LAUDA erstellt nun formschöne Angebote mit einem Mausklick

Wer wie LAUDA als mittelständiges Unternehmen auf dem technologisch anspruchsvollen Gebiet der Temperierungslösungen seit mehr als 60 Jahren aktiv ist und die Position eines Weltmarktführers über viele Jahre behauptet, der weiß um die richtige Lösung am richtigen Platz. So ist es kaum verwunderlich, dass sich das Unternehmen in Sachen Dokumentenerstellung und ‑management im CRM für die intelligente Lösung von Conga entschieden hat. 

Die Aufgabe
Als Weltmarktführer im Bereich Temperiergeräte und -anlagen sind die Ansprüche bei LAUDA an das eigene Unternehmen hoch - und das nicht nur bei den innovativen Lösungen zur Erzeugung von Hitze oder Kälte für die internationale Kundschaft. Auch beim Auftritt nach Außen gibt es für die Mitarbeiter des Familienbetriebs nur die eine Maxime bestmöglich abzuschneiden. 
 
Da passte nicht ins Bild, dass Angebote und Anschreiben oftmals stark von der festgelegten Corporate Identity abwichen und damit den eigenen Ansprüchen nicht genügten: Zeilen waren verschoben, Bilder falsch platziert oder auch gelöscht, aus Datenbanken übernommene Informationen wie Anschrift und Anrede, Produktdetails und Listenpreise nicht in der richtigen Reihenfolge abgebildet. Zudem erforderte die Dokumentenerstellung einen hohen manuellen Aufwand, wodurch sie sich als zu kostspielig und fehleranfällig erwies. 
 
Für LAUDA war daher klar: Passend zum eigenen Business musste eine innovative Lösung gefunden werden, die sowohl die Qualität der erstellten Dokumente steigert als auch den notwendigen Arbeitsaufwand minimiert.
 
Die Lösung
Da LAUDA seit kurzem das Customer Relationship Management von Salesforce nutzt, war es bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für das Dokumentenmanagement eine Grundvoraussetzung, dass sich diese flexibel an die Salesforce-Lösungen anpassen lässt. Des Weiteren legte man größten Wert auf einfache und logische Nutzerführung, damit jeder Mitarbeiter Dokumente erstellen und verteilen kann, ohne selbst IT-Experte zu sein. 

Congas integrierte Lösungen sind auf die Kompatibilität mit Salesforce ausgelegt, sodass eine nahtlose Zusammenarbeit mit dieser Plattform und damit eine frühe Rentabilität der eingesetzten Investitionen gewährleistet ist. "Wir haben die Lösung von Conga ausgiebig geprüft und für gut befunden", so Dr. Mario Englert, CFO bei LAUDA. "Insbesondere die App Conga Composer hat uns überzeugt, denn damit können wir die manuelle Generierung von Dokumenten aus Salesforce heraus automatisieren. So sparen wir Zeit, können mit exakteren Dokumenten kommunizieren und insgesamt unsere Effizienz rund ums Dokument steigern."
 
Das Ergebnis
 
Heute setzt LAUDA die Applikationen von Conga für den gesamten Prozess der Angebotserstellung ein. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die erstellten Dokumentenvorlagen mittels Conga Composer aus Salesforce heraus, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Dabei werden alle hinterlegten Daten und Illustrationen unter Einhaltung des vorgegebenen Layouts an die vorgesehenen Stellen übernommen. 
 
Da LAUDA über internationale Kundschaft verfügt, kann die Sprachanpassung direkt über die Vorlage getroffen werden: Der Nutzer wählt einfach eine Vorlage in der gewünschten Sprache aus, regionale Spezifika, etwa bei der Adressdarstellung, werden automatisch generiert. Schließlich greift die Prozessautomatisierung von Conga auch bei der Verteilung der Dokumente, die als PDF, Word oder in anderen festlegbaren Formaten gespeichert und gleichzeitig per E-Mail mit dem erstellten Angebot verschickt werden.
 
"Unsere Mitarbeiter müssen jetzt keine Spezialisten mehr sein, um Daten zu analysieren, daraus Erkenntnisse zu gewinnen und letztlich auf diesem schnellen Weg optimierte Dokumente zu erstellen", so Ralf Michelbach, verantwortlich für die Betreuung von Salesforce bei LAUDA. "Conga reduziert die Inhalte von Dokumenten nicht auf Bit und Byte, sondern erkennt den Wert der Daten, die darin enthalten sind. Was bei anderen lediglich eine Datei auf der Festplatte ist, generiert für uns jetzt Wettbewerbsvorteile."
 

Vorteile auf einen Blick

• Einfache individuelle Anpassung an die Salesforce-Umgebung
• Keine Spezialisten zur Datenanalyse notwendig
• Einfache Erstellung fehlerfreier Dokumente für die Korrespondenz
• Weitgehende Automatisierung entlastet die Belegschaft
• Freie Sprachauswahl für das internationale Geschäft