Projet Harmonie : Quand Conga utilise sa propre solution de CPQ 

Conga, client de ses propres solutions, est un leader de la gestion du chiffre d’affaires, qui intègre parfaitement tous les processus du cycle de vie du chiffre d’affaires, du devis au renouvellement.  

Conga est un pionnier de la gestion du chiffre d’affaires, une activité motrice de transformation des entreprises. Sa démarche innovante, qui s’appuie sur l’excellence opérationnelle, aide les entreprises à atteindre leurs objectifs de croissance du chiffre d’affaires, tout en maximisant la satisfaction et la valeur des clients sur l’ensemble du cycle de vie client.

Conga accompagne les organisations dans la mise en place d’une expérience uniforme de vente et d’achat, sur tous les supports, grâce à une plateforme ouverte et dimensionnable qui s’adapte aux systèmes actuels et futurs et permet aux entreprises de suivre le rythme du changement.

Déclaration de Noel Goggin, Directeur Général et Responsable de la Culture: « En tant que client de nos propres solutions, nous n’accomplissons pas seulement la transformation, nous la vivons. Nous repoussons sans cesse les limites du possible, car la médiocrité n’est pas acceptable. Nous savons que la croissance et le succès sont les fruits d’un engagement sans faille envers l’amélioration continue. Chez Conga, nous innovons, nous nous adaptons et nous améliorons nos solutions pour dépasser les attentes de nos clients. Nous croyons que l’important, en matière de transformation, ce n’est pas le but, mais le chemin parcouru pour l’atteindre. Ensemble, nous définissons les contours de la gestion du chiffre d’affaires et nous bâtissons l’avenir des entreprises en leur donnant les moyens de prospérer dans un monde qui exige que l’on évolue constamment. » 
 

Défis à relever

Solution

Dans le cadre du Projet Harmonie, Conga a fusionné ses systèmes de CRM et de CPQ pour en faire un outil unifié qui lui procure une visibilité globale. Ce projet était indispensable pour surmonter les difficultés posées par l’existence de processus redondants et décousus et bâtir une source fiable d’information sur laquelle l’équipe commerciale pourrait s’appuyer au quotidien. L’intégration des systèmes permettrait de fluidifier les workflows, de maximiser les ventes futures et de maintenir l’harmonie entre les services.

Grâce à son module unique de tarification, Conga maîtrise parfaitement ses prix dans toute l’organisation. Cette démarche centralisée lui permet de respecter les exigences de la norme ASC 606 en matière de rabais et de comptabiliser ses ventes à la juste valeur, au moyen du CPQ. Les commerciaux peuvent ainsi créer, en toute autonomie, des devis cohérents au bon prix, sans devoir faire appel systématiquement au bureau des ventes, ce qui facilite la vente et leur permet de servir rapidement les clients.

Les processus d’approbation automatisés simplifient l’octroi de rabais et la conformité avec ASC 606. Le système détecte les rabais qui exigent une approbation et envoie les demandes nécessaires, ce qui accélère la création du devis. L’automatisation des approbations permet aux équipes commerciales de bénéficier d’une visibilité et d’une traçabilité sans précédent, empêche les rabais non autorisés et préserve le chiffre d’affaires de l’entreprise.  

Le logiciel de CPQ de Conga a joué un rôle crucial dans cette transformation, car l’équipe commerciale en a fait son principal outil de vente. Les nombreuses options de configuration et les fonctions de tarification dynamique de Conga CPQ ont fait du workflow de cette équipe un chemin parfaitement balisé, facile à suivre dans Salesforce. D'un simple clic sur le dossier Opportunités, les commerciaux ont accès instantanément au catalogue des prix et peuvent choisir les produits et les quantités, puis créer un devis et demander sa signature par Conga Sign.

Conga a mis en œuvre sa solution de CPQ sans difficulté dans nos divisions centrées sur les PME. En revanche, l’adoption de la solution par les équipes qui servent les grands comptes a posé quelques problèmes, en raison de la complexité des devis. Pour remédier à ces problèmes, Conga a créé des règles de configuration, qui automatisent la création d’offres groupées tout en laissant la possibilité aux commerciaux de supprimer un élément d’une offre ou d’y appliquer un rabais. Conga se sert des mêmes ressources que ses clients (Conga Learning Center, la division formation et la Communauté Conga, un référentiel central pour toutes les ressources offertes aux clients) afin d’aider ses utilisateurs internes à optimiser leurs workflows. 

Résultats

Une des victoires les plus remarquables de Conga concerne la convergence de ses systèmes de CRM et de CPQ, auparavant non reliés. Grâce aux efforts d’intégration déployés dans le cadre du Projet Harmonie et à l’adoption de Conga CPQ, l’entreprise a pu économiser 15 % sur son budget annuel de logiciels. Cette démarche a permis à la société non seulement de réduire ses dépenses de plusieurs millions de dollars, mais aussi d’avoir une meilleure visibilité des données, d’obtenir des réponses en temps réel et d’améliorer l’efficacité de ses processus, bref, de se préparer à poursuivre sa croissance et à bâtir un écosystème cohérent et convivial.

Aujourd’hui, les commerciaux peuvent créer un devis standard en une dizaine de minutes, ce qui accroît leur autonomie et leur maîtrise du processus dans son ensemble. Grâce à l’automatisation, qui permet de gérer les approbations en cas de tarification non standard, ils sont en mesure de gérer seuls les devis simples. Le nombre des demandes au bureau des ventes a diminué de près de 40 %. Les experts de cette équipe ont ainsi plus de temps pour les devis les plus complexes. Par conséquent, Conga est mieux placée qu’avant pour gérer efficacement la complexité, optimiser l’expérience utilisateur en interne et offrir un service hors pair à ses clients. 

Après la mise en œuvre du Projet Harmonie, Conga a constaté que, pour pouvoir exploiter au maximum le potentiel de la solution, il faudrait faire un effort considérable et réduire la liste de ses références, alors au nombre de 1200, pour la ramener à 14 références principales. En simplifiant la liste des références, Conga pourrait continuer d’enregistrer des gains d’efficacité grâce à la solution de CPQ, accélérer la croissance de l’entreprise et gérer encore mieux la complexité. 

La vente assistée est une autre fonction précieuse de Conga CPQ qui sera lancée prochainement. Elle aide les vendeurs à suivre un cheminement structuré pour maximiser l’exactitude des configurations dans les devis. Les commerciaux n’ont plus à mémoriser une foule de renseignements tarifaires ni à ajouter manuellement des éléments au devis. Grâce à la vente assistée, à mesure qu’ils exécutent chaque étape l’une après l’autre, la configuration se fait toute seule dans le panier, à l’aide des renseignements fournis par le vendeur. Le processus est ainsi simplifié et le risque d’erreurs, quasiment éliminé, ce qui améliore encore le processus de création des devis.

Du fait de tous ces succès, Conga a progressé à grands pas et l’entreprise et ses clients disposent désormais d’une interface particulièrement conviviale. À l’occasion du lancement de la solution Revenue Lifecycle Cloud de Conga, qui est en passe de révolutionner le secteur, le moteur de calcul de Conga CPQ a été déplacé dans le cloud, ce qui a donné lieu à une nouvelle amélioration remarquable de l’efficacité de notre solution de CPQ. Désormais, lorsqu’un commercial configure les composantes d’un devis et demande à ce que le montant du panier soit recalculé, le prix à jour s’affiche en quelques secondes, alors que le processus prenait auparavant plusieurs minutes.  

Résultats commerciaux

Le référentiel centralisé de Conga permet de gérer efficacement les produits, les prix et les forfaits et d’appliquer une logique promotionnelle cohérente. Il s’appuie sur un système unifié, dont le degré d’intégration permet à l’entreprise de tirer le meilleur parti de toute occasion commerciale, grâce à la solution de CPQ la plus évolutive du marché. Voici un aperçu des résultats que Conga a obtenus au fur et à mesure de son parcours de transformation des processus de proposition et de création de devis : 

• Intégration de systèmes de CRM et de CPQ épars pour en faire un outil unifié qui représente une source fiable d’information.
• La convergence des systèmes a permis à Conga de réduire de 15 % son budget annuel de logiciels et de générer des millions de dollars d’économies annuelles.
• La mise en œuvre d’un moteur de tarification unique associé à Conga CPQ a permis à l’entreprise de se conformer aux exigences de la norme ASC 606.
• Le délai de création de devis est passé de 96 heures à une dizaine de minutes, ce qui représente un gain d’efficacité phénoménal de 99 %.
• Le nombre de devis pour lequel le bureau des ventes est consulté a diminué de 40 %.
• Le vaste chantier sur l’efficacité a fait passer le catalogue de 1200 références à un noyau de 14 références.
• Les équipes commerciales ont pu délaisser les feuilles de calcul et produire leurs devis dans les systèmes de CRM et de CPQ; le temps dégagé peut désormais être consacré à la satisfaction des besoins client.
• Le contrôle des prix s’exerçant au moyen de demandes d’approbation automatisées, il n’y a plus de rabais non autorisés ni de perte de revenus.
• L’ajout manuel de produits et services dans les devis a disparu, grâce aux règles de configuration automatisée.
• Amélioration de l’expérience client grâce à la réduction notable du temps nécessaire pour produire et livrer un devis exact et cohérent. 

Pour obtenir des précisions sur Conga CPQ et Conga Revenue Lifecycle Cloud et savoir en quoi une telle transformation serait pertinente pour votre entreprise, demandez une démonstration.