5 problématiques majeures de la génération de documents et nos solutions
Prenez quelques minutes pour faire le point avec votre équipe commerciale sur la rédaction de vos devis, propositions commerciales et contrats : y passez-vous trop de temps ? Avez-vous opté pour une gestion automatisée ? Vous devez très certainement faire face aux cinq problématiques les plus courantes en matière de génération de documents. Multiplier les goulots d’étranglement dans les flux de votre activité représente un réel frein mais il existe des solutions efficaces pour y remédier.
Si vous vous êtes déjà dit que vous passiez beaucoup trop de temps à rédiger vos documents en pensant à vos propositions commerciales, vos devis, vos factures, vos contrats et leurs renouvellements, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul(e). De nombreuses équipes commerciales perdent un temps considérable à rassembler des documents, à obtenir des signatures et à gérer manuellement d'autres étapes clés du processus de vente. Ces derniers, obsolètes, fastidieux et lourds en papier, sont à l'origine de la plupart des goulots d'étranglement que vous pouvez expérimenter.
Lorsque ces processus font perdre du temps, les revenus s’en ressentent. Quand le délai de conversion d’un deal commercial ralentit, les opportunités de générer des revenus se réduisent également, car vous passez l’essentiel de votre temps à générer des documents ou à attendre des signatures importantes.
La solution : la solution de génération de documents de Conga, Conga Composer, peut générer des documents pour répondre à presque tous les cas d'usage, qu’ils soient sur Word, Excel, PowerPoint, en PDF ou via des emails (HTML). Elle peut également améliorer le flux de travail et réduire le temps consacré à l'enregistrement automatique des activités, à la création de tâches de suivi et même à la mise à jour des champs.
Pourquoi est-ce important ? Les documents automatisés accélèrent le cycle des activités commerciales en communiquant plus rapidement les informations critiques, en donnant le rythme à chaque équipe et à chaque interaction avec le client. Les solutions automatisées de Conga fournissent des notifications, un suivi et des analyses en temps réel avec une rapidité et une précision uniques afin de donner une valeur maximale à chaque document, à chaque fois.
Une automatisation limitée signifie que vos équipes réalisent davantage de travail manuel et que vous travaillez sur chaque document séparément plutôt que de manière centralisée. Une telle démarche crée des goulots d'étranglement importants dans votre flux de travail. Une automatisation limitée peut également :
La solution : Conga automatise et offre des capacités de traitement en lot pour une expérience utilisateur complètement transparente pour vous et vos équipes commerciales. Vous pouvez activer Conga Composer à l'aide d'une simple règle dans Salesforce, puis regrouper et planifier des centaines de documents pour un processus simplifié et rationalisé. Ensuite, faites signer les documents puis classez les facilement grâce à Conga Sign. Optimisez les points de contact clés à toutes les phases du cycle de vie du revenu, des propositions aux renouvellements en passant par la gestion des contrats.
Pourquoi est-ce important ? La création d'un flux de travail automatisé est rentable et intuitive pour les employés et les clients. Vous libérez du temps à vos équipes commerciales pour qu'elles puissent se consacrer à leur tâche principale - la vente - pour non seulement augmenter les revenus mais aussi les rendre plus prévisibles.
Les documents sont souvent au cœur de l’expérience client. Il peut même parfois s'agir de l'une des seules interactions que vous ayez avec vos clients. Les modèles obsolètes qui manquent d’attrait ou utilisent des messages datés peuvent entraîner une confusion dans la perception de votre entreprise et nuire à l'expérience client, et donc à votre image.
Une solution serait de faire en sorte que tous les documents se ressemblent. Mais ce n'est pas si simple ! Des documents différents exigent des solutions différentes - les contrats nécessitent une approche propre et uniforme. Cependant, d’autres types de documents de vente au sein de votre entreprise peuvent nécessiter des formats offrant une expérience plus personnalisée. Ainsi, votre outil de génération de documents doit être flexible et s'adapter à vos besoins ainsi qu’à vos processus métier.
La solution : les solutions de Conga pour votre marque, vos logos et vos messages vous permettront de délivrer une parfaite image de votre entreprise à chaque fois. Incorporez des contenus professionnels et complexes tels que des tableaux, des images, du texte enrichi, des graphiques, des tableaux de bord, des polices personnalisées, des filigranes et des devises internationales propres à votre organisation pour une expérience client claire et pertinente.
Pourquoi est-ce important ? La cohérence de l'image de marque est l'un des éléments les plus importants de votre identité et permet d’offrir une meilleure expérience client. Vous donnerez une meilleure impression, grâce à des documents professionnels portant le logo de votre entreprise et des messages conformes à la marque, et ce, de manière continue.
Les processus manuels et l'automatisation limitée engendrent souvent un taux d’erreur élevé. Les incohérences et les erreurs finissent par affecter l'expérience du client final et peuvent nuire à votre réputation, voire créer des problèmes d’ordre juridique. De plus, l’absence de procédures claires pour savoir qui doit signer quel type de document et comment agir lorsque le processus de signature est erroné peut entraîner des retards, de la confusion et une multitude d'autres erreurs.
La solution : l'automatisation des contrats et des rapports peut vous aider à éliminer les obstacles, à partager les données avec les bonnes personnes et à réduire le temps nécessaire pour corriger les erreurs de formatage.
Pourquoi est-ce important ? Les capacités d'automatisation et les modèles de Conga réduisent la marge d'erreur et permettent de sécuriser le cycle de vie des revenus et de le maintenir.
L’absence d’options flexibles pour les signatures des clients et la remise des documents peut réellement limiter la façon dont vous faites des affaires. En effet, le fait d’envoyer les documents aux clients uniquement par courrier électronique peut provoquer la perte d’opportunités et entrainer un manque de clarté quant aux actions que les clients doivent entreprendre, par exemple l’endroit où ils doivent signer.
La solution : les capacités d'automatisation de Conga guident le client, facilitent la conclusion de contrats et accélèrent les transactions. Ainsi, vous pourrez envoyer des documents via différents canaux et déployer des mécanismes de remise flexibles et automatisés, avec des fichiers de sortie qui peuvent être téléchargés localement, stockés sur une plateforme ou distribués par email puis intégrés à la signature électronique.
Pourquoi est-ce important ? Chaque client doit être pris en compte en proposant des options flexibles de remise des documents. Grâce aux solutions Conga, ils sont regroupés en un seul processus de génération de documents et de signature électronique.
Ne laissez pas les goulots d'étranglement dans vos flux vous faire perdre de l'argent. Mettez fin aux processus commerciaux inefficaces et tirez le meilleur parti de votre cycle de vie des revenus grâce à des solutions adaptées à votre entreprise.
La génération automatisée de documents peut piloter vos processus commerciaux en communiquant toutes vos informations et données essentielles dans un cadre rationalisé, précis et efficace sans obstacle pour générer vos revenus.
Avec Conga Composer, vous serez en mesure de réduire les erreurs et d'améliorer la communication avec vos clients en automatisant vos processus documentaires, grâce à des modèles entièrement personnalisables qui portent votre marque.
Accélérez les validations et réduisez le délai d'acceptation de plusieurs jours à quelques minutes grâce à notre solution de signature électronique sécurisée, Conga Sign. Signez vos documents rapidement et en toute sécurité, économisez de l'argent et réduisez les risques, tout en créant une expérience simple et efficace pour vos clients et collaborateurs.
Améliorez votre image et faites la différence auprès de vos clients tout en réduisant toute complexité inutile avec Conga ! Vous voulez en savoir plus sur la façon dont la génération de documents et la signature électronique de Conga peuvent débarrasser vos processus de leurs goulots d'étranglement ?
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