5 problèmes liés à la gestion documentaire et comment les résoudre

Vous ou votre équipe commerciale passez trop de temps à préparer des devis, propositions, contrats ou renouvellements ? La plupart de vos tâches de génération de documents sont-elles manuelles ? Si c’est le cas, il y a de fortes chances que vous rencontriez l’un des cinq blocages les plus courants en matière de génération documentaire. Les blocages, c’est vraiment ce qu’il y a de plus frustrant ! Heureusement, il existe des solutions très efficaces pour les éliminer. 

Les défis 

1. Une perte de temps précieuse 

Si vous vous êtes déjà dit : « On passe beaucoup trop de temps à préparer des documents comme des propositions commerciales, devis, factures, contrats ou renouvellements », vous n’êtes pas seul. De nombreuses équipes commerciales perdent un temps considérable à assembler ces documents, à obtenir des signatures et à gérer manuellement des étapes clés du cycle de vente. 

La cause principale de ces blocages ? Des processus obsolètes, chronophages et encore trop souvent basés sur le papier. 

Et quand ces processus dépassés font perdre du temps, cela a un impact direct sur le chiffre d’affaires. Un ralentissement du time-to-revenue réduit également les opportunités de générer du revenu… tout simplement parce que votre temps est accaparé par la création de documents ou l’attente de signatures importantes. 

La solution :  génération de documents de Conga, Conga Composer, permet de créer des documents adaptés à presque tous les cas d’usage, dans des formats tels que Word, Excel, PowerPoint, PDF ou e-mails HTML. Elle améliore également les processus et fait gagner un temps précieux, en enregistrant automatiquement les activités, en créant des tâches de suivi, voire en mettant à jour certains champs.  

Pourquoi c’est important : L’automatisation documentaire accélère le cycle de revenus en diffusant plus rapidement les informations critiques, avec un impact direct sur chaque interaction, en interne comme avec vos clients. Les solutions automatisées de Conga offrent des notifications en temps réel, un suivi précis et des analyses détaillées, avec une rapidité et une fiabilité inégalées, pour tirer le meilleur parti de chaque document et à chaque fois. 

• La nécessité de copier-coller manuellement des données depuis Salesforce ou d’autres sources dans vos documents.
• L’absence de processus automatisés permettant de générer et déclencher des groupes de documents simultanément.

 

La solution : Conga automatise les processus et déclenche des traitements par lots pour offrir une expérience fluide à vos équipes commerciales. Grâce aux règles de workflow Salesforce, vous pouvez lancer Conga Composer, planifier la génération de centaines de documents, et simplifier l’ensemble du processus. Une fois générés, les documents sont signés et archivés facilement avec Conga Sign. Optimisez chaque point de contact tout au long du cycle de revenus : des propositions commerciales à la gestion des contrats, jusqu’aux renouvellements. 

Pourquoi c’est important : Un workflow automatisé est plus économique et intuitif, aussi bien pour vos collaborateurs que pour vos clients. Vous libérez ainsi du temps pour que vos équipes commerciales se recentrent sur ce qu’elles font de mieux : vendre, faire de la vente additionnelle, et générer des revenus plus prévisibles. 

3. Manque d’uniformité 

Les documents sont souvent au cœur de l’expérience client, parfois même l’unique point de contact avec vos clients. Des modèles obsolètes, non conformes à votre charte ou véhiculant des messages dépassés, nuisent à votre image de marque et à l’expérience client.

On pourrait croire qu’il suffit d’uniformiser tous les documents… mais ce n’est pas si simple. Chaque type de document a ses propres exigences : un contrat nécessite une mise en page claire et sobre, tandis que d’autres documents commerciaux peuvent mériter un format plus visuel, plus impactant. Votre outil de génération documentaire doit donc être flexible et s’adapter à vos besoins spécifiques.

La solution : Avec Conga, vous pouvez facilement intégrer votre identité de marque à tous vos documents. Logos, messages, tableaux, images, graphiques, tableaux de bord, polices personnalisées, filigranes, devises… tous les éléments peuvent être configurés pour garantir des documents à la fois professionnels, cohérents et adaptés à chaque usage.

Pourquoi c’est important : Une image de marque cohérente renforce la crédibilité de votre entreprise et améliore l’expérience client. Vous donnez ainsi la meilleure impression à chaque interaction, grâce à des documents de qualité, alignés avec votre identité visuelle.   

4. Taux d’erreur élevé 

Lorsque les tâches sont réalisées manuellement et que l’automatisation est limitée, le risque d’erreurs augmente considérablement. Incohérences, oublis et fautes peuvent nuire à l’expérience client, entacher l’image de marque, voire engendrer des problèmes juridiques. Il suffit de ne pas savoir qui doit signer quoi ou de recueillir une signature incorrecte pour que tout le processus soit retardé ou remis en question.

La solution : L’automatisation des contrats et des rapports permet d’éliminer les blocages, de partager les données avec les bonnes personnes et de réduire le temps consacré à la correction des erreurs de mise en forme.

Pourquoi c’est important : Grâce à ses fonctionnalités d’automatisation et à ses modèles prédéfinis, Conga contribue à réduire le taux d’erreur et à sécuriser le cycle de chiffre d’affaires.  

5. Expérience client dégradée 

En l’absence d’options de livraison flexibles pour l’envoi des documents et la collecte des signatures, votre entreprise risque de manquer des opportunités. Se limiter à l’envoi par e-mail peut entraîner des pertes d’information ou une confusion sur les actions attendues, comme l’endroit où signer.

La solution : Les capacités d’automatisation de Conga facilitent la signature et l’envoi des documents, pour accélérer la finalisation des accords. Vous pouvez transmettre les documents via plusieurs canaux, proposer différents modes de livraison automatisés et générer des fichiers à télécharger, stocker dans une plateforme, envoyer par e-mail ou intégrer à une solution de signature électronique.

Pourquoi c’est important : En centralisant la génération de documents et la signature électronique dans un processus fluide, vous améliorez l’expérience client tout en accélérant la conclusion des affaires.  

Téléchargez l’infographie gratuite : 5 blocages documentaires et comment les surmonter

Trouvez la solution adaptée à votre cycle de revenus 

Ne laissez pas les blocages freiner votre croissance. Éliminez les processus inefficaces et tirez le meilleur parti de votre cycle de revenus grâce à des solutions adaptées à votre entreprise. 

La génération automatique de documents vous permet de piloter vos processus de gestion des revenus en diffusant les informations et données essentielles de façon fluide, fiable et efficace. 

Avec Conga Composer, vous réduisez les erreurs et améliorez la communication avec vos clients en automatisant la création de documents à l’aide de modèles entièrement personnalisables, à l’image de votre marque. 

Accélérez les approbations et passez du “non” au “oui” en quelques minutes grâce à Conga Sign, notre solution de signature électronique sécurisée. Signez plus vite, économisez de l’argent, réduisez les risques, et offrez à vos clients comme à vos équipes une expérience simple et fluide. 

Ne laissez plus d’argent sur la table !  Valorisez votre marque et séduisez vos clients tout en simplifiant vos processus grâce à Conga !

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