Génération de document automatique pour ZenConnect avec les apps Conga

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Coworkers walking down a hall

Aperçu
ZenConnect est une PME de 30 Collaborateurs, leur cœur de métier est de fournir des solutions d’infrastructures réseaux totalement managées depuis le Cloud. Fini les lignes de commande, tout est managé depuis un simple navigateur Internet. ZenConnect fournit aussi des solutions de sécurité (IdP, Stockage pour la Collaboration, etc.), des portails WiFi Public, des liens opérateurs (4G, xDSL, …) ainsi que des prestations de service (Intervention pour installation du matériel, Audits, SAV).

Challenge
En Novembre 2016, le Système d’Information de ZenConnect a été totalement revu. Le choix a été fait de centraliser l’ensemble des données clients dans l’écosystème Salesforce (Sales, Projets, Back-Office, Technical, Financial, Accounting) afin de disposer d’une vue totalement 360° de leurs clients. Cependant, afin de fournir des documents tels que des devis ou des factures en respectant la charte graphique de ZenConnect, il était nécessaire de faire du code complexe sous Salesforce; ce qui était contraignant.

Les critères de sélection étaient pour une solution simple, sans le moindre code et très intégrée dans Salesforce afin de générer des documents depuis leurs “Standards/Customs Fields”. La solution devait aussi être capable de générer un grand nombre de documents importants sans demander la moindre action humaine pour gagner du temps et éliminer toute erreur humaine.

ZenConnect a choisi Conga pour la raison suivante : pas de maintenance, pas de code, une forte intégration avec des solutions tierces utilisées par ZenConnect comme DocuSign, Box.com, Google.

ZenConnect a aussi implémenté Conga Trigger pour livrer à leurs collaborateurs le meilleur système d’information en ayant l’interface la plus simple, claire et rapide possible. En effet, en quelques clics, Conga Trigger génère automatiquement tout devis, facture, bon de commande, lorsque celui-ci est validé par le système d’approbation dans Salesforce. Résultat plus aucune action humaine après l’approbation n'est nécessaire, le document au format PDF est disponible dans Salesforce Files et il peut être envoyé au client.

Solution
ZenConnect avait besoin d’une solution pour générer leurs documents essentiels tels que les devis, factures ou bons de Commande. Après avoir testé plusieurs applications concurrentes disponibles dans AppExchange, ZenConnect a constaté un trop grand besoin en maintenance et même une intégration compliquée.

Nous avons fait une intégration totalement transparente dans Salesforce. Au quotidien, nos collaborateurs ne remarquent même pas que c’est du Conga !

Yohann Lecornet
Chief Technology Officer
Conga

Avant Conga, l’équipe ZenConnect utilisait les templates standards de Salesforce et cela demandait une action humaine pour la génération du document. En moyenne 1 à 2 minutes par devis/facture/bon de commande. Aujourd’hui, depuis l'utilisation de Conga, ce sont des centaines d’heures de gagnées en productivité. Cela leur permet de consacrer ce temps à d’autres tâches plus importantes pour leurs clients.

Le paramétrage pour l’implémentation de Conga est très simple, le site est bien documenté pour comprendre le système. Pareil pour Conga Trigger, l’intégration est simple et rapide dans l’univers Salesforce. L’équipe ZenConnect voit déjà le ROI : ils gagnent du temps sur les tâches à répétitions telles que la génération de document ce qui correspond à des gains de productivité. Un gain de 20 minutes par jour (sur la base de 10 devis ou factures ou bon de commande/jours), à l’année cela représente un gain de temps de 5020 minutes pour 251 jours travaillés soit 83.6 heures par an, par personne, ou même 12 jours de travail par an par personne.

Résumé

  • Mise en place de Conga en même pas 72 heures
  • 20 minutes gagnées par jour, 5020 minutes par année pour 251 jours travaillés soit 83.6 heures par an, par personne, ou même 12 jours de travail par an par personne

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Parfois, on a tout simplement besoin de voir comment les choses fonctionnent. Nous serions heureux de vous faire découvrir la Suite Conga et de vous expliquer comment nos produits simplifient les opérations commerciales.