveau de contrôle avez-vous sur des aspects comme la gestion des versions et les droits d’accès ?
   5. Signature électronique : La solution inclut-elle des capacités intégrées de signature électronique sécurisée, utilisables sur tous les canaux ?
   6. Conformité : Comment la technologie vous aide-t-elle à respecter les normes et régulations applicables ? Vos documents sont-ils protégés, sécurisés, et accessibles uniquement aux bonnes personnes ? Bénéficient-ils d’une piste d’audit complète ? Sont-ils envoyés dans les délais requis pour répondre aux obligations de conformité ?
   7. Mise en œuvre et formation : Quel accompagnement est proposé lors de l’intégration de la solution dans votre environnement technique ? Votre contrat comprend-il une prise en main par les utilisateurs et des ressources en libre-service ?
   8. Expérience sectorielle : Depuis combien de temps le fournisseur propose-t-il ce type de solution ? Dispose-t-il d’un historique réussi auprès d’entreprises de votre secteur ?
   9. Tarification : Le coût est-il raisonnable et compétitif par rapport à des offres similaires ? Qu’est-ce qui est inclus dans le prix ?
3. Évaluez l’intégration et la compatibilité
   L’ajout d’un nouveau logiciel dans votre infrastructure technologique peut être complexe, car sa valeur sera limitée s’il ne s’intègre pas parfaitement avec les autres outils utilisés quotidiennement par vos équipes. Assurez-vous que la solution choisie est compatible avec les principaux logiciels métiers comme votre CRM, ERP, messagerie ou plateformes financières.
4. Ne précipitez pas la mise en œuvre   
   Une fois votre choix fait, pensez à lancer un projet pilote avec un groupe restreint d’utilisateurs avant de déployer la solution à l’ensemble des équipes. Cela vous permettra de recueillir des retours et d’ajuster les configurations sans perturber le travail de tous. N’hésitez pas à vous appuyer sur l’équipe d’accompagnement du fournisseur pour bénéficier de bonnes pratiques tout au long de la phase d’implémentation. 

Choisir la bonne solution est essentiel pour en exploiter tout le potentiel. Pour mieux comprendre comment sélectionner la solution d’automatisation des documents la plus adaptée à vos besoins, consultez notre guide d’achat dédié au choix de la solution d’automatisation des documents. 

La solution d’automatisation des documents de Conga 

L’automatisation des documents peut transformer en profondeur la manière dont votre entreprise fonctionne. Non seulement elle optimise l’efficacité et la croissance, mais elle offre aussi un retour sur investissement tangible, sous la forme de délais de conclusion plus courts et de taux de réussite accrus.  

Une seule solution vous offre la flexibilité, la scalabilité et les capacités robustes du logiciel d’automatisation des documents de Conga. Conga vous permet d’intégrer parfaitement les processus essentiels de génération de documents et de signature électronique là où vous travaillez :  

• Créez des documents précis et personalisés en un clic
• Automatisez la facturation sans effort
• Envoyez des communications personnalisées et exactes à vos clients
• Offrez à vos clients un accès en libre-service aux documents via votre application ou portail
• Faites évoluer vos opérations pour offrir une expérience inégalée à vos collaborateurs comme à vos clients 

Conga Composer est le choix évident pour simplifier vos processus de génération de documents. Grâce à notre solution, vos équipes peuvent générer automatiquement des documents sans erreur, conformes à votre charte graphique et remplis avec des données provenant de n’importe quelle source. Elles peuvent ensuite les livrer rapidement pour satisfaire vos clients à chaque fois.

Avec Conga Sign, notre solution eSignature de niveau entreprise, vous avez le pouvoir de collecter des signatures électroniques sécurisées et juridiquement contraignantes, partout et à tout moment, tout en stockant facilement les documents signés pour un accès rapide.  

Planifiez une démonstration gratuite pour découvrir comment le logiciel d’automatisation des documents de Conga peut transformer vos processus documentaires. 

6 points clés à retenir 

• Le logiciel d’automatisation des documents est conçu pour simplifier la création, la gestion et la diffusion des processus basés sur les documents.
• Une solution complète d’automatisation des documents combine deux outils puissants, la génération de documents et la signature électronique, pour fluidifier les processus et augmenter la productivité.
• L’automatisation des documents répond à de nombreux défis courants auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui, notamment la perte de temps, le travail manuel et les erreurs humaines.
• Les bénéfices de l’automatisation des documents s’étendent à toute l’organisation, incluant une plus grande efficacité, une meilleure précision, une réduction des dépenses, et bien plus encore.
• Les cas d’usage de l’automatisation des documents sont pratiquement illimités, couvrant presque tous les départements fonctionnels, secteurs et industries.
• Conga vous permet d’intégrer facilement les processus essentiels de génération de documents et de signature électronique, où que vous soyez.