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Faites un bilan de santé de l’automatisation de vos documents

Natalie Lane

janvier 28, 2020

Un bilan de santé de l’automatisation des documents est un examen rapide et facile qui vous aidera à mieux évaluer l’efficacité de vos processus opérationnels actuels et la valeur ajoutée que vous pourriez retirer de documents transformés par voie numérique.

La modernisation de vos documents passe par une première étape. Pour certains, la transition est facile. Pour d’autres, il faudra peut-être procéder à un changement de culture. Peu importe où vous vous situez sur ce spectre, vous devez savoir par où commencer. Utilisez ce bilan de santé pour évaluer l’état actuel de vos processus opérationnels en choisissant un type de document comme référence. Les documents orientés client, tels que les contrats, les propositions commerciales et les documents marketing, sont un excellent premier choix pour la transformation digitale, car même les améliorations les moins marquées peuvent avoir une incidence sur les cycles de transactions, la génération de revenus et la croissance de votre entreprise.

1. Rédigez-vous, éditez-vous et transmettez-vous manuellement des documents ?
Dans les environnements de travail hyper-productifs modernes, les fichiers sont dans le cloud, les équipes travaillent 24 heures sur 24 et partout dans le monde, et l’information nécessaire pour atteindre efficacement vos objectifs est répartie dans les systèmes, les sites Web, les documents, les dossiers, etc. Si vous travaillez avec des documents créés manuellement, il vous est difficile d’intégrer des données disparates, de traiter les données provenant de plusieurs parties et de gérer efficacement les processus de validation et de révision.

2. Vos nouveaux documents sont-ils généralement créés à partir de versions récentes ou de modèles de fichiers statiques ?
L’utilisation d’un document antérieur comme base pour la création d’un nouveau document est courante, tout comme le risque lié à un terme négligé, à une référence obsolète ou au nom d’un ancien client non modifié. Les modèles intelligents proposent des choix dynamiques, intègrent des données pertinentes et fournissent des conseils pour que la première version soit presque définitive et précise, à chaque fois.

3. Vos documents sont-ils faciles à trouver et à rechercher ? 
Le stockage dans le cloud est aujourd’hui la norme, mais il ne résout pas les problèmes d’accès, de workflows et de recours à des interventions manuelles. En utilisant un référentiel documentaire central et partagé, chaque document peut être trouvé, recherché et exploité. Vous pouvez même stocker des documents dans votre CRM.

4. Utilisez-vous une messagerie électronique ou un outil de gestion des tâches pour gérer les révisions et les validations ?
Il est facile et fréquent de passer à côté d’emails. Les outils de gestion des tâches, des projets et autres ne permettent pas de collecter, de consolider ou de compiler facilement les commentaires et les modifications. Ils ne proposent pas non plus des workflows axés sur les documents pour effectuer la transmission en fonction du contenu, surmonter intelligemment les obstacles ou fournir des alertes contextuelles pour maintenir les processus en action.

5. Vos clients subissent-ils la pénibilité de vos processus documentaires ? 
Envoyer un document rempli d’erreurs à un client est embarrassant, mais une erreur de prix ou de produit peut vous coûter des millions d’euros. Chaque aspect de votre processus documentaire envoie un signal aux prospects et aux clients sur le professionnalisme, la rapidité, l’efficacité, l’attention aux détails et la précision de votre entreprise, et bien plus encore. Si la fragilité de vos processus documentaires vous fait perdre des contrats ou agace vos clients, il est temps d’en changer. 

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Natalie Lane