Guide d'achat : comment choisir une solution d'automatisation des documents

Quel que soit votre secteur d’activité, vous êtes probablement submergé par un flot constant de documents. Qu’il s’agisse de supports papier, numériques ou d’un mélange des deux, le risque de se perdre dans cette masse est bien réel.

Avec la généralisation des démarches zéro papier, de nombreuses entreprises s’appuient sur la technologie pour alléger la charge de travail et éliminer les tâches répétitives et fastidieuses. En automatisant vos documents métier clés, vous réduisez les interventions manuelles, améliorez la qualité des données et renforcez votre image de marque.

L'automatisation des documents connaît un engouement croissant depuis plusieurs années, mais par où commencer ? Nous avons conçu ce guide simple et rapide pour vous fournir toutes les informations nécessaires afin de bien démarrer. 

Qu’est-ce que la génération de documents ? 

La génération de documents consiste à créer les documents essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise. Il peut s’agir, par exemple, de contrats, de propositions commerciales, de cahiers des charges (SOW), de factures ou encore d’ordres de mission.

L’automatisation permet de fluidifier l’ensemble du cycle de vie de vos documents stratégiques, pour une gestion plus efficace. 

Les avantages de l’automatisation des documents 

Dans le cadre des opérations liées aux revenus, les documents jouent un rôle clé à chaque étape du processus, impactant chaque interaction avec les équipes et les clients.

Les solutions d’automatisation documentaire offrent des notifications en temps réel, un suivi précis et des analyses fiables, avec rapidité et exactitude. Parmi les autres avantages de l’automatisation : 

• Élimination de la saisie manuelle, chronophage et source d’erreurs
• Gain d’efficacité pour les équipes et amélioration des performances, sans ressources ni coûts supplémentaires
• Expérience client optimisée grâce à des documents clairs, des négociations accélérées et une adoption plus rapide 

L’automatisation peut transformer votre organisation en un moteur plus agile, plus performant et plus rentable. 

Cas d’usage de la génération de documents 

Les documents sont un élément clé dans presque tous les secteurs d’activité. Et même si chaque industrie a ses propres exigences et sa propre clientèle, la génération de documents apporte des avantages concrets dans de nombreux cas d’usage.

Dans des secteurs comme les sciences de la vie et la santé, les services financiers, l’industrie, les technologies de l’information, et bien d’autres encore, les solutions de génération de documents peuvent être utilisées pour : 

• Propositions commerciales
• Devis
• Bons de commande
• Renouvellements
• Factures
• Contrats
• Ordres de mission
• Bilans d’activité mensuels
• Rapports et tableaux
• Lettres de bienvenue
• Rapports de tickets/support client
• Analyse du pipeline 

Avantages de la génération de documents par secteur d’activité 

• Santé et sciences de la vie
  Conga Composer aide les entreprises du secteur santé et sciences de la vie à générer à grande échelle des formulaires et documents intégrant les informations pertinentes des patients et des produits. 
  En savoir plus.
  • Exemples de documents : 
    Consentements patients, intégration aux essais cliniques, accords de privilège hospitalier, compte-rendu de consultation, formulaires de confidentialité conformes au RGPD, compte-rendu de sortie, rapports d’intervention sur le terrain
• Services financiers    
  Les sociétés de services financiers s’appuient sur Conga Composer pour gérer leurs documents bancaires, d’investissement et d’assurance. Composer génère rapidement des documents incluant les informations clés des clients tout en assurant une traçabilité complète tout au long du processus. 
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  • Exemples de documents : 
    Services fiduciaires, propositions tarifaires, contrats, fusions & acquisitions, présentations d’introduction en bourse (IPO), factures, facturation
• Industrie High Tech   
  Les entreprises high tech utilisent des modèles Word et les outils de création de solutions Composer pour déployer facilement des modèles de devis et propositions, afin de conclure et exécuter davantage de contrats. En automatisant leur processus de renouvellement, elles améliorent aussi la communication avec leurs clients et stimulent leurs revenus. 
  En savoir plus.
  • Exemples de documents : 
    Devis, propositions commerciales, contrats, présentations commerciales, bons de commande, accords de renouvellement, cahiers des charges (SOW) 

Identifiez les problématiques que votre entreprise peut résoudre grâce à l’automatisation des documents 

Avant d’investir dans une solution d’automatisation des documents, il est essentiel de définir clairement vos objectifs. Il ne suffit pas d’automatiser tous les processus documentaires, ni même tous les documents utilisés par votre entreprise. Certains documents sont trop rarement utilisés pour justifier l’effort et les coûts d’automatisation, tandis que d’autres n’ont pas un impact suffisant pour être prioritaires lors de la mise en place initiale. 

Prenez le temps d’identifier vos documents les plus fréquents et les plus stratégiques, ainsi que ceux qui génèrent le plus de difficultés opérationnelles. Analysez les points de friction rencontrés par vos équipes dans la gestion des documents, et repérez où du temps est perdu à cause de tâches manuelles. Tous ces éléments constituent d’excellents candidats à l’automatisation. 

Selon votre secteur d’activité, vous pouvez envisager d’automatiser : 

• Contrats
• Factures
• Bons de commande
• États financiers
• Profils clients
• Rapports de performance
• Documents d’intégration 

Chaque entreprise est unique, assurez-vous donc de bien comprendre les problèmes que vous souhaitez résoudre grâce à l’automatisation, puis choisissez le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins. 

Étudiez les différentes solutions d’automatisation des documents 

Avec toutes les solutions d’automatisation des documents disponibles sur le marché, il est important de mener une recherche approfondie pour réduire vos options. Lisez les avis, demandez des recommandations et, si possible, échangez avec des utilisateurs actuels. Il est également judicieux de tester quelques solutions présélectionnées avant de faire votre choix final. De nombreux éditeurs proposent des essais gratuits, profitez-en ! 

Lors de vos recherches, prenez en compte les critères suivants : 

• Interface utilisateur intuitive. 
  Vous souhaitez une solution facile à comprendre et simple à utiliser, afin que les utilisateurs ne reviennent pas aux anciennes méthodes. Une interface compliquée est la cause la plus sûre d’un échec d’implémentation.
• Fonctionnalités collaboratives. 
  La plupart des documents sont traités par plusieurs personnes au cours du processus. Votre solution doit permettre une collaboration fluide en temps réel, avec des notifications automatiques pour faire avancer les documents.
• Options d’intégration. 
  Pour être efficace, votre logiciel d’automatisation documentaire doit s’intégrer parfaitement aux outils métier que votre entreprise utilise au quotidien, comme votre CRM, votre plateforme email, votre logiciel de comptabilité, vos outils de facturation, la suite MS Office, etc.
• Évolutivité. 
  Les besoins en automatisation de documents évolueront probablement avec la croissance de votre entreprise. Assurez-vous de ne pas être limité par votre solution. Vérifiez la capacité d’évolution, leurs coûts, et la possibilité d’ajouter des utilisateurs ou des fonctionnalités supplémentaires.
• Sécurité. 
  La confidentialité, la sécurité et la protection des données sont des enjeux majeurs pour toute entreprise, et doivent être une priorité pour votre fournisseur d’automatisation documentaire. Choisissez une solution offrant un chiffrement de bout en bout, une protection par mot de passe, une authentification à deux facteurs et une gestion des droits d’accès par niveaux.
• Support client. 
  Lorsque vous rencontrerez, inévitablement, des problèmes avec votre logiciel d’automatisation, vous devez pouvoir compter sur une assistance efficace. Bien que ce ne soit pas toujours le facteur principal, c’est un critère à considérer.
• Prix. 
  Le critère final est que la solution corresponde à votre budget. Pour certaines petites entreprises avec des besoins limités, une solution d’entrée de gamme, voire gratuite, peut suffire. Pour les grandes entreprises, un package complet sera souvent nécessaire. Quel que soit votre budget, assurez-vous de comparer des solutions équivalentes afin d’éviter les mauvaises surprises.  

Fonctionnalités clés d’un logiciel de génération de documents 

Choisir le bon outil pour votre organisation demande du temps et une réflexion approfondie. Évaluez l’étendue de vos besoins pour chaque équipe concernée et déterminez comment chaque fonctionnalité peut optimiser vos opérations, aujourd’hui et demain. Pour maximiser l’efficacité, privilégiez une solution de génération de documents qui inclut les fonctionnalités suivantes : 

• Création 
  Générez des documents pour de nombreux cas d’usage au format Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, fichiers PDF ou emails HTML.
• Fusion 
  Intégrez des données issues d’objets standards ou personnalisés Salesforce, ou provenant de sources de données externes.
• Génération conditionnelle 
  Afficher certains éléments selon des conditions, regroupez des données et calculez des formules selon des règles métier.
• Personnalisation de la marque 
  Incorporez du contenu professionnel et complexe, comme des tableaux, images, alignement à droite, graphiques, tableaux de bord, polices personnalisées, filigranes et devises internationales.
• Distribution 
  Proposez des options de livraison flexibles : fichiers téléchargeables localement, stockés chez des fournisseurs de stockage (Salesforce, Box, Google Drive, Amazon S3, etc.), envoyés par email et/ou intégrés avec une solution de signature électronique.
• Notifications, suivi et historique 
  Recevez des notifications en temps réel lorsque vos documents sont consultés, avec les détails de qui les a vus et pendant combien de temps.
• Gestion des flux de travail 
  Enregistrez automatiquement les activités, créez des tâches de suivi et mettez à jour les champs associés.
• Automatisation 
  Déclenchez des solutions intégrées dans votre CRM pour automatiser la génération de documents via un flux de travail. 

Avec Conga, votre business est au cœur de nos solutions 

En tant qu’application de génération de documents la plus populaire sur Salesforce AppExchange, Conga Composer vous permet de générer automatiquement des documents sans erreur et parfaitement conformes à votre charte. Grâce à notre solution, vous pouvez envoyer des communications précises et cohérentes, directement alimentées par vos données, pour valoriser votre marque et satisfaire vos clients. 

Formats illimités pour des cas d’usage illimités 

Conga Composer vous permet de créer tous les documents dont votre entreprise a besoin, en interne comme en externe. Avec notre modèle de licence par utilisateur, les administrateurs peuvent créer autant de modèles que nécessaire, et les utilisateurs générer autant de documents qu’ils le souhaitent, sans frais supplémentaires par document.

Composer prend en charge les cas d’usage les plus complexes en matière de modèles, de mise en forme et de collecte de données. Vous pouvez utiliser des tableaux, images, texte enrichi, graphiques, tableaux de bord, polices personnalisées, filigranes, formules dynamiques et devises internationales. Générez des documents adaptés à tous les cas d’usage avec différents formats de modèles, notamment .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, ainsi que des emails au format HTML. 
 

Témoignages client

 
Islamic Relief Worldwide utilise Conga Composer pour automatiser ses rapports aux donateurs, économisant ainsi 161 000 heures chaque année. Grâce à la capacité de Composer à prendre en charge et détecter plusieurs langues, la traduction manuelle n’est plus nécessaire, ce qui leur fait gagner du temps et de l’argent.  

   
Autism CRC réduit de 80 % le temps consacré à la mise à jour manuelle de ses documents grâce à Conga Composer. 

Caractéristiques du produit

• Fusion de données issues de multiples systèmes 
  Avec Conga Composer, vous pouvez fusionner les données provenant d’objets Salesforce standards ou personnalisés ainsi que celles issues de bases de données externes dans vos modèles Composer. Profitez d’une récupération avancée des données grâce à des requêtes imbriquées, des semi-joins et la prise en charge de requêtes SOQL complexes pour une génération de documents puissante et efficace.
• Fonctionnalités d’automatisation pour simplifier vos processus 
  Configurez l’automatisation et l’envoi massif de documents en quelques clics seulement. Avec Conga Composer, vous pouvez envoyer des centaines de documents simultanément, sans intervention humaine. Libérez du temps pour vos équipes afin qu’elles se concentrent sur d’autres priorités, augmentant ainsi leur efficacité et leur motivation.
• Sécurité système   
  Conga est fier de faire partie de la Cloud Security Alliance. Notre Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) et notre équipe sécurité s’engagent à appliquer les meilleures pratiques en matière de sécurité, confidentialité et conformité. Ces protocoles garantissent aux clients Conga le respect de nombreuses obligations réglementaires, de protection des données et de conformité à travers le monde.

Commencez dès aujourd’hui votre automatisation documentaire 

L’automatisation des documents peut transformer votre façon de travailler. Il est donc essentiel de choisir l’outil le mieux adapté à vos besoins. Avec une note de 5 étoiles sur Salesforce AppExchange, Conga s’efforce de maintenir un haut niveau de satisfaction et de support client. 

Chez Conga, nous proposons des fonctionnalités de pointe qui vont bien au-delà de la simple génération de documents. Vous pouvez utiliser Composer en complément des solutions de la suite Conga, telles que eSignature, CLM, CPQ, circuits d’approbation, automatisation des processus, facturation, gestion des paiements, et bien plus encore.