Conformité et contrats : ce que beaucoup d’entreprises négligent

Le Règlement européen sur l’IA (EU AI Act) établit une nouvelle norme sur la manière dont les organisations doivent gouverner l’IA utilisée dans leurs opérations commerciales. Les attentes en matière de précision, de transparence et de responsabilité augmentent à un moment où de nombreuses entreprises clarifient encore la place de l’IA dans leurs systèmes.

Pour mesurer le niveau de préparation des organisations, Conga a recueilli de nouvelles informations auprès de dirigeants au Royaume-Uni, en Allemagne et en France. Les résultats montrent une grande confiance à un niveau global, tout en révélant des lacunes en matière de visibilité et de contrôle dans les processus commerciaux. 

Le point de vue des dirigeants européens 

L’enquête de Conga auprès de 1 500 dirigeants d’entreprise au Royaume-Uni, en Allemagne et en France révèle une forte confiance dans la préparation à l’EU AI Act. Le Royaume-Uni affiche le niveau le plus élevé avec 89 %, suivi de l’Allemagne à 82 % et de la France à 68 %.

Cependant, cette confiance seule ne traduit pas les pressions réelles auxquelles sont confrontées de nombreuses organisations. Au Royaume-Uni, 30 % des répondants indiquent que leur organisation a été sanctionnée ou pénalisée en lien avec des changements réglementaires ou tarifaires au cours de l’année écoulée, et 40 % ont dû revoir les termes des contrats à mesure que ces changements affectaient leurs accords commerciaux.

Si l’Allemagne et la France signalent moins de sanctions, ces deux marchés renforcent leurs effectifs en conformité alors qu’ils mettent à jour leurs processus internes en vue de l’EU AI Act. 

L’impact de l’IA sur les processus commerciaux 

L’IA joue déjà un rôle plus important dans les processus CPQ (Configure, Price, Quote) et CLM (Contract Lifecycle Management) que ce que beaucoup de dirigeants imaginent. Ces systèmes guident la création des propositions, la fixation des prix et le transfert des obligations entre les parties.

Lorsqu’une IA soutient une recommandation ou une approbation, les organisations doivent être capables d’expliquer comment cette décision a été prise. Ce niveau de supervision devient essentiel dans le cadre de l’EU AI Act, en particulier pour la tarification et la contractualisation, qui sont classées comme activités à haut risque.   

Spencer Earp, SVP EMEA chez Conga, déclare :

« Trop d’organisations considèrent encore la tarification et la contractualisation comme une administration de fond, alors qu’en réalité elles déterminent comment le chiffre d’affaires est généré, comment les chaînes d’approvisionnement sont gérées et où se situe l’exposition réglementaire. À mesure que les règles se renforcent, ces systèmes deviennent un véritable test de la transparence et de la connectivité d’une entreprise. Les maîtriser décidera quelles organisations pourront maintenir leurs activités dans un environnement plus volatile, qu’il soit économique ou réglementaire, et quelles entreprises risquent de perdre du terrain. » 

Pourquoi la tarification et la contractualisation sont cruciales 

Les systèmes CPQ et CLM posent les bases de la gestion du chiffre d’affaires, des obligations et des risques. Ces flux de travail influencent les propositions, les prix et les conditions contractuelles, ce qui signifie que toute IA impliquée doit être transparente et explicable.

La pression augmente lorsque les équipes travaillent avec des systèmes déconnectés ou que la responsabilité est répartie entre plusieurs fonctions. Ces lacunes affaiblissent le flux d’informations entre les équipes commerciales, juridiques et financières alors que les exigences réglementaires s’accroissent.

Renforcer la gouvernance de ces flux de travail permet de réduire cette exposition et de favoriser une prise de décision plus fiable. 

Les prochaines étapes 

À mesure que les exigences pour l’IA à haut risque se précisent, les organisations ont besoin d’une vision claire de la place de l’IA dans les systèmes CPQ et CLM et de la documentation permettant de montrer comment chaque décision est prise. Ces flux de travail influencent déjà fortement les prix, les conditions et les obligations, et leur préparation repose sur la compréhension de leur fonctionnement actuel.

De nombreuses équipes découvrent encore où l’automatisation influence les prix, la création des clauses et les approbations. Une vision plus complète aide les entreprises à déterminer ce qui devra être enregistré et gouverné en vertu du règlement.

Un alignement plus étroit entre les équipes commerciales, juridiques et financières devient ensuite important. La tarification et la contractualisation se trouvent souvent dans des systèmes séparés, ce qui fait circuler l’activité à travers différents contrôles. Lorsque la responsabilité est centralisée, le chemin de la proposition au contrat devient plus facile à suivre et la supervision plus cohérente.

Des bases de données solides soutiennent tout le reste. Les informations générées dans le CPQ alimentent directement les accords contraignants, de sorte que toute incohérence se propage. Formations régulières, audits et mises à jour des systèmes permettent de maintenir la fiabilité des données et de garantir que la gouvernance suit le rythme des nouvelles exigences. 

Commencez à vous préparer dès aujourd’hui 

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