Nachvertragliche Heraus­forder­ungen: Mit neuen Strategien Umsatzpotenziale ausschöpfen

Fakt ist: Bei vielen Medtech-Herstellern beginnt das eigentliche Chaos nach der Vertragsunterzeichnung. Was nach einem erfolgreichen Deal aussieht, endet oft in einem Datendschungel – mit Preisabweichungen, fehlerhaften Rabatten, isolierten Systemen und unsichtbaren Umsatzlecks. 

Alle Medtech-Executives, die an der Studie Driving Revenue Through More Efficient Contract Management in Medical Device Sales (Englisch)—(MedTech Dive & AcuityMD) teilnahmen, sind sich einig: Schlechte Vertragsverwaltung führt zu Umsatzverlust.

Wer im Vertrieb-, Finance- oder Sales-Operations-Bereich tätig ist, fragt sich vielleicht: „Wie viel Umsatz ungenutzt bleibt, nachdem der Vertrag unterzeichnet ist. Und noch wichtiger: Was tun wir dagegen?“ 

Herausforderungen nach Vertragsabschluss: Wo Umsatz verloren geht

In der Phase „Vertrag verwalten und erfüllen“ stehen Medtech-Hersteller oft vor zentralen Herausforderungen, die den Geschäftserfolg maßgeblich beeinflussen.

1. Preisfehler und Ungenauigkeiten. Vertragspreise sind oft in isolierten Tabellen oder E-Mails verstreut, was zu falschen Angeboten oder Rechnungen führt. Unternehmen, die auf manuelle Preislisten oder „institutionelles Wissen“ setzen, verlieren 2–6 % Gewinn durch unkontrollierte Preisgestaltung. Im komplexen Umfeld von Einkaufsverbänden und integrierten Versorgungsnetzwerken kann schon ein veralteter Preistarif oder eine nicht aktualisierte Mitgliedschaft dazu führen, dass Gebühren falsch berechnet oder Zahlungen nicht korrekt erfolgen – und Umsatz ungenutzt bleibt.
2. Rabattchaos und verpasste Chancen. Volumenbasierte Rabatte und preisgebundene Incentives sind mächtige Growth-Tools – vorausgesetzt, sie werden korrekt umgesetzt. In der Realität sieht das jedoch oft anders aus. Nach der Vertragsunterzeichnung müssen Rabatte dynamisch berechnet und verwaltet werden – ein Prozess, der durch wechselnde Kundengruppen, variable Bestellmengen und verstreute Datenquellen schnell zur Herausforderung wird. Statt automatisierter Workflows durchsuchen Contract Manager seitenlange Dokumente und übertragen Zahlen manuell in Tabellen – mit den bekannten Folgen: Fehlkalkulationen, Über- oder Unterzahlungen und frustrierte Kunden.
3. Fragmentierte Vertragsdaten und Metadaten-Chaos. Zahlungsbedingungen, Serviceverpflichtungen, Installationsdaten, Reporting-Anforderungen zu Rabatten und Kundenvereinbarungen – wo werden diese Vertrags-Metadaten in Ihrem Unternehmen gespeichert? Wenn die Antwort ein Mix aus PDFs, E-Mails und dem Gedächtnis der Mitarbeitenden ist, wird es problematisch. Kleine Ungenauigkeiten, wie eine verpasste Vertragsverlängerung oder eine durchgerutschte Verpflichtung, können schnell zu erheblichen Umsatzverlusten führen.
4. Umsatzverluste. Kombiniert man Preisfehler, fehlerhafte Rabatte und Lücken in den Vertragsdaten, entsteht echter Umsatzverlust. Das sind Beträge, die auf dem Papier verdient wurden, aber nie tatsächlich realisiert werden. Branchenexperten schätzen, dass in vielen Unternehmen 1–3 % des Umsatzes durch kontrollierbare Fehler nach Vertragsabschluss unbemerkt verloren gehen. 

Verkauf von Investitionsgütern: Wenn Komplexität eskaliert

Wenn schon Standardverträge komplex sind, geraten Capital-Equipment-Deals schnell an ihre Systemgrenzen. Medtech-Unternehmen, die High-Value-Geräte wie MRTs, OP-Roboter oder Diagnosesysteme vertreiben, kämpfen in der Manage-&-Fulfill-Phase mit fragmentierten Daten, dynamischen Vertragslogiken und manuellen Prozessen. Jeder Deal bringt dutzende Abhängigkeiten und Verpflichtungen mit sich – perfekte Bedingungen für Ineffizienz und Fehleranfälligkeit.

• Schrittweise Auftragsausführung. Den Verkauf eines chirurgischen Roboters für 500.000 $ kann man nicht mit dem Versand eines Pakets vergleichen. Solche Deals beinhalten Installationspläne, Vor-Ort-Schulungen für medizinisches Personal, Kalibrierungs- und Testprotokolle – und häufig die Verpflichtung, das Gerät bis zu einem bestimmten Termin betriebsbereit zu machen. Jeder dieser Schritte ist meist im Vertrag festgehalten. Wird ein Meilenstein verpasst, bedeutet das einen Vertragsbruch – oder zumindest einen Vertrauensverlust beim Kunden.
• Verpflichtungen zu Verbrauchsmaterialien. Investitionsgüter werden oft zusammen mit Verbrauchsartikeln oder Einwegprodukten verkauft – etwa Testkartuschen für Diagnosesysteme, Katheter oder Kontrastmittel für bildgebende Geräte. Verträge können spezielle Preise oder Lieferzusagen für diese Produkte festlegen – oder den Kunden zu bestimmten Abnahmemengen verpflichten. Das Ergebnis ist ein kontinuierlicher Erfüllungsprozess: Die Lieferung erfolgt nicht einmalig, sondern wiederkehrend – unter klar definierten Bedingungen. Wenn der Einkauf jedoch unterschiedliche Systeme für Geräte und Verbrauchsmaterialien nutzt, ist Datenchaos vorprogrammiert. Ohne Systemverknüpfung werden Sonderpreise oft nicht automatisch angewendet – Kunden zahlen zu viel oder erhalten zu wenig, weil Verpflichtungen im Prozess verloren gehen..
• Service- und Wartungsverpflichtungen. Viele Geräte werden mit Serviceverträgen und Wartungspflichten verkauft – etwa einem Jahr kostenloser Wartung oder einer Betriebszeitgarantie, die Strafzahlungen vorsieht, falls Ausfallzeiten überschritten werden. Die Erfüllung dieser Verpflichtungen erfordert eine enge Abstimmung zwischen Vertrieb, Service und Finance. Ohne integrierte Systeme ist es nahezu unmöglich, den Nettoumsatz komplexer Deals nachzuverfolgen – und wichtige Details gehen schnell verloren.
• Variierende Abrechnungsanforderungen. Der Verkauf von Investitionsgütern sieht heute ganz anders aus als noch vor zehn oder zwanzig Jahren. Heute werden sie meist als Kombination aus mehreren Komponenten angeboten:
  • Geräte, die einmalig verkauft, geleast oder vermietet werden
  • Software, die wiederkehrend abgerechnet wird
  • Verbrauchsmaterialien, die einzeln verkauft oder über höhere Preise quersubventioniert werden, um das „kostenlose“ Gerät zu finanzieren
  • Wartung, die monatlich berechnet wird
  • SaaS-Modelle, bei denen Kunden pro Eingriff, Scan oder Ergebnis zahlen – mit transparentem Revenue-Tracking und eindeutiger Umsatzzuordnung.

Kontrolle statt Chaos: CLM neu gedacht

Es ist klar: Viele scheitern unter den aktuellen Rahmenbedingungen. Vertriebsziele geraten ins Wanken, Sales Operations sind überlastet, und Finance wird häufig unvorbereitet erwischt. 

Die gute Nachricht: Moderne Contract-Lifecycle-Management-(CLM)-Lösungen können dieses Chaos in klar strukturierte, steuerbare Prozesse verwandeln

Eine zentrale Quelle der Wahrheit 

Ein modernes CLM-System bietet eine konsolidierte Plattform, in der sämtliche Vertragsdaten – von Preisen und Rabatten bis hin zu Verpflichtungen und Laufzeiten – zentral erfasst werden.

Alle Beteiligten, von Sales über Finance bis Legal und Service, greifen auf dieselben, stets aktuellen Informationen zu. Das schafft Transparenz, fördert die Zusammenarbeit und legt den Grundstein für fundierte Entscheidungen entlang des gesamten Umsatzzyklus. 

Automatisierte Workflows und Verpflichtungen

Modernes CLM ist weit mehr als nur eine Datenbank – es ist ein aktives System, das echten Fortschritt bewirkt. Zentrale Aufgaben nach der Vertragsunterzeichnung, die früher auf menschliches Erinnerungsvermögen und manuelle Prozesse angewiesen waren, lassen sich heute automatisieren und durch intelligente Workflows absichern. Mit einer vollständig automatisierten Steuerung von Umsatzprozessen und integriertem Verpflichtungsmanagement wird nichts mehr dem Zufall überlassen. Teams werden proaktiv daran erinnert, Zusagen einzuhalten. Menschliche Fehler werden systematisch aus dem Prozess eliminiert – und die Quote an umsatzrelevantem Fehlverhalten sinkt drastisch. 

Transparenz in Echtzeit statt Überraschungen am Quartalsende

Eine integrierte CLM-Lösung schafft neue Transparenz, unterstützt durch Echtzeit-Dashboards, die die Vertragsperformance auf einen Blick darstellen. Statt erst am Quartalsende von unangenehmen Überraschungen zu erfahren, ist jederzeit ersichtlich, welcher Anteil eines Vertrags bereits erfüllt, fakturiert und umsatzwirksam gebucht wurde. 

Moderne Systeme machen Brutto-zu-Netto-Umsätze in Echtzeit transparent – für jeden einzelnen Deal, inklusive aller Rabatte, Gutschriften und Anpassungen, sobald sie anfallen. Kommen Margen unter Druck, lässt sich dies frühzeitig erkennen, um gezielt gegenzusteuern. Solche datengestützten Einblicke sind entscheidend: Eine Conga-Studie zeigt, dass Unternehmen mit vollständig integrierten Revenue-Lösungen 2,5-mal häufiger Vertrauen in ihr Umsatzmanagement und ihre Revenue Assurance haben. 

Mehr Kontrolle, höhere Compliance, weniger Aufwand

Eine moderne CLM-Plattform setzt Geschäftsregeln und Genehmigungsprozesse konsequent durch, um spontane Abweichungen zu verhindern, die Umsatzverluste verursachen könnten. Rabatte oder Zusagen außerhalb des Systems sind nur möglich, wenn sie nachvollziehbar dokumentiert werden. Jede nachträgliche Änderung eines Vertrags oder Auftrags – sei es ein Produktwechsel, eine Terminverschiebung oder eine Sonderkondition – wird automatisch protokolliert und erfordert eine systemgestützte Freigabe. Dieses Level an Kontrolle schützt nicht nur Margen, sondern sorgt auch für deutlich einfachere Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Audit-Trails werden dabei automatisch erfasst – das erhöht die Vertragsgenauigkeit, stärkt die Compliance und reduziert den manuellen Aufwand deutlich. Laut einer Conga-Studie konnten Unternehmen, die solche Lösungen implementiert haben, eine 36 % höhere Vertragspräzision und eine 60 % gesteigerte Effektivität ihrer Vertriebsteams erzielen. 

KI: Die neue Superkraft im CLM

Die Integration von künstlicher Intelligenz und intelligenten Funktionen verstärkt die Vorteile moderner CLM-Systeme noch einmal deutlich. KI verwandelt manuelle Prozesse in intelligente, selbstlernende Systeme, die vorhersagen, reagieren und eigenständig handeln können. Praxisbeispiele verdeutlichen, wie das Revenue Lifecycle Management neu gedacht wird. 

Agentische KI für die Echtzeitüberwachung von Verpflichtungen. KI-Agenten überwachen aktive Verträge rund um die Uhr und erkennen potenzielle Probleme in Echtzeit – oft noch bevor sie kritisch werden. Erreicht ein Krankenhaus beispielsweise eine vereinbarte Mindestabnahmemenge nicht, kann der Agent das Vertriebsteam automatisch benachrichtigen oder direkt eine Anpassung der Konditionen initiieren. Droht ein Liefertermin zu kippen, leitet der Agent Bestände gezielt um, um eine termingerechte Lieferung sicherzustellen. Auf diese Weise wird kontinuierliche Compliance gewährleistet und Vertragsabweichungen proaktiv statt reaktiv bearbeitet. 

Dynamische Simulation und Optimierung von Rabatten. KI kann Rabattszenarien auf Basis historischer Daten und Kundenverhalten simulieren und optimieren. Sie prognostiziert, ob Kunden ihre Volumenstufen erreichen, und empfiehlt bei Bedarf kurzfristige Anreize, um den Absatz zu steigern. Gleichzeitig erkennt sie, wenn ein Rabattprogramm voraussichtlich teurer wird als geplant, sodass frühzeitig gegengesteuert werden kann. Durch die dynamische Anpassung der Rabattparameter an Marktbedingungen sorgt die KI dafür, dass Anreize das gewünschte Kundenverhalten fördern – ohne Umsatzpotenzial zu gefährden. 

Intelligenter Abgleich von Metadaten. KI-gestützte Contract-Intelligence-Tools extrahieren und bewerten automatisch zentrale Vertragsbedingungen und prüfen, ob operative Systeme mit den vertraglichen Verpflichtungen übereinstimmen. So kann etwa ein Compliance-Agent verifizieren, ob ein Service-Management-System tatsächlich auf die im Vertrag zugesicherte 24-Stunden-Reaktionszeit eingestellt ist. Analyse-Engines erkennen zudem verpasste Abrechnungsmöglichkeiten und triggern auf Basis von Nutzungsdaten rechtzeitig Vertragsverlängerungen – so bleiben Verpflichtungen eingehalten und Umsätze gesichert.

Vom Umsatzverlust zur intelligenten Revenue Engine

Die Phase nach Vertragsabschluss im Revenue Cycle wird häufig vernachlässigt – mit unkontrollierten Umsatzverlusten und frustrierten Kunden als Folge. Moderne CLM-Plattformen in Kombination mit KI-Funktionen verwandeln diese Phase in einen effizienten, intelligent gesteuerten Prozess.

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