Connaître la maturité de sa transformation digitale des documents
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Les équipes de vente sont-elles aux prises avec des piles de documents imprimés, ou bien disposent-elles d’un référentiel de documents numérique ? Des processus automatisés pour rationaliser les documents de vente afin de les rendre cohérents sont-ils en place, ou bien les processus sont-ils uniquement manuels pour transmettre les documents aux clients ? Des services de coursiers pour faire signer les contrats par toutes les parties sont-ils préférés à la signature électronique pour exécuter les contrats ?
Autant de questions qui permettent de déterminer la maturité d’une organisation en matière de transformation digitale des documents (DDX) ou si elle est prête à tirer profit des avantages de la numérisation. Le degré de maturité permet de quantifier la fluidité avec laquelle une entreprise rationalise, automatise et interconnecte les documents, les données et les processus qui lui permettent de gérer son activité. Cela comprend la manière dont elle utilise son CRM ainsi que la façon dont les documents sont créés, partagés, traités de manière collaborative et validés.
Plus le niveau de maturité DDX d’une organisation est élevé, moins les obstacles à la réalisation des objectifs sont nombreux. Les entreprises les plus avancées en la matière bénéficient de processus plus rapides, moins sujets aux erreurs, plus productifs et moins risqués, ainsi que d’informations exploitables basées sur les données ; ce qui permet in fine, d’améliorer l’expérience client. Cette maturité de transformation digitale des documents comporte quatre niveaux distincts :
Réactif – A ce degré de maturité, une organisation utilise des processus manuels ad hoc pour stocker, créer, signer et gérer les documents et les contrats. Le système de dossiers est également manuel, et les documents imprimés règnent en maître. L’automatisation des ventes est une idée qui n’est pas encore abordée, et la signature électronique devrait figurer sur la liste des projets à venir, si ce n’est déjà fait.
Proactif - Une entreprise proactive commence à harmoniser ses processus documentaires et à créer des règles pour la normalisation, mais elle peut constater que tout le monde dans l’organisation ne tient pas compte de la politique en place. Il se peut que certains collaborateurs continuent en effet d’imprimer des documents et ne respectent pas les normes de contrôle des versions, par exemple. Lorsqu’il s’agit de stocker, de créer, de partager, de signer et de gérer des documents et des contrats, la marge d’évolution est importante, surtout en ce qui concerne le système de dossiers.
Préventif - Une entreprise dont la maturité en matière de transformation digitale des documents est préventive a mis en place des processus avancés pour stocker, créer, partager, signer et gérer les documents et les contrats. La transformation digitale a été adoptée à presque tous les niveaux, et les processus réactifs ont été dépassés pour assurer la conformité. L’organisation a embrassé l’automatisation, en particulier celle des ventes, et dispose d’une stratégie globale qui impose la normalisation à tous les niveaux. La signature électronique est à ce niveau bien souvent utilisée et le système de dossiers bien organisé. Toutefois, la marge de progression reste encore importante.
Prédictif - Si le niveau de maturité DDX d’une entreprise est prédictif, cela signifie qu’elle a mis en place les meilleures pratiques à l’échelle de l’organisation et que les processus sont non seulement normalisés, mais aussi automatisés. Elle prend des décisions solides fondées sur les informations contenues dans les rapports, et sa stratégie est partiellement déterminée par l’intelligence artificielle, déjà exploitée. La transformation digitale a été adoptée à tous les niveaux, et l’entreprise est tournée vers l’avenir pour veiller à continuer de fonctionner de manière optimale.
Le degré de maturité de la transformation digitale des documents d’une entreprise est étroitement lié à l’automatisation de ses ventes. L’élimination des processus manuels permet en effet non seulement d’accroître son efficacité, mais aussi d’améliorer la qualité des documents en réduisant les erreurs et, bien sûr, de réaliser des économies. Les documents numériques fournissent par ailleurs des données impossibles à obtenir avec les documents papier, ce qui permet de déterminer ce qui fonctionne ou non dans le processus de vente. De plus, il est possible de booster la satisfaction des employés en automatisant les processus les plus chronophages et en leur libérant du temps pour qu’ils puissent effectuer un travail à valeur ajoutée, plus intéressant.
Connaître son niveau de maturité de transformation digitale des documents est primordial pour accélérer et étendre sa digitalisation à toute l’organisation. Cela permet d’identifier les zones d’amélioration et de mettre en place les technologies nécessaires à la disposition de l’ensemble des collaborateurs ; un enjeu majeur pour optimiser l’activité globale de l’entreprise.
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