Der Compliance-Blindspot bei Angebotserstellung und Vertragsmanagement 

Die KI-Verordnung der Europäischen Union setzt neue Maßstäbe dafür, wie Organisationen den Einsatz von KI in ihren kommerziellen Abläufen steuern. Die Anforderungen an Genauigkeit, Transparenz und Verantwortlichkeit steigen, während viele Unternehmen noch feststellen, wo KI in ihren Systemen verankert ist.

Um zu verstehen, wie vorbereitet Unternehmen derzeit sind, hat Conga neue Einblicke von Führungskräften aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich und Frankreich gesammelt. Die Ergebnisse zeigen zwar ein starkes Vertrauen auf der Gesamtbetrachtungsebene, machen aber auch deutlich, wo Unternehmen in ihren kommerziellen Workflows Transparenz und Kontrolle fehlt. 

Was Führungskräfte in Europa berichten 

Die Umfrage von Conga unter 1.500 Führungskräften aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich und Frankreich zeigt ein hohes Vertrauen in die Vorbereitung auf die KI-Verordnung der Europäischen Union. Deutschland liegt bei 82 %, das Vereinigte Königreich bei 89 % und Frankreich bei 68 %.

Vertrauen allein spiegelt jedoch nicht den Druck wider, unter dem viele Organisationen hinter den Kulissen stehen. In Deutschland berichten 30 % der Befragten, dass ihre Organisation im vergangenen Jahr mit Bußgeldern oder Strafen aufgrund regulatorischer Änderungen oder Tarifänderungen konfrontiert war, und 40 % mussten Vertragsbedingungen anpassen, als diese Änderungen kommerzielle Vereinbarungen beeinflussten. 

Während das Vereinigte Königreich und Frankreich weniger Strafen melden, erhöhen beide Märkte die Compliance-Personalausstattung, während interne Prozesse vor Inkrafttreten der KI-Verordnung der Europäischen Union aktualisiert werden. 

Wie KI kommerzielle Workflows beeinflusst 

KI beeinflusst bereits CPQ- (Configure, Price, Quote) und CLM- (Contract Lifecycle Management) Workflows stärker, als viele Führungskräfte glauben. Diese Systeme bestimmen, wie Angebote erstellt, Preise gesetzt und Verpflichtungen zwischen Parteien weitergegeben werden.

Wenn KI eine Empfehlung oder Genehmigung unterstützt, müssen Organisationen nachweisen, wie diese Entscheidung zustande kam. Diese Transparenz wird unter der KI-Verordnung der Europäischen Union besonders wichtig, da Angebotserstellung und Vertragsmanagement in die Hochrisikokategorie fallen. 

Spencer Earp, SVP EMEA bei Conga, erklärt: 
„Zu viele Organisationen behandeln Angebotserstellung und Vertragsmanagement noch wie Verwaltungsaufgaben im Hintergrund, obwohl sie darüber entscheiden, wie Umsatz generiert, Lieferketten gesteuert und regulatorische Risiken verteilt werden. Mit zunehmender Regulierung werden diese Systeme zum Test für die Vernetzung und Transparenz eines Unternehmens. Wer das richtig umsetzt, kann das Geschäft auch in Zeiten größerer Volatilität – sei es wirtschaftlich oder regulatorisch – weiterführen, andere riskieren Marktanteile zu verlieren.“ 

Warum Angebotserstellung und Vertragsmanagement besonders wichtig sind 

CPQ und CLM bilden die Grundlage dafür, wie Organisationen Umsatz, Verpflichtungen und Risiken steuern. Diese Workflows beeinflussen Angebote, Preise und Vertragsbedingungen – jede KI, die hier eingesetzt wird, muss daher transparent und erklärbar sein.

Druck entsteht, wenn Teams aus voneinander getrennten Systemen arbeiten oder Verantwortlichkeiten über mehrere Abteilungen verteilt sind. Solche Lücken schwächen den Informationsfluss zwischen Vertrieb, Recht und Revenue-Teams, während die regulatorischen Anforderungen steigen.

Eine stärkere Governance in diesen Workflows reduziert Risiken und unterstützt fundiertere Entscheidungen.

Nächste Schritte 

Mit der Einführung hochriskanter KI-Anforderungen benötigen Organisationen einen klaren Überblick darüber, wo KI in CPQ und CLM eingesetzt wird, sowie die Dokumentation, die jede Entscheidung nachvollziehbar macht. Diese Workflows haben bereits erheblichen Einfluss auf Preise, Vertragsbedingungen und Verpflichtungen – die Vorbereitung hängt daher davon ab, zu verstehen, wie sie aktuell arbeiten.

Viele Teams erkennen noch, wie Automatisierung Preise, Klauselerstellung und Genehmigungen beeinflusst. Ein vollständigeres Bild hilft Unternehmen zu bestimmen, was unter der KI-Verordnung der Europäischen Union dokumentiert und gesteuert werden muss.

Eine engere Abstimmung zwischen Vertrieb, Recht und Revenue Operations wird dann besonders wichtig. Angebotserstellung und Vertragsmanagement liegen oft in getrennten Systemen, sodass Aktivitäten unterschiedliche Kontrollpunkte durchlaufen. Wenn die Verantwortung zusammengeführt wird, wird der Weg vom Angebot zum Vertrag nachvollziehbarer und die Aufsicht konsistenter. 

Solide Datengrundlagen unterstützen alles Weitere. Informationen, die in CPQ generiert werden, fließen direkt in verbindliche Vereinbarungen – Inkonsistenzen werden so weitergegeben. Regelmäßige Schulungen, Audits und Systemupdates helfen, die Daten zuverlässig zu halten und sicherzustellen, dass die Governance mit neuen Anforderungen Schritt hält. 

Jetzt mit der Vorbereitung starten

Das Whitepaper von Conga präsentiert die vollständigen Umfrageergebnisse aus Deutschland, dem Vereinigten Königreich und Frankreich und zeigt praktische Schritte auf, mit denen Teams ihre Vorbereitung früher als später stärken können. Lesen Sie das vollständige Whitepaper zur KI-Verordnung der Europäischen Union hier.