Signavio accélère ses cycles de vente grâce à la solution complète de Conga 

Grâce à Conga, qui a changé la donne, Signavio a accéléré son processus contractuel de plusieurs jours à quelques heures.
Two coworkers smiling

Le défi
Signavio, fournisseur de solutions SaaS basé à Berlin, s'efforce d'aider les entreprises à faire face au changement en travaillant avec elles pour analyser, améliorer et réinventer leurs processus et opérations. 
 
Durant les premières années de Signavio, une petite équipe de vente pouvait facilement générer des documents en utilisant des modèles de documents standard tels que des accords de confidentialité et des accords de traitement des données. Mais le service juridique de Signavio trouvait qu'il était de plus en plus difficile, voire impossible, de gérer manuellement le volume de documents qui augmentait rapidement.
 
Depuis sa création en 2009, l'entreprise a connu une croissance importante, surtout récemment. Signavio exploite maintenant 11 entités à l'échelle internationale, et pour suivre cette expansion rapide, réduire le travail administratif et raccourcir le cycle de vente était impératif.


Solution
Signavio a trouvé une solution complète avec Conga Composer, Conga CLM, Conga Orchestrate et Conga Sign. Ces quatre solutions fonctionnent harmonieusement ensemble pour les aider à raccourcir drastiquement leur cycle de vente, tout en permettant à leur service juridique de travailler plus efficacement. 
 
La transformation numérique du processus de vente de Signavio s'est déroulée en trois phases. Tout d'abord, Composer leur a permis de créer automatiquement des définitions communes, telles que les accords de confidentialité, et d'extraire les données de Salesforce pour créer des documents contractuels.
 
La deuxième phase a consisté à mettre en œuvre Conga CLM et Orchestrate. Grâce à ces deux outils, Signavio peut créer des contrats en utilisant un langage standard prédéfini. Ce langage a été approuvé par le service juridique avant d'être stocké dans la bibliothèque de clauses CLM. L'équipe de vente peut générer des contrats standard sans intervention du service juridique, ce qui permet aux équipes de vente et aux équipes juridiques de gagner un temps considérable. Le service juridique peut désormais mettre à jour ces clauses de manière centralisée dans la bibliothèque et chaque nouvelle proposition envoyée par le service commercial après la modification contient ces nouvelles conditions générales. De plus, le département des ventes peut s'appuyer sur d'autres conditions générales pré-approuvées si nécessaire au cours des négociations.
 
La dernière étape a été l'ajout de la fonction Sign, qui permet au client d'accepter en un clic le devis et d’apposer une signature électronique. Auparavant, il devait imprimer le devis, le signer manuellement, numériser le document au format PDF et le renvoyer par e-mail au représentant commercial. 
 
Le nouveau processus a permis d'accélérer le cycle de vente et de faciliter la liaison avec le service juridique. L'amélioration la plus significative pour l'équipe de vente est le temps gagné pour les approbations et l'envoi des accords standard. L'envoi d'offres et de contrats types à signer, qui prenait auparavant jusqu'à trois jours, ne prend plus que quelques heures.
 
Ce gain de temps libère le service juridique des tâches administratives et lui permet de se consacrer à des initiatives plus stratégiques qui font prospérer l'activité de Signavio.


Les résultats de l'entreprise

  • 15 %, soit 20 heures par semaine, de la charge de travail du service juridique, des tâches manuelles aux projets stratégiques.
  • 90 % de toutes les offres sont désormais approuvées automatiquement et instantanément
  • 75 % des signatures de niveau C sont désormais effectuées par voie électronique.

     

    Pour nos directeurs commerciaux, la mise en œuvre de Conga a changé la donne.

    Dominic Quirschfeld
    Senior Legal Counsel
    Signavio

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