referenzkunde

GE Global Operations

GE Global Operations verkürzt den gesamten Vertragsverhandlungszyklus um 70 Prozent.

Ashley Bolender glaubt an die Technologie. Das ist einzigartig für eine Anwältin – aber sie glaubt auch daran, dass Technologie ein wesentlicher Bestandteil ihres Berufszweiges sein wird, um diesen voranzubringen.

„Kunden von heute erwarten von [Anwälten], dass wir anders und effizienter denken“, sagte Bolender. „Wir sagen immer, wir versuchen, die Praxis des Rechts zukunftsfähig zu machen.“

Als Bolender zu General Electric (GE) kam, war es ihr Ziel, als Channel Contracts Leader im Bereich Shared Services zu helfen, die Back-Office-VerwaltungsarbeitfürkommerzielleVerträge zu zentralisieren, standardisierenundvereinfachen. Dies isteinegroßeHerausforderungfür ein Team, dasjedes Jahr TausendevonVerträgenerhält. Bolender sahdarin die Möglichkeit den Vertragsprozess zu optimieren.

Das Problem

„Wir haben viele großvolumige Verträge mit geringem Wert manuell erstellt“, sagte sie. Die Juristen in ihrem Team „waren bereit für eine Lösung, die den Verwaltungsaufwand minimiert, sodass sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.“ Das Team von Bolender entwarf Verträge mit Hilfe von Microsoft Word®-Vorlagen und handelte diese per E-Mail aus. Am Ende erhielten sie eine unterschriebene Kopien via FedEx® zurück. Der Prozess war nicht nur ineffizient, sondern auch eine Zeitverschwendung für Fachleute, die Zeit als ihre wichtigste Ressource ansehen.

Nachdem Bolender eine Möglichkeit zur Optimierung des workflows erkannt hatte, entschied sie sich für die Implementierung von Conga Collaborate. Die Funktionen von Collaborate sind perfekt auf die Mission von Bolender abgestimmt und bietet Unified Document Workflows, Vertragsautomatisierung, eine Suchfunktion-fähige Klausel-Bibliothek und Vertragsmanagementsystem. „GE Ventures hat eine kluge Investition in ein Start-Up namens Collaborate getätigt“, sagte Bolender. “Ich dachte, lass es uns einfach tun. Probieren wir es aus. „Wir waren begeistert. Wir wollten Conga Collaborate sofort implementieren.“

Seitdem haben Conga und Bolender zusammengearbeitet, um die wahren Schwachstellen der Rechtsteams von GE zu beseitigen. „Wir sind einfach davon ausgegangen, dass die Teams Appetit darauf haben würden, sich von der Ausarbeitung eines jeden Transaktionsvertrages zu befreien. Und wir lagen richtig.“, sagte Bolender. “Aber es war ihnen nicht wichtig Word-Dokumente zu verwenden – es ging eher darum, „Wir können unsere Verträge nicht finden“ und „Wo speichern wir diese?“ und „Ist dieser Vertrag abgelaufen?“.

Die Lösung

Nach dem Erkennen dieser grundlegenden Probleme verlagerte sich der Schwerpunkt von der Vertragsautomatisierungsfunktion von Collaborate auf die Funktionen der Klausel-Bibliothek und des Contract Lifecycle Management (CLM). „Es wurde sofort klar, um Erfolg [mit Collaborate] bei allen anderen Nutzern der GE Rechtsabteilung zu haben, die Klausel-Bibliothek und CLM von großer Bedeutung waren“, sagte Bolender. Sobald zentralisierte Speicherorte für Verträge festgelegt waren, konnten Ashley und ihr Team im nächsten Schritt überlegen, welche weiteren Dokumente sie mit Hilfe von Conga Collaborate automatisieren können.

„Diese granulare Herangehensweise macht Sinn, denn es ist keine ruckartige Veränderung der bisherigen Arbeitsweise von Rechtsabteilungen.“, sagte Bolender. „Sobald diese Teams zusammenarbeiten und sich wohl fühlen, werden sie sagen:“ Was kann ich sonst noch damit automatisieren?“

Das Ergebnis

Conga Collaborate hat Bolender und ihrem Team gute Dienste geleistet. Nach der Implementierung spart das Vertragsteam wertvolle Zeit und konnte die Produktivität erhöhen. „Für jede Vereinbarung, die wir in Collaborate erstellen, sparen wir eine Stunde und 20 Minuten Entwurfszeit“, sagte Bolender. Seit Januar 2018 hat das Global Operations-Team 1.000 Verträge mit Collaborate abgeschlossen. Die Zeitersparnis führte zu einer Verkürzung der Zykluszeit von 70 Prozent.

In einem sich verändernden Rechtsumfeld, das mit Hilfe von Technologie allmählich neue Maßstäbe setzt, beginnen Anwälte laut Bolender, ihre Einstellung zur Rechtspraxis zu ändern. Der Prozess erfordert zweifellos viel Ausprobieren und Geduld, aber Bolender glaubt fest an das Potenzial, das in der Verschmelzung von Technologie und Recht liegt – nicht zu Letzt wegen dem Conga Team. Es ist eine Partnerschaft, die Bolender fortsetzen möchte.

„Ich liebe Conga. Was Conga anders und einzigartig macht sind seine Mitarbeiter. Ich kann die Menschen, die auf der anderen Seite sitzen wirklich spüren.“, sagte sie. „Ich denke, Rechtsteams ändern die Art und Weise, wie sie über die Rechtspraxis denken, und [Conga] ist mutig genug, uns auf dieser Reise zu begleiten und gemeinsam neue Wege zu gehen.“

Auch die Kunden von GE drücken, wenn auch nur indirekt, ihre Liebe für Conga Collaborate aus. Kundenbefragungen zeigen, eine positive Rückmeldung von 95 Prozent für den digitalen und mobilen Vertragsprozess. Conga hilft GE dabei, die rechtliche Zustellung von Dokumenten schnell und akkurat zu gestalten – etwas, das Kunden zu schätzen wissen und mittlerweile auch voraussetzen.

„Für jede Vereinbarung, die wir in Conga Collaborate erstellen, sparen wir eine Stunde und 20 Minuten Entwurfszeit. Seit der Implementierung haben wir 1.000 digitale Verträge erstellt und unsere gesamte Zykluszeit um 70 Prozent reduziert.“

Ashley Bolender, Leiter Channel Contracting | General Electric, Global Operations

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