campusmap24 hat mit Conga die Antwortzeiten auf Anfragen zur Krankenversicherung optimiert

Die campusmap24 AG mit Sitz in Köln ist in Deutschland Marktführer bei der Beratung von Studentinnen und Studenten zum Thema Krankenversicherung. Als bundesweiter Ansprechpartner an Universitäten und Fachhochschulen unterstützt das Unternehmen Studierende und Absolventen dabei, die für sie passende Versicherungslösung zu finden. Über die Onlineportale studenten-pkv.de und beitragsrechner-spkv.de werden dabei sämtliche entscheidungsrelevanten Informationen wie etwa die Studententarife der Kassen und die wichtigsten Leistungskriterien zur Verfügung gestellt. Seit 2001 hat das Unternehmen mehr als 100.000 Studenten telefonisch und online zur Krankenversicherung beraten.

Für Digital Natives gilt: Online muss ein angebotener Service jederzeit erreichbar sein und auf einen Klick Ergebnisse liefern. Entsprechend sind für campusmap24 schnelle Antwortzeiten auf Anfragen eine Grundvoraussetzung für den Erfolg. Schließlich verfolgt das erfolgreiche Unternehmen aus Köln das Ziel, den Weg zur passenden Krankenversicherung für Studentinnen und Studenten so einfach wie möglich zu gestalten. 
 

Die Aufgabe

Ressourcenverschwendung will und kann sich ein ehrgeiziges Unternehmen nicht leisten. Vor allem dann nicht, wenn man sich bereits erfolgreich im deutschen Markt etabliert hat und alle Zeichen auf Wachstum stehen. Für campusmap24, das über seine Online-Portale studenten-pkv.de und beitragsrechner-spkv.de sämtliche entscheidungsrelevanten Informationen für Studenten zum Thema Krankenversicherung zur Verfügung stellt und bereits mehr als 100.000 Studierende zur passenden Versicherung individuell beraten hat, war daher klar, dass der angebotene Service nur mit einem hohen Maß an Automatisierung rund um die Uhr zeitnah zu leisten ist.

Die Herausforderung wird deutlich, wenn man sich ein typisches Szenario vor Augen hält: Ein Student nimmt sich am Sonntagabend die Zeit, sich mit dem wichtigen Thema Krankenversicherung auseinanderzusetzen und entscheidet sich online für einen Anbieter. Nun möchte er den entsprechenden Antrag direkt unterzeichnen, aber es steht kein Mitarbeiter des Vermittlers zur Verfügung, der die entsprechenden Einträge manuell vornimmt. Ergebnis: Die Abbruchwahrscheinlichkeit dieses online bereits angestoßenen Prozesses ist denkbar groß, ebenso wie die Unzufriedenheit des potenziellen Kunden.

Die Lösung

Nachdem campusmap24 bereits in der Vergangenheit Conga Merge in Zusammenhang mit Salesforce genutzt und gute Erfahrungen gemacht hatte, lag es nahe, für die Dokumenterstellung und das automatisierte Dokumentenmanagement ebenfalls auf Produkte dieses Anbieters zurückzugreifen. Mit entscheidend war auch das hohe Maß an Flexibilität der Conga-Lösungen, die alle individuellen Anpassungen an die spezifischen Erfordernisse für den damit beauftragten Dienstleister Cloud Consulting24 denkbar einfach machten. Zudem war aufgrund der einfachen Skalierbarkeit von Conga sichergestellt, dass die Lösung mitwachsen kann. 

Durch Conga kann campusmap24 nun die ausgefüllten Antragsformulare für eine Krankenversicherung rund um die Uhr zeitnah fertigstellen und übermitteln. Positiv zeigt sich im Praxisbetrieb dabei auch die homogene Schnittstelle von Conga zu Salesforce. Die aus Salesforce heraus von Conga angeforderten Daten werden vor der automatisierten Übernahme in das Antragsdokument auf Aktualität auf ihre Richtigkeit hin geprüft. Damit minimiert sich die Wahrscheinlichkeit, dass potenzielle Kunden einen Anbieter oder dessen Produkt aufgrund von Fehlern als unseriös einstufen und den Vorgang abbrechen. „Für uns ist dies ein wichtiger Schritt hin zu mehr Effizienz“, so Martin Romberg, COO bei campusmap24. „Vor Conga musste das, was heute automatisierte Prozesse übernehmen, manuell ausgeführt werden. Jetzt sind wir unabhängiger von Personalressourcen.“ 

Das Ergebnis

Wer heute als Studierender ein Antrag zur Krankenversicherung über campusmap24 abgeben möchte, braucht keine Wartezeiten in Kauf zu nehmen. Nach der Online-Eingabe der Gesundheitsdaten werden die durchaus komplexen Antragsfelder automatisiert ausgefüllt und der Antragsteller erhält umgehend zur Identifizierung eine SMS mit PIN. Ist diese erfolgreich bestätigt, wird das signierfähige Dokument direkt per E-Mail an ihn übermittelt.

„Unser Gewinn im Verhältnis zu den eingesetzten Investitionen in die Conga-Lösung lässt sich quantifizieren“, stellt Romberg weiter fest. „Seitdem wir Conga für die Dokumenterstellung und das automatisierte Dokumentenmanagement einsetzen und so von schnellen Reaktionszeiten profitieren, hat sich die Zahl der bei uns eingehenden Versicherungsanträge um 15 bis 20 Prozent erhöht.“

Vorteile auf einen Blick

• Leichte Anpassbarkeit von Conga an die individuellen Anforderungen von campusmap24
• Keine Personalengpässe mehr
• Homogene Integration mit Salesforce
• Zeitnahe Bereitstellung der erforderlichen Dokumente für potenzielle Neukunden
• Weitgehende Automatisierung minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern
• Leicht skalierbare Lösung