two men talking and talking in an office
Témoignage client

ZenConnect

Une histoire de temps : Génération de document automatique pour ZenConnect avec les apps Conga

Aperçu

ZenConnect est une PME de 30 Collaborateurs, leur cœur de métier est de fournir des solutions d’infrastructures réseaux totalement managées depuis le Cloud. Fini les lignes de commande, tout est managé depuis un simple navigateur Internet. ZenConnect fournissent aussi des solutions de sécurité (IdP, Stockage pour la Collaboration, etc.), des portails WiFi Public, des liens opérateurs (4G, xDSL, …) ainsi que des prestations de service (Intervention pour installation du matériel, Audits, SAV, …).

 

Challenge

En Novembre 2016, le Système d’Information de ZenConnect a été totalement revu. Le choix a été fait de centraliser l’ensemble des données clients dans l’écosystème Salesforce (Sales, Projets, Back-Office, Technical, Financial, Accounting, …) afin de disposer d’une vue totalement 360° de leurs clients. Salesforce a une certaine limitation afin de fournir des documents (devis, facture, …) en respectant la charte graphique de ZenConnect, il était nécessaire de faire du code complexe.

Les critères de sélection étaient pour une solution simple, sans le moindre code, totalement transparente en intégration et très intégrée dans Salesforce afin de générer des documents depuis leurs “Standards/Customs Fields”. La solution devait aussi être capable de générer un gros nombre de documents importants sans demander la moindre action humaine pour gagner du temps et éliminer toute erreur humaine.

ZenConnect a choisi Conga pour la raison suivante : pas de maintenance, pas de Code, une forte intégration avec des solutions tierces utilisées par ZenConnect comme DocuSign, Box.com, Google.

ZenConnect a aussi implémenté Conga Trigger pour livrer à leurs collaborateurs le meilleur système d’information en ayant l’interface la plus simple, claire et rapide possible. Sans besoin de faire de multiples clics pour rechercher telle ou telle information et faire telle ou telle action. Pour respecter cela, Conga Trigger génère automatiquement tout devis, facture, bon de commande, lorsque celui-ci est validé par le système d’approbation dans Salesforce. Résultat plus aucune action humaine après l’approbation n'est nécessaire, le document au format PDF est disponible dans Salesforce Files et il peut être envoyé au client.


Solution

ZenConnect avait besoin d’une solution pour générer leurs Devis, Factures, Bons de Commande (Achat Fournisseur P/O), Résumés des projets et à terme pour la génération de rapports d’interventions (Field Service de Salesforce). A cause de leur utilisation de Salesforce, la compagnie recherchait une application dans AppExchange. Après avoir testé dans leurs SandBox via les périodes d’essai plusieurs applications concurrentes, elles avaient la plupart un défaut : trop de maintenance et même une intégration compliquée.
 

« Nous avons fait une intégration totalement transparente dans Salesforce, résultat pour nos collaborateurs au quotidien ils ne remarquent même pas que c’est du Conga »

Yohann Lecornet | Chief Technology Officer


Avant Conga, l’équipe ZenConnect utilisait les templates standards de Salesforce et cela demandait une action humaine pour la génération du document, en moyenne 1 à 2 minutes par devis/facture/bon de commande. Aujourd’hui, ils gagnent par génération 1 à 2 minutes et multiplié par le nombre de devis/ facture/bon de commande à l’année c’est des centaines d’heures de gagnées en productivité. Cela leur permet de consacrer ce temps à d’autres tâches plus importantes pour leurs clients.
 

«Nous avons réussi à mettre en place Conga en même pas 72 heures »


Le paramétrage pour l’implémentation de Conga est très simple, le site est bien documenté pour comprendre le système. Pareil pour Conga Trigger, l’intégration est simple et rapide dans l’univers Salesforce. L’équipe ZenConnect voit déjà le ROI : ils gagnent du temps sur les tâches à répétitions telles que la génération de document ce qui correspond à des gains de productivité. Un gain de 20 minutes par jour (sur la base de 10 devis ou factures ou bon de commande/jours), à l’année cela représente un gain de temps de 5020 minutes pour 251 jours travaillés soit 83.6 heures par an, par personne, ou même 12 jours de travail par an par personne.

Résumé

  • Mise en place de Conga en même pas 72 heures
  • 20 minutes gagnées par jour, 5020 minutes par année pour 251 jours travaillés soit 83.6 heures par an, par personne, ou même 12 jours de travail par an par personne
Jugez par vous-même.

Les sites internet regorgent de mots qui vous racontent de formidables histoires. Mais parfois, il suffit de voir l’envers du décor et comment les choses fonctionnent. C’est pourquoi nous avons préparé une démo et sommes heureux de vous la présenter.