Comment l’IA transforme la gestion des contrats ? 

Donnez aux équipes les moyens d’identifier et de saisir toutes les opportunités de revenus grâce à la suite de solutions intelligentes de gestion des contrats alimentées par l’IA de Conga, qui permet à chacun d’être parfaitement aligné. 

La croissance et la scalabilité d’une entreprise reposent sur sa capacité à identifier et exploiter toutes les opportunités de revenus.

Cependant, lorsque les équipes juridiques et commerciales ne disposent pas d’une vision complète et précise de tous les contrats et obligations existants, le risque de décevoir les clients et manquer des renouvellements de contrats est important. Chercher manuellement les informations clés pour comprendre la santé globale d’un compte, ainsi que des détails comme les obligations à venir ou les dates de renouvellement, est un processus long et aux résultats incertains.

La suite de solutions intelligentes de gestion des contrats, alimentées par l’IA de Conga, élimine l’organisation et la gestion manuelles des contrats pour les équipes juridiques. Ces dernières sont libérées de la recherche fastidieuse et de la mise à jour des clauses contractuelles, permettant ainsi aux équipes commerciales de gérer elles-mêmes les renouvellements et autres processus post-signature. Le service juridique continue de maîtriser les risques tout en donnant aux organisations la capacité d’exploiter pleinement et stratégiquement leurs contrats. 

Les défis auxquels les équipes juridiques sont confrontées aujourd’hui 

Stockage des contrats obsolète
De nombreuses entreprises sont passées des classeurs traditionnels à une forme de dépôt numérique pour stocker et gérer leurs contrats. Mais ces outils restent de simples systèmes de stockage améliorés, qui n’ont pas libéré les équipes juridiques et les autres départements de l’organisation manuelle, de la catégorisation et des recherches. Il reste difficile d’avoir une vision complète des obligations et clauses contractuelles de l’entreprise, ou de répondre aux questions métier cruciales.

La gestion de multiples types de fichiers constitue un véritable défi, surtout pour les contrats anciens souvent conservés dans des formats dépassés. Parce que les contrats peuvent être dispersés dans plusieurs systèmes et provenir de sources variées, il est quasiment impossible de les centraliser, sans parler de permettre aux équipes non juridiques de répondre à leurs propres questions ou de retrouver les clauses pertinentes.  

Manque de visibilité après la signature 
Sans un processus automatisé pour extraire les clauses liées aux dates, l’annotation manuelle des contrats est souvent négligée ou reste bloquée dans un processus en cours, rendant vos données contractuelles critiques incomplètes en permanence. Avec cette visibilité limitée sur les contrats existants, il devient beaucoup plus difficile pour les équipes commerciales de gérer efficacement le processus de renouvellement.

Si votre équipe juridique est encore en train d’annoter manuellement les contrats, il est peu probable que votre CRM soit configuré pour alerter les commerciaux des renouvellements à venir. La prise de contact proactive avec le client devient alors une idée secondaire, car il est très facile de rater les dates d’expiration et de perdre ainsi des revenus récurrents.

Même lorsqu’une organisation dispose d’un système de renouvellement automatique, il reste fort probable que certains contrats se renouvellent sans que les commerciaux en soient informés. Ils ne peuvent pas intervenir à temps, ce qui entraîne davantage d’opportunités manquées pour évaluer la santé du compte et formuler des recommandations permettant de générer des revenus supplémentaires. 

Difficulté à gérer les modifications   
Un processus manuel de gestion des données contractuelles et une catégorisation inexacte des contrats entraînent des réactions en chaîne, créant une urgence soudaine et imprévisible pour l’équipe juridique. Le service juridique doit interrompre ses tâches en cours pour aider les commerciaux à retrouver des contrats, mettre à jour des clauses, répondre aux questions, voire réécrire entièrement un contrat.

Cela rend difficile pour les équipes juridiques de travailler efficacement sur un grand volume de contrats ou de disposer du temps nécessaire pour se concentrer sur d’autres priorités critiques, comme l’élaboration de politiques proactives visant à protéger l’entreprise. 

Les solutions de gestion des contrats de Conga simplifient et accélèrent les cycles de revenus 

Les solutions de gestion des contrats de Conga reposent sur des modèles d’IA parmi les meilleurs du marché, qui réduisent les étapes manuelles nécessaires à la gestion d’une base de contrats. Elles libèrent les équipes juridiques des interruptions constantes, leur permettant d’être plus productives et stratégiques.

Avec un système de gestion des contrats adapté, les équipes juridiques aident les commerciaux à être plus proactifs et contribuent à rendre l’entreprise plus rentable. 

La plateforme intégrée de solutions Conga permet aux équipes juridiques de : 

Gagner du temps et réduire les coûts juridiques 
Cette plateforme avancée, alimentée par l’IA, stocke et catégorise facilement les contrats, clauses et documents associés, quelle que soit leur taille ou complexité, et ce, à partir de toutes les sources et types de fichiers, y compris les PDF, TFF, documents Microsoft Word, et bien plus.

Les utilisateurs peuvent également effectuer des recherches simples et intuitives sur quasiment tous les types de fichiers, en utilisant des termes génériques ou spécifiques aux besoins métier. La plateforme offre ainsi au service juridique une meilleure compréhension des clauses, conditions et inclusions des contrats signés, pour des analyses et des insights métier plus complets.

Autonomisez les équipes commerciales
La plateforme Conga offre aux commerciaux les informations et les outils nécessaires pour gérer les processus et opportunités post-signature, comme les renouvellements, sans avoir à solliciter le service juridique à chaque étape.

Les commerciaux peuvent ainsi gérer de manière proactive les cycles contractuels et bénéficier d’une visibilité claire sur les dates d’expiration des contrats, sans annotation manuelle.

L’outil d’IA extrait automatiquement les dates, clauses et autres termes contractuels associés de chaque contrat, les intègre dans le CRM et alerte les commerciaux des échéances à venir, réduisant ainsi le risque d’oubli.

Les équipes commerciales disposent du temps nécessaire pour relancer proactivement les clients, identifier de nouvelles opportunités de revenus et consulter le service juridique, si besoin, sur des modifications ou mises à jour contractuelles, sans précipitation de dernière minute.

Des informations contractuelles accessibles et précises pour maximiser la valeur des contrats 

Les solutions de gestion des contrats de Conga garantissent aux équipes commerciales et aux autres départements les outils et la liberté nécessaires pour tirer le meilleur parti de leurs contrats, tout en laissant au service juridique le contrôle de la gestion contractuelle.

Lorsque Lucidchart a adopté les solutions Conga, l’entreprise a abandonné son système de gestion des contrats inefficace et décentralisé au profit d’une plateforme unique, simplifiée et riche en données. Le service juridique a lancé son processus d’intégration par un envoi en masse de 500 contrats, offrant immédiatement une visibilité approfondie sur leurs obligations à venir. Chaque utilisateur, quel que soit son service, peut désormais trouver rapidement et de manière autonome des informations contractuelles précises à n’importe quelle étape du cycle de vie du contrat. Grâce à des processus contractuels efficaces, l’entreprise est aujourd’hui mieux positionnée pour évoluer et se développer, en gérant plusieurs centaines d’accords clients et fournisseurs chaque mois.

Avec un système de gestion des contrats alimenté par l’IA, le service juridique s’élève au rang d’équipe stratégique dans la génération de revenus. En améliorant la gestion des contrats, les solutions Conga vous permettent de maximiser la valeur de vos contrats et de rendre autonomes vos collaborateurs dans tous les services impliqués dans les opérations de revenus.

Pour en savoir plus sur les solutions de gestion du cycle de vie des contrats de Conga, planifiez une démo dès aujourd’hui.