Finance : Comment les équipes peuvent gagner plus de 10 heures par semaine

Qu’est-ce que l’automatisation des documents financiers ? 

L’automatisation des documents financiers désigne l’utilisation de la technologie pour simplifier la création, la gestion et l’envoi de documents financiers essentiels, à grande échelle. Elle remplace les processus manuels par des systèmes automatisés capables de collecter des données en temps réel depuis des plateformes comme les CRM ou les ERP pour générer des documents financiers critiques tels que les factures, devis, contrats, bilans financiers, etc. 

Concrètement, cela signifie que les équipes financières n’ont plus besoin de créer chaque document manuellement, de copier-coller des données d’un système à l’autre ou d’attendre des cycles d’approbation interminables. Elles peuvent désormais générer des factures en masse, personnaliser des prévisions budgétaires et livrer des rapports financiers précis aux parties prenantes en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. 

Les modèles préapprouvés garantissent la cohérence et la conformité, tandis que l’automatisation réduit les délais, évite les erreurs et supprime les échanges interminables qui ralentissent souvent les processus documentaires. 

Pour les responsables financiers, l’automatisation documentaire n’est pas qu’un simple outil : c’est une stratégie de gain de temps. En automatisant les tâches répétitives, les équipes peuvent récupérer plus de 10 heures par semaine. C’est du temps qu’elles peuvent consacrer à la planification stratégique, à l’analyse ou à la collaboration interfonctionnelle. 

L’automatisation facilite également la communication entre services en rendant les données financières plus accessibles, plus fiables et plus rapides à produire. Qu’il s’agisse de facturation récurrente, de reporting financier ou de traitements de devis en volume, l’automatisation permet à la finance d’aller plus vite et de prendre de meilleures décisions. 

Au département Finance, les équipes doivent faire preuve de rapidité, de précision et d’agilité. L’automatisation des documents financiers offre une solution évolutive pour répondre à ces exigences, que vous cherchiez à standardiser vos rapports mensuels, à fluidifier vos cycles de facturation ou à accélérer vos processus de devis à encaissement. Avec l’automatisation, votre département Finance devient plus réactif, plus efficace, et mieux préparé à répondre aux exigences du business actuel. 

Pourquoi automatiser les documents financiers est devenu indispensable ? 

Réussir dans l’environnement économique actuel exige des équipes financières qu’elles travaillent avec efficacité, rigueur et conformité. Pourtant, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur des processus manuels dépassés, sources de lenteurs et de risques inutiles. 

L’automatisation documentaire permet de récupérer ces heures perdues en transformant la façon dont les documents sont créés, révisés et envoyés. Elle traite directement les principaux freins à la productivité : 

• Processus manuels : les équipes copient et collent souvent des informations d’un système à l’autre pour générer devis, budgets, rapports ou factures. Résultat : productivité en berne et résultats incohérents.
• Erreurs humaines : une saisie manuelle ou un mauvais formatage peuvent entraîner des erreurs de facturation, des confusions internes ou des problèmes de conformité.
• Blocages dans le processus d’approbation : quand les processus de validation sont mal définis ou non connectés, les retards s’accumulent, surtout lorsqu’il y a plusieurs parties impliquées.
• Cycles de facturation lents : la création et l’envoi manuels des factures ralentissent les paiements et compromettent les flux de trésorerie.
• Risque de non-conformité : les documents financiers doivent répondre à des normes strictes. Sans automatisation, difficile de garantir la cohérence et la traçabilité nécessaires. 

Ces problèmes ne sont pas juste anodins, ils sont coûteux. En effet, 61 % des professionnels de la finance déclarent passer plus de 6 heures par semaine sur des tâches manuelles répétitives. En ajoutant le temps perdu à corriger, reformater ou faire approuver des documents, on dépasse facilement les 10 heures hebdomadaires. 

L’automatisation documentaire réduit cette charge de travail en s’intégrant aux systèmes de base comme les CRM, ERP ou logiciels comptables pour générer rapidement et précisément les documents critiques. Les circuits d’approbation automatisés éliminent les goulots d’étranglement, et les modèles standard garantissent la conformité. 

Ne pas automatiser peut avoir de lourdes conséquences : opportunités manquées, retards dans les prévisions, risques d’audit. Des erreurs ou des délais peuvent nuire à la confiance des clients et exposer l’entreprise à des sanctions. Pour les décideurs financiers, l’automatisation est une étape clé pour gagner en précision, en agilité et en évolutivité. 

L’automatisation des documents financiers réduit cette charge de travail en s’intégrant aux systèmes de base comme les CRM, ERP ou logiciels comptables pour générer rapidement et précisément les documents critiques. Les circuits d’approbation automatisés éliminent les blocages, et les modèles standards garantissent la conformité. 

Ne pas mettre en place une automatisation des documents peut avoir de lourdes conséquences : des opportunités de revenus manquées, des prévisions financières retardées et un risque accru lors des audits. Des erreurs ou des délais peuvent nuire à la confiance des clients et exposer l’entreprise à des sanctions. Pour les décideurs financiers, l’automatisation est une étape clé pour gagner en précision, en agilité et en évolutivité. 

Quels sont les avantages de l’automatisation des documents financiers ? 

L’automatisation des documents financiers permet de fluidifier les processus dans les domaines clés de la finance : facturation, devis, conformité et communication. Voici 7 avantages clés et leurs retombées concrètes pour les leaders financiers. 

• Gain d’efficacité 
  L’automatisation des processus de documents financiers réduit le temps consacré aux tâches manuelles et répétitives. Les équipes Finance n’ont plus à rechercher la dernière version d’un modèle ou à ressaisir les mêmes données dans plusieurs systèmes. Ce gain d’efficacité libère du temps pour des activités plus stratégiques, comme la planification des finances ou l’analyse.
• Précision et cohérence 
  L’automatisation de la génération de documents financiers garantit que ces derniers soient toujours produits avec les bonnes données, dans le bon format et avec une identité visuelle conforme. Grâce à des modèles standardisés et des champs préremplis, les équipes peuvent limiter les erreurs humaines et assurer une cohérence sur l’ensemble des rapports internes, des communications externes et des documents réglementaires.
• Prévisions plus fiables 
  L’automatisation des devis permet aux équipes Finance de standardiser les prix, les remises et les conditions contractuelles grâce à des modèles préapprouvés. Cela garantit non seulement une meilleure précision, mais renforce également l’alignement entre la finance et les ventes. En automatisant la création des devis, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs revenus à venir, affinent la précision de leurs prévisions et permettent aux décideurs de planifier avec plus de confiance.
• Facturation plus rapide 
  Les processus de facturation manuels sont chronophages et propices aux erreurs. Grâce à la facturation automatisée, les équipes finance peuvent limiter la saisie manuelle en intégrant automatiquement des données en temps réel issues des CRM ou des ERP dans les factures. Cela accélère le cycle du devis à la facturation et améliore la trésorerie, ce qui représente un avantage clé dans les environnements à facturation récurrente ou à fort volume.
• Réduction des risques de non-conformité
  Dans les secteurs fortement réglementés comme la santé ou les services financiers, les erreurs documentaires peuvent entraîner des amendes, des sanctions et nuire à la réputation de l’entreprise. Grâce à l’automatisation des processus, chaque étape, de la génération à l’approbation, est enregistrée avec une piste d’audit. Les circuits de validation, les modèles verrouillés et la mise en forme standardisée permettent de réduire les risques tout en assurant la conformité avec des réglementations en constante évolution.
• Des opérations évolutives sans effectifs supplémentaires
  Au fur et mesure que le volume de documents augmente, l’automatisation des processus financiers permet aux équipes d’absorber la croissance sans recruter. L’envoi en masse, le routage automatique et les outils de signature électronique intégrés permettent de gérer des volumes élevés avec un effort minimal. Cela fait gagner du temps, renforce l’engagement des équipes et garantit une efficacité opérationnelle, même en période de forte activité comme les clôtures de fin de trimestre.
• Expérience améliorée 
  Une communication cohérente, rapide et professionnelle renforce la confiance, tant auprès des clients que des parties impliquées en interne. Grâce à l’automatisation, les documents financiers sont transmis plus rapidement, avec une meilleure précision, et souvent accessibles en libre-service, ce qui améliore la satisfaction, la transparence et la réactivité à tous les niveaux. 

Quels types de documents financiers peuvent être automatisés ? 

L’automatisation des documents financiers offre une flexibilité exceptionnelle, permettant aux équipes finance d’optimiser une grande variété de documents, qu’ils soient simples ou complexes, internes ou destinés à des tiers, transactionnels ou stratégiques. Presque tous les documents du processus financier peuvent bénéficier de l’automatisation. 

Parmi les exemples de documents pouvant être automatisés, on trouve : 

• Factures
• Relevés de facturation
• Devis
• Bons de commande
• Avoirs et notes de débit
• Synthèses de comptes
• Relances de paiement
• Rapports budgétaires
• Rapports de prévisions
• Documents fiscaux (déclarations de TVA, formulaires fiscaux, etc.)
• États financiers (compte de résultat, bilan, flux de trésorerie)
• Contrats de prêt
• Rapports d’audit
• Synthèses de performance
• Déclarations de conformité
• Notifications de modification tarifaire
• Mises à jour des conditions générales (CGV)
• Contrats prêts pour signature électronique
• Notifications de renouvellement
• Demandes de remboursement
• Déclarations réglementaires 

Peu importe le secteur d’activité, les équipes Finance doivent aujourd’hui travailler plus rapidement, avec plus de précision et en totale conformité avec les règles de gouvernance et de réglementation. L’automatisation des documents financiers répond à ces exigences en rendant les processus plus intelligents, plus évolutifs et beaucoup moins manuels. 

Quelles sont les fonctionnalités clés pour l’automatisation des documents financiers ? 

Choisir le bon logiciel d’automatisation est essentiel pour améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les risques et produire des documents financiers précis et délivrés en temps voulu. Mais face à la multitude de solutions disponibles, faire un choix éclairé peut s’avérer complexe. 

Les solutions d’automatisation les plus performantes intègrent un ensemble de fonctionnalités incontournables, conçues pour gérer des flux documentaires à la fois volumineux et exigeant une grande précision. Voici les principales fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de génération de documents : 

• Création de documents : Des outils puissants pour générer des documents à partir de modèles garantissent précision et cohérence sur les devis, factures, synthèses financières, etc.
• Intégration des données (CRM, ERP, etc.) : Une intégration fluide avec vos systèmes métiers permet d’importer en temps réel les données directement dans les documents, éliminant la saisie manuelle et réduisant les erreurs.
• Flexibilité des modèles : Assurez-vous que le logiciel supporte plusieurs formats, comme Microsoft Word, Excel et PDF. La capacité à diffuser les documents via différents canaux (email, portails, applications internes) offre aux équipes la souplesse nécessaire pour répondre aux besoins des métiers et des parties prenantes.
• Logique conditionnelle : Des règles intelligentes permettent aux documents de s’adapter selon des variables comme le type de client, la gamme de produits, l’unité commerciale ou la région, garantissant ainsi une personnalisation pertinente à chaque document généré.
• Génération en masse : La gestion de volumes importants permet aux équipes de produire et diffuser des milliers de documents simultanément ; c’est idéal pour la facturation récurrente, les rapports trimestriels ou les communications de conformité.
• Charte graphique et personnalisation : Chaque document reflète votre marque de manière cohérente grâce à des mises en page, polices, logos, couleurs et messages personnalisables.
• Automatisation des processus : Automatisez les processus de vérification, d’approbation et de routage pour réduire les blocages et fluidifier la circulation des documents dans l’organisation.
• Notifications et suivi : Des alertes en temps réel et une visibilité sur le statut des documents - qui les détient, quand ils sont ouverts, examinés ou signés - facilitent la prise de décision rapide et renforcent la responsabilité.
• Intégration de la signature électronique : La signature électronique intégrée accélère l’exécution des documents, renforce la sécurité et élimine les retards liés aux processus de signature manuelle.
• Conformité et support d’audit : Des fonctionnalités telles que les circuits d’approbation, le contrôle des versions et les pistes d’audit assurent la conformité dans les environnements fortement réglementés comme la finance et la santé.
• Répertoire centralisé de documents : Un espace sécurisé et indexé permet aux équipes finance d’accéder rapidement aux documents actuels et archivés pour les audits, rapports ou références internes. 

Lors de votre sélection, il est important de choisir un partenaire qui comprend les défis spécifiques rencontrés par les équipes Finance. Les solutions robustes d’automatisation des documents de Conga incluent toutes ces fonctionnalités et bien plus encore, permettant aux équipes financières de simplifier les processus documentaires lourds, garantir la conformité et évoluer efficacement. 

Que vous automatisiez des devis, des factures ou des synthèses financières, Conga offre l’agilité et le contrôle dont les équipes finance ont besoin pour réussir. 

Gagnez du temps avec l’automatisation documentaire

Découvrez comment Conga aide les équipes Finance à économiser plus de 10 heures par semaine grâce à une automatisation intelligente et évolutive. Visitez notre page dédiée à l’Automatisation Documentaire pour en savoir plus.