témoignage client

GE Global Operations

Avant d’adopter Conga Collaborate, le workflow de création de contrats de GE Global Operations était peu performant. Grâce à Collaborate, la société a exécuté 1 000 contrats numériques en un peu plus d'un an et a réduit son temps de cycle global de 70 %.

 

Ashley Bolender croit en la technologie. C'est tout à fait unique pour une avocate – mais elle est aussi convaincue que, pour que sa profession progresse, la technologie doit faire partie intégrante de son avenir.

« Les clients modernes attendent des [avocats] qu'ilspensentdifféremment et plus efficacement », explique Ashley Bolender. « Nous disonstoujours que nous essayons de pérenniser la pratique du droit dansl'avenir. »

Lorsque Mme Bolender a rejoint General Electric (GE) en tant que responsable des contrats de distribution dans les services partagés, son objectifétaitd'aider à centraliser, standardiser et simplifier le travail administratif du back-office concernant les contratscommerciaux. Il s'agitd'undéfi de taille pour une équipequi traite des milliers de contratschaqueannée, et Mme Bolender a vu là une occasion de rationaliser le processus de gestion des contrats.

Le problème

« Nous rédigions manuellement un grand nombre de contrats volumineux et de faible valeur », explique-t-elle. En tant que spécialistes du droit, « l'équipe souhaitait une solution qui réduirait au minimum les tâches administratives afin qu'ils puissent se consacrer quotidiennement à leurs compétences de base ». L'équipe d’Ashley Bolender créait des documents juridiques transactionnels à l'aide d'un modèle Microsoft Word®, négociait ces contrats par email et recevait des copies signées via FedEx®. Le processus n'était pas seulement inefficace : il constituait également une perte de temps pour les professionnels qui considèrent le temps comme la ressource la plus importante dont ils disposent.

Aprèsavoirtrouvé une solution pour rationaliser leur workflow en matière de contrats, Ashley Bolender a décidéd'implémenter Conga Collaborate. Les capacités de Collaborate étaient en parfaiteadéquationavecsa mission, en fournissant des workflows de documents unifiés, l'automatisation des contrats, un référentiel consultable et une gestion du cycle de vie des contrats. « GE Ventures a réalisé un investissement intelligent dans une startup appelée Collaborate », déclare Mme Bolender. « Je mesuis dit : "Faisons-le. Essayons." Nous étionsconvaincus. Nous voulions adopter Conga Collaborate et le mettre en place. »


Depuis lors, Conga et Ashley Bolender ont collaboré pour épingler les véritables points faibles des équipes juridiques de GE. « Nous avons simplement supposé que les équipes auraient envie de se libérer du travail juridique transactionnel, et c'est ce qu'elles font », explique-t-elle. « Mais le problème n’était pas d’utiliser des documents Word – il s'agissait plutôt de répondre à des questions telles que : "Nous ne trouvons pas nos contrats", "Où les stockons-nous ?" et "Ce contrat a-t-il expiré ?" »

La solution

Après avoir identifié ces principaux points faibles, la priorité est passée de la fonction d'automatisation des contrats de Collaborate à son référentiel de contenu et à ses fonctions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). « Il est immédiatement devenu évident que le référentiel et CLM étaient extrêmement importants si nous voulions convaincre les autres juristes de GE [d’utiliser Collaborate] », explique Mme Bolender. Une fois que les emplacements des contrats sont centralisés, Ashley et son équipe peuvent déterminer quels autres types d'accords stockés au niveau central il serait judicieux de générer grâce à l'automatisation fournie par Conga Collaborate.


« Il s'agit d'une approche progressive qui a du sens, car ce n’est pas une remise en question directe de la façon dont les équipes juridiques faisaient les choses dans le passé », déclare Mme Bolender. « Une fois que ces équipes auront intégré Collaborate et qu'elles seront à l'aise avec son utilisation, elles se demanderont : "Que puis-je faire de plus ?" »

Le résultat

Conga Collaborate a ététrès utile à Ashley Bolender et son équipe. Depuis l’implémentation de Collaborate, l'équipe en charge des contrats gagne un temps précieux et augmente sa productivité. « Pour chaque contrat que nous générons dans Collaborate, nous gagnons une heure et 20 minutes de temps de création », affirme Mme Bolender. En janvier 2018, l'équipe de Global Operations a exécuté 1 000 contratsavec Collaborate, et les gains de temps réalisésontpermis de réduire de 70 % le temps de cycle global.


Dans un paysage juridique en évolution qui commence à innover en utilisant la technologie, Mme Bolender affirme que les avocats redéfinissent leurs conceptions de la pratique du droit. Le processus implique sans aucun doute de nombreux essais et erreurs, de la recherche et de la patience, mais elle croit fermement au potentiel que représente la fusion de la technologie et du droit – grâce à l'équipe de Conga. C'est un partenariat qu’elle a l'intention de poursuivre.


« J'adore Conga. Ce quirend cette sociétédifférente et unique, c'est son côtéhumain. Je peux vraimentressentir les gens de l'autrecôté », confie-t-elle. « Je pense que les équipes juridiques sont en train de redéfinirleurs conceptions de la pratique du droit, et [Conga] estassez courageuse pour nous accompagner tout au long de ce voyage. »


Les clients de GE expriment aussi leur enthousiasme à l’égard de Conga Collaborate, bien qu'indirectement. Les sondages menés auprès des clients font état d'un taux de réponse positive de 95 % concernant l'expérience de gestion de contrats numériques et mobiles. Conga aide GE à garantir une distribution rapide et précise de ses documents légaux, ce que ses clients apprécient et attendent.


« Pour chaquecontrat que nous généronsdans Collaborate, nous gagnons une heure et 20 minutes de temps de création. Depuisl’implémentation, nous avonsexécuté 1 000 contratsnumériques et réduitnotre temps de cycle global de 70 %. »   

Ashley Bolender, responsable de la gestion des contrats de distribution | General Electric, Global Operations                                                                                        

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